Geen PDF’s en zeker geen papier. Christian van Geel van Dynatos stelt dat CFO’s moeten streven naar een volledige digitale transformatie, inclusief elektronische facturen. “Dit zorgt voor sneller inzicht in de status van je organisatie.”
“Het is eigenlijk onbegrijpelijk,” begint de Chief Revenue Officer. “Aan de ene kant print een bedrijf een digitaal bestand of maakt met een klik een PDF; aan de andere kant wordt dat bestand ontvangen met technologie die het kan lezen. Terwijl dat digitale bestand direct verzonden kan worden. Zonder stappen zoals printen, verzenden, een PDF maken, e-mailen en uiteindelijk herkennen via Optical Character Recognition-software. Het kan… Nee, het móét eenvoudiger. Factuurverwerking in het financiële systeem kan volledig automatisch verlopen als deze elektronisch wordt aangeleverd.”
Het maakt niet uit welk platform het is; als je een goed e-facturatieplatform hebt, kan het de verzonden factuur ophalen, herkennen en lezen.
Christian van Geel, CRO bij Dynatos.
Facturen matchen
Interessant genoeg begint digitalisering niet noodzakelijkerwijs bij de facturen, maar aan de voorkant. “Hoeveel leveranciers van je organisatie gebruiken al digitale facturen? Daarnaast, heb je inkoopcontracten zo goed ingericht dat jij en je medewerkers op basis daarvan inkooporders kunnen aanmaken? Zodra deze PO’s binnen de organisatie zijn goedgekeurd, kun je inkomende facturen ermee matchen en automatisch klaarzetten voor betaling. Immers, de PO is al goedgekeurd.”
Van Geel merkt op dat Optical Character Recognition (OCR)-software voor het herkennen van gegevens op PDF’s in de loop der jaren is verbeterd. “Maar in wezen converteer je de PDF terug naar een digitaal formaat. Hoewel de technologie is verbeterd, bestaat er nog steeds een kans dat velden verkeerd worden gelezen. Bij echte e-facturen heb je dat risico niet. Dat is volledig digitale communicatie zonder tussenstappen. Een leverancier stuurt een factuur via XML, EDI of kanalen zoals Peppol of Tungsten of land-specifieke kanalen zoals SDI in Italië. Het maakt niet uit welk platform het is; een goed e-facturatieplatform kan de verzonden factuur ophalen, herkennen en lezen. Facturen op basis van een PO-nummer worden automatisch geboekt als er geen afwijkingen zijn. Systemen gebruiken matchingcriteria zoals prijs, PO-nummer en of goederen zijn ontvangen.”
Een scan uitvoeren
Je kunt een onboardinganalyse uitvoeren om te achterhalen of je leveranciers zijn aangesloten op een van de genoemde netwerken. Van Geel: “Binnen korte tijd kun je zien hoeveel van je facturen elektronisch kunnen worden verwerkt. Vaak zijn dat er verrassend veel. Het Routty-platform dat Dynatos op de markt brengt, heeft een dashboard voor klanten waarop informatie wordt gedeeld over welke leveranciers digitaal kunnen factureren via Peppol of andere netwerken. Klanten worden proactief geïnformeerd over mogelijke digitale transformaties. Dit kan het proces om van PDF’s af te stappen aanzienlijk versnellen.”
Sneller betaald krijgen
De scan helpt, maar je organisatie moet een langetermijnstrategie voor digitalisering en onboarding bepalen. Hoe krijg je leveranciers zover dat ze de eenvoudige en algemeen geaccepteerde PDF vermijden? De technologie is er; nu is het aan bedrijven om deze te implementeren. Snellere betaling kan ook een stimulans zijn voor leveranciers om over te stappen. Van Geel: “Je hoeft misschien niet vast te houden aan een betalingstermijn van 30 dagen, misschien slechts 14 dagen, omdat de factuur snel door de systemen beweegt. De vraag is natuurlijk of je dit als organisatie wilt aanbieden, gezien de cashflow van je bedrijf. Die langetermijn-onboardingstrategie begint ook bij het initiële contract met een leverancier. Maak afspraken over het factuurformaat en handhaaf bepaalde standaarden indien mogelijk.”
Snellere betaling kan ook een stimulans zijn voor leveranciers om over te stappen.
Christian van Geel, CRO bij Dynatos.
De basis—de digitale verwerking van facturen—moet op orde zijn om de volgende stap te zetten. Van Geel: “Waar we nog steeds voornamelijk een PDF-land zijn, is er een kans om het facturatieproces de komende jaren volledig digitaal te maken. We moeten afstappen van de PDF-factuur. Het source-to-pay-proces kan volledig digitaal zijn; de technologie is er. Het is efficiënt, effectief en voorkomt fouten. Bovendien krijgt de financiële afdeling meer ruimte om als businesspartner te fungeren op basis van de meest actuele cijfers, die volledig digitaal zijn verkregen. Waarom zouden we dit proces niet digitaliseren?”
Begin vandaag nog met het automatiseren van je financiële en inkoopprocessen binnen je organisatie.
