Het handmatig beheren van Accounts Payable (AP) is een inefficiënt en foutgevoelig proces. Er gaat te veel tijd en moeite verloren aan het opsporen van fouten en het oplossen van problemen nadat ze zich hebben voorgedaan.
Wat als je deze problemen kunt voorkomen voordat ze überhaupt ontstaan?
Met SAP-automatisering kunnen bedrijven hun AP-processen stroomlijnen, fouten verminderen en financiële controle verbeteren—waardoor AP een strategisch voordeel wordt in plaats van een dagelijkse uitdaging.
De uitdaging: te veel workflows, te weinig zichtbaarheid
Het handmatig beheren van Accounts Payable betekent constant schakelen tussen:
- Invoeren van factuurgegevens
- Facturen matchen met inkooporders
- Goedkeuringen najagen
- Fouten opsporen en discrepanties oplossen
Elke stap in het proces introduceert potentiële fouten—van onjuiste gegevensinvoer tot niet-overeenkomende inkooporders. Het resultaat? Vertragingen, nalevingsrisico’s en gespannen relaties met leveranciers.
Volgens Nick Leirs, Team Lead CoE Business Processes bij Dynatos:
Problemen najagen blijft een groot probleem binnen organisaties. Mensen uit verschillende afdelingen moeten samenwerken om hun deel van het proces te verantwoorden. Ons doel is om de puzzel efficiënt en naadloos in elkaar te zetten.
Dus hoe voorkom je deze knelpunten? Het antwoord is automatisering.
De oplossing: SAP-automatisering voor Accounts Payable
Door AP-processen te automatiseren met Process Director elimineren organisaties handmatige gegevensinvoer, trage goedkeuringen en kostbare fouten. Het automatiseringsproces begint met OCR-technologie, die belangrijke factuurgegevens vastlegt zonder handmatige invoer.
Hoe SAP Accounts Payable-automatisering werkt
- OCR-gegevensvastlegging – De factuur wordt gescand en intelligent herkend met behulp van Tungsten AP Essentials, een slimme cloudgebaseerde OCR-oplossing met zelflerende mogelijkheden. Zodra een factuur is verwerkt, onthoudt het systeem het formaat voor toekomstige transacties.
- SAP-integratie – De factuurafbeelding en de geëxtraheerde gegevens worden automatisch overgebracht naar Process Director, die rechtstreeks binnen uw SAP-systeem werkt.
- Automatisch matchen – Op inkooporder gebaseerde facturen worden automatisch twee- of drieledig gematcht met de inkooporder (PO) en de goederenontvangst (GR). Eventuele discrepanties worden automatisch gemarkeerd en ter goedkeuring verzonden.
- Verwerking van niet-PO-facturen – Facturen zonder inkooporder worden gecodeerd en via een goedkeuringsworkflow binnen SAP geleid.
- Goedkeuring & naleving – AP-automatisering zorgt voor realtime factuurtracking, naleving van wettelijke vereisten en soepele verwerking—wat leidt tot verbeterde leveranciersrelaties en financiële controle.
De zakelijke impact: naleving & efficiëntie winnen
Door Accounts Payable binnen SAP te automatiseren, behalen bedrijven:
- End-to-End procesoptimalisatie – Verminder handmatig werk, versnel goedkeuringen en elimineer knelpunten.
- Naadloze gegevensintegratie – Zorg ervoor dat facturen automatisch overeenkomen met inkooporders en ontvangsten, waardoor fouten worden voorkomen voordat ze zich voordoen.
- Realtime gegevenszichtbaarheid – Monitor de factuurverwerking in realtime met volledige transparantie in goedkeuringsworkflows.
- Sterkere leveranciersrelaties – Snellere goedkeuringen betekenen tijdige betalingen, minder geschillen en betere samenwerking met leveranciers.
- Wettelijke naleving – Geautomatiseerde AP-verwerking zorgt voor nauwkeurige financiële rapportage en naleving van e-facturatie- en belastingvoorschriften.
Accounts Payable & de toekomst van e-facturatie
Naarmate e-facturatieregels evolueren, wordt automatisering essentieel voor bedrijven om compliant te blijven.
Nick Leirs benadrukt deze verschuiving:
Dankzij AP-automatisering worden factuurgegevens efficiënt gestructureerd, waardoor naadloze integratie met volgende verwerkingssystemen mogelijk is.
Optimaliseer vandaag nog uw SAP Accounts Payable-proces
Het handmatig beheren van Accounts Payable is kostbaar, traag en inefficiënt. Door gebruik te maken van SAP-automatisering en Process Director behalen bedrijven:
- Een volledig geautomatiseerde factuurworkflow
- Naadloze SAP-integratie
- Snellere goedkeuringen & minder fouten
- Sterkere financiële naleving
Bij Dynatos helpen we organisaties inefficiënties in Accounts Payable te elimineren door middel van SAP-procesautomatisering. Klaar om uw AP-operaties te stroomlijnen? Laten we vandaag nog uw facturatie automatiseren!
Andere artikelen in de serie “5 stappen naar een volledig geautomatiseerd facturatieproces”:
Deel 1: Stroomlijn inkoopaanvragen.
Deel 2: Automatiseer orderbevestigingen en bespaar energie en tijd.
Deel 3: Het belang van pakbonnen voor geautomatiseerde factuurverwerking.
Deel 5: Hoge prestaties mogelijk maken in verkooporders.
