Bij elke aankoop vragen we ons instinctief af: Heb ik dit echt nodig? Kan ik het betalen? Elke transactie moet aan bepaalde voorwaarden voldoen voordat die doorgaat. In een bedrijf is het aankoopproces gebaseerd op diezelfde logica – maar dan met extra complexiteit.
Zakelijke inkoop omvat meerdere stappen, goedkeuringen en compliance-maatregelen. Zonder het juiste systeem kunnen deze processen tijdrovend, foutgevoelig en kostbaar worden. Dus hoe kunnen bedrijven hun inkoopaanvraagproces stroomlijnen?
Bij Dynatos hebben we het antwoord. En het mooiste is: je hebt waarschijnlijk de tools al in huis!
Waarom inkoopaanvragen belangrijk zijn
Een goed gestructureerd inkoopaanvraagproces zorgt ervoor dat elke bestelling wordt beoordeeld en goedgekeurd door de juiste personen voordat er iets wordt aangeschaft. Werknemers dienen een aanvraag in voor producten of diensten, die vervolgens worden geëvalueerd en omgezet in officiële inkooporders. Klinkt eenvoudig, toch?
In de praktijk worstelen veel organisaties met dit proces. Sommige bedrijven slaan goedkeuringsstappen over, wat leidt tot ongeautoriseerde aankopen. Andere vertrouwen nog steeds op handmatige verwerking, wat de doorlooptijd vertraagt en fouten vergroot. Met verschillende leveranciers, productvariaties en meerdere afdelingen wordt het efficiënt afhandelen van aanvragen al snel een uitdaging.
Zonder automatisering krijg je te maken met:
- Vertraagde goedkeuringen en inefficiënties
- Beperkt inzicht in uitgaven
- Groter risico op dubbele of ongeautoriseerde aankopen
- Langzamere inkoopcycli die de prestaties beïnvloeden
De oplossing: automatisering van inkoopaanvragen
Door het inkoopaanvraagproces te automatiseren, profiteer je van efficiëntie, inzicht en controle binnen je hele organisatie. Met Process Director – een oplossing van Tungsten Automation – worden workflows gestroomlijnd, waardoor handmatig werk en fouten tot een minimum worden beperkt.
De voordelen van automatisering
- Duidelijkheid – Werknemers volgen een gestructureerd proces dat in lijn is met het aankoopbeleid. Dit verbetert het inzicht en vermindert fouten tussen afdelingen.
- Integratie – Koppel elektronische catalogi, valideer gegevens automatisch en zorg voor aansluiting met SAP-transacties en -configuraties.
- Controle – Volledige traceerbaarheid van aanvragen voorkomt fraude, dubbele bestellingen en vereenvoudigt audits. Dankzij een geautomatiseerd audit trail voldoe je moeiteloos aan regelgeving.
Haal meer uit SAP
Goed nieuws: deze voordelen zijn snel te realiseren – zeker als je bedrijf al met SAP werkt.
SAP fungeert als centraal platform voor het beheer van inkoopaanvragen en biedt realtime overzicht van aanvragen, goedkeuringen en workflows. Een Senior Consultant van Dynatos legt uit:
Denk aan SAP als je inkoopcockpit – je hebt altijd inzicht in wie wat aanvraagt, wat er besteld wordt en waar de goedkeuring zich bevindt in het proces.
De gebruiksvriendelijke interface van SAP biedt:
📂 Upload van bijlagen voor onderbouwing
📑 Kopiëren & aanpassen van eerdere aanvragen voor snellere goedkeuring
🔍 Automatische gegevenscontrole om nauwkeurigheid te waarborgen.
Start met slimmer inkopen
Met een geautomatiseerd inkoopaanvraagproces krijgt je organisatie meer controle, efficiëntie en inzicht – wat kosten verlaagt en prestaties verbetert.
Bij Dynatos helpen we organisaties om inkoopworkflows te optimaliseren met Process Director en SAP-automatisering. Klaar om de stappen in jouw inkoopproces aan elkaar te verbinden? Wij helpen je graag.
Andere artikelen in de serie “5 Stappen naar een geautomatiseerd facturatieproces”:
Deel 2: Automatiseer orderbevestigingen en bespaar tijd en energie
Deel 3: Het belang van leveringsbonnen voor geautomatiseerde factuurverwerking
Deel 4: Altijd overzicht over je crediteuren
Deel 5: Zo realiseer je topprestaties in verkooporders
De inkoopaanvraagmodule in 20 minuten
Maak kennis met de module Inkoopaanvragen in Process Director in 20 minuten met Leroys Lunch & Learn.
