KBC is een toonaangevende bankverzekeraar met tien miljoen klanten in België, Tsjechië, Slowakije, Hongarije en Bulgarije. Met 36.000 medewerkers en een netwerk van 1.560 bankfilialen verwerkt KBC jaarlijks meer dan 90.000 facturen en telt ongeveer 15.000 actieve gebruikers. Om de efficiëntie en controle te verbeteren, besloot KBC zijn accounts payable-proces te digitaliseren.
Uitdagingen
KBC kampte met verschillende uitdagingen binnen het bestaande accounts payable-proces. Zo waren er hoge kosten en milieubelasting door het verzenden van papieren facturen naar Oost-Europa. Daarnaast was er een gebrek aan realtime inzicht in de status van facturen, kwamen fouten en vertragingen vaak voor, en bestond er risico op fraude door onderschepte facturen met gewijzigde bankgegevens. Handmatige gegevensinvoer zorgde bovendien voor inefficiëntie en frustratie.
Oplossing
Om deze uitdagingen aan te pakken, werkte KBC samen met Dynatos om Tungsten Automation’s Process Director voor SAP te implementeren. Deze oplossing automatiseerde de factuurverwerking via OCR (optical character recognition) en integreerde naadloos met SAP voor realtime datatransfer en monitoring. Het nieuwe systeem bood een gebruiksvriendelijke workflow voor alle betrokken medewerkers, een digitaal archief dat voldeed aan wettelijke vereisten en end-to-end monitoring om de status van facturen te volgen en knelpunten te identificeren.
Digital is the new normal, zoals blijkt uit het feit dat veel leveranciers zelf vroegen om hun facturen digitaal aan te leveren.
Resultaten
Dankzij de nieuwe oplossing verminderde de handmatige invoer aanzienlijk en steeg de efficiëntie. Daarnaast verbeterden de controle en transparantie in financiële processen. Digitale archivering zorgde voor kostenbesparing en verminderde de ecologische voetafdruk. De oplossing verhoogde ook de fraudepreventie en de tevredenheid onder leveranciers dankzij snellere verwerking en betaling. Medewerkers konden zich hierdoor focussen op strategischere taken.
90.000
facturen jaarlijks verwerkt met minder fouten en meer efficiëntie
De grootste verbetering is dat facturen direct worden gedigitaliseerd, gecodeerd en doorgestuurd voor goedkeuring. Dat is een echte verandering in de werkwijze binnen KBC.
