Zit je interne inkoopproces vol met controles? Hoe lang duurt het voordat een aanvraag verandert in een inkooporder? Hoe versnel je het aanvraag-tot-orderproces zonder de balans tussen efficiëntie en controle te verliezen?
Een van de belangrijkste strategieën is om je goedkeuringsketen zo kort mogelijk te maken. Dit bereik je door technologie slim in te zetten én vertrouwen te geven aan je medewerkers. Hier zijn 6 tips om je goedkeuringsflow te verbeteren en je interne klanten blij te maken.
6 tips om je goedkeuringsflow te verbeteren
- Maak afspraken met leveranciers over scherpe prijzen voor veelgebruikte artikelen. Zo kun je deze items vooraf als “vooraf goedgekeurd” classificeren, waardoor het aanvraagproces vanaf het begin versneld wordt.
- Stimuleer transparantie en verantwoordelijkheid. Stel budgetten vast en maak deze zichtbaar voor medewerkers, zodat zij zien hoe hun afdeling scoort. Dat helpt bij bewuste keuzes en gedeelde verantwoordelijkheid voor uitgaven.
Evalueer je interne goedkeuringsketen opnieuw en overweeg de volgende verfijningen:
- Stel standaard alles in op het laagst mogelijke goedkeuringsniveau, inclusief zelfgoedkeuringen. Geef je team duidelijke limieten en laat hen aankopen doen binnen hun eigen budget.
- Schrap goedkeurders die geen toegevoegde waarde leveren. Vraag jezelf af: is deze persoon echt een goedkeurder of eerder een ‘meekijker’?
- Maak een aparte flow voor kapitaalinvesteringen in plaats van operationele uitgaven door dezelfde lange keten te sturen.
- Laat managers alleen meebeslissen bij uitgaven die relevant zijn voor hun budgetverantwoordelijkheid. Iemand met een miljoenenbudget hoeft niet lastiggevallen te worden met goedkeuringen van een paar duizend euro.
Monitor het proces regelmatig. Focus op de uitgaven over tijd in plaats van elke aanvraag afzonderlijk te controleren. Kijk vooral naar de doorlooptijd tussen aanvraag en inkooporder.
Met Coupa in ons portfolio bieden wij de mogelijkheid om goedkeuringsketens flexibel aan te passen, realtime rapportages te genereren en een helder overzicht te krijgen van budgetten en uitgaven.
Meer informatie? Bezoek onze Coupa-pagina of neem contact met ons op voor een demo.
