Het Poolse ministerie van Financiën heeft het bijgewerkte tijdschema bevestigd voor verplichte e-invoicing via het nationale e-facturatiesysteem (KSeF). Een wetsvoorstel, persbericht en parlementaire interpellatie bieden belastingplichtigen een duidelijke routekaart ter voorbereiding op de nieuwe verplichtingen.
Polen voert e-invoicing stapsgewijs in om de overgang voor bedrijven van elke omvang te vergemakkelijken. De aangepaste planning en nieuwe systeemfunctionaliteiten geven belastingplichtigen een gestructureerd plan om mee te werken.
Gefaseerde uitrol
De nieuwe aanpak introduceert e-invoicing in drie belangrijke fasen:
- 1 februari 2026 voor grote belastingplichtigen met een omzet boven de 200 miljoen PLN in 2024 (inclusief btw),
- 1 april 2026 voor alle andere btw-geregistreerde ondernemers,
- 1 januari 2027 voor de kleinste belastingplichtigen met een beperkt aantal en lage waarde transacties (bijv. facturen tot 450 PLN en een maandelijkse omzet tot maximaal 10.000 PLN).
Deze gefaseerde uitrol biedt bedrijven de nodige tijd voor technische voorbereiding en onboarding – met name voor bedrijven die nog bezig zijn met digitalisering.
Bijgewerkte KSeF 2.0 planning
Om deze uitrol te ondersteunen, kondigde het ministerie het volgende schema aan:
- juni 2025: Publicatie van informatie over KSeF 2.0.
- 30 september 2025: De bijgewerkte API is beschikbaar voor tests.
- 1 november 2025: Een testversie van de KSeF 2.0 Taxpayer Application wordt vrijgegeven.
- 1 november 2025: Aanvragen openen voor certificaten voor factuuruitgevers – vereist voor e-invoicing bij systeemstoringen.
Belangrijke wijzigingen in de facturatieregels
Naast de nieuwe deadlines introduceert het wetsvoorstel ook functionele updates:
- Bedrijven mogen tot eind 2026 nog facturen uitreiken via kassa’s.
- Het opnemen van het KSeF-nummer in betalingsomschrijvingen is uitgesteld tot eind 2026.
- De optionele “offline24”-modus wordt een permanente functie.
- E-facturen mogen voortaan bijlagen bevatten – nuttig voor sectoren zoals telecom en nutsbedrijven.
- E-facturen mogen vrijwillig worden uitgereikt aan consumenten.
- Er komt een nieuwe verplichting om het NIP-nummer van overheidsdiensten op facturen te vermelden, ondersteund door een update van het factuurschema.
- De btw-vrijstellingsdrempel wordt verhoogd van 200.000 PLN naar 240.000 PLN.
Voorbereiding op de wijzigingen
Belastingplichtigen – met name grote ondernemingen en integratiepartners – doen er goed aan om ruimschoots vóór de deadlines te starten met testen en systeemintegratie. Met de lancering van KSeF 2.0 en de certificaataanvragen dit najaar, is dit hét moment om systemen en processen op elkaar af te stemmen.
