Financiële teams staan voortdurend voor uitdagingen als het gaat om kostenbeheersing, het optimaliseren van cashflow en het verkleinen van financiële risico’s. Zonder realtime inzicht in aangegane verplichtingen is het lastig om budgetten effectief te beheren, correcte voorzieningen te maken of betrouwbare financiële rapportages op te stellen. Deze reactieve aanpak leidt vaak tot budgetoverschrijdingen, inefficiënte processen en gemiste kansen om betere voorwaarden te onderhandelen.
Handmatige, verouderde processen — zoals een lage PO-matchinggraad — vergroten bovendien het risico op fouten en fraude, waardoor bedrijven kwetsbaar zijn voor financiële verliezen. Maar het hoeft niet zo te zijn. Met vooraf goedgekeurde uitgaven krijgt u al vóór de uitgave grip op het proces. Zo sluit elke transactie aan bij uw financiële doelstellingen en beleid. Organisaties die deze aanpak hanteren, krijgen transparantie, verkleinen risico’s en verbeteren hun vermogen om duurzaam te groeien.
De vijf redenen om te kiezen voor vooraf goedgekeurde uitgaven
1: Realtime inzicht in uitgavenverplichtingen
Veel organisaties ontdekken pas na afloop wat er is uitgegeven. Dat leidt tot blinde vlekken, waardoor proactieve kostenbeheersing onmogelijk is. Het is alsof u een auto bestuurt terwijl u alleen de weg achter u ziet—risicovol en inefficiënt. Met vooraf goedgekeurde uitgaven krijgt uw team direct zicht op verplichtingen, en kunt u bijsturen vóór het misgaat.
2: Betere factuurmatching voor snellere, fraudebestendige processen
Is uw PO-matching lager dan 80%? Dan verspilt uw team waarschijnlijk veel tijd aan handmatige controles, met grotere kans op fouten en fraude. Vooraf goedgekeurde uitgaven automatiseren dit proces en zorgen ervoor dat facturen kloppen met het budget en de contracten vóórdat ze worden betaald. Het resultaat? Snellere betalingen, minder afwijkingen en aanzienlijk minder risico.
3: Voorkom budgetoverschrijdingen voordat ze ontstaan
Doen medewerkers nog steeds ongeautoriseerde aankopen buiten het inkoopproces om? In gedecentraliseerde organisaties komt dit vaak voor—met hoge kosten als gevolg. Zonder vooraf goedgekeurde uitgaven wordt budgetbeheer gokken. Met goedkeuring vooraf sluit elke uitgave aan bij beleid en strategische doelen, nog vóórdat er geld uitgegeven wordt.
4: Nauwkeurigere voorzieningen en financiële prognoses
Bent u weleens verrast door cashflowtekorten aan het eind van de maand? Vertraagde of onvolledige data over aangegane verplichtingen leiden tot onbetrouwbare voorzieningen en voorspellingen. Met vooraf goedgekeurde uitgaven heeft u realtime inzicht in alle verplichtingen. Zo zijn prognoses gebaseerd op actuele, volledige data—geen verrassingen, alleen bruikbare inzichten.
5: Haal het maximale uit onderhandelde contracten en voorwaarden
U heeft gunstige voorwaarden bedongen bij leveranciers—kortingen, bonussen, langere betalingstermijnen—maar benut u ze ook volledig? Aankopen buiten contracten leiden tot gemiste besparingen. Met vooraf goedgekeurde uitgaven worden aankopen gekoppeld aan bestaande overeenkomsten. Zo haalt u het maximale uit contracten én versterkt u de relatie met leveranciers.
Waarom inzicht essentieel is voor grip op uitgaven
Volgens het Coupa Benchmark Report 2024 behalen bedrijven met een 96,1% vooraf goedgekeurde uitgaven meer financiële controle, minder risico en betere schaalbaarheid. Dat bewijst dat vooraf goedkeuren geen “nice-to-have” is, maar een essentieel onderdeel van operationele uitmuntendheid.
Zijn uw processen al volledig transparant en foutloos? Dan loopt u voorop. Maar herkent u zich in een van de bovengenoemde uitdagingen? Dan is het tijd om uw uitgavenbeheer opnieuw te bekijken.
Total Spend Management: slimmere keuzes, betere prestaties
Bij Dynatos geloven we dat echte controle begint bij écht inzicht. Daarom combineren we Total Spend Management (TSM) met diepgaande expertise in het automatiseren van financiële processen.
Door processen voor vooraf goedgekeurde uitgaven te implementeren en te ondersteunen met AI-gedreven inzichten, stelt u uw finance- en inkoopteams in staat om sneller en beter te beslissen. Dat verbetert niet alleen de cashflow, maar maakt uw organisatie wendbaarder en veerkrachtiger in een continu veranderende markt.
Onze kracht: diepgaande consultancy-expertise
Als Coupa-reseller met jarenlange ervaring in Europa biedt Dynatos unieke inzichten in het optimaliseren van Source-to-Pay-processen. Onze consultants weten welke vragen ze moeten stellen—dankzij een breed en divers klantenbestand. Die ervaring stelt ons in staat om buiten de gebaande paden te denken en toekomstbestendige oplossingen op maat te leveren.
Bij Source-to-Pay draait het bij ons niet alleen om de cijfers, maar om blijvende impact. Met een grondig begrip van branche-uitdagingen en best practices helpen we klanten strategieën te implementeren die zorgen voor meetbaar resultaat en merkbaar effect.
