In vielen Organisationen sind Teams noch immer aktiv damit beschäftigt, eingehende Dokumente zu lesen und zu interpretieren – Zeile für Zeile, Feld für Feld. Das eigentliche Problem ist nicht die Menge, sondern der manuelle Aufwand für Datenerkennung und -weiterleitung. Die Skalierung von OCR bedeutet, mehr Vorlagen zu erstellen und zu pflegen, was teuer und fehleranfällig sein kann. Genau hier kommt KI-gestützte Dokumentenverarbeitung ins Spiel. Intelligent Document Processing (IDP) bietet Geschwindigkeit, Genauigkeit und Automatisierung, ist für viele Teams jedoch noch ungewohnt.
Um dir die Orientierung bei den Grundlagen zu erleichtern, haben wir die sieben am häufigsten gestellten Fragen zusammengestellt, die Unternehmen sich stellen, wenn sie KI für die Dokumentenverarbeitung in Betracht ziehen. Von Sicherheit und Sprachunterstützung bis hin zu Onboarding und täglicher Nutzung – hier erfährst du, was du vor dem Umstieg wissen solltest.
1: Ist IDP einfach nur eine weiterentwickelte Version von OCR?
Nein. Es ist ein grundlegend anderer Ansatz.
OCR extrahiert Zeichen aus festen Positionen in einem Dokument. IDP hingegen nutzt KI, um den Inhalt der Seite zu verstehen – einschließlich Kontext, Struktur und Bedeutung. Außerdem werden Dokumente automatisch klassifiziert, selbst wenn sie zuvor noch nie aufgetreten sind. Während OCR ein neues Format möglicherweise ablehnt oder falsch interpretiert, setzen IDP-KI-Agenten es korrekt um. Damit entfällt die Notwendigkeit von Vorsortierungen oder manuellen Eingriffen in Workflows.
2: Ist IDP für Unternehmen jeder Größe geeignet?
Ja, Skalierbarkeit ist integriert.
Ob du Hunderte oder Hunderttausende von Dokumenten verarbeitest – IDP passt sich nahtlos an. Die Cloud-Plattform skaliert mühelos und eignet sich daher sowohl für mittelständische Unternehmen als auch für große Konzerne.
3: Kann IDP mehrsprachige und internationale Dokumente verarbeiten?
Absolut.
Im Gegensatz zu OCR, das für jede Sprache oder jedes Layout eine Anpassung der Vorlagen erfordert, nutzt IDP KI, um Inhalte kontextbezogen zu „lesen“ – unabhängig von Sprache oder Format. Ob Niederländisch, Deutsch, Französisch oder nicht-lateinische Sprachen: Die Plattform kann lesen, klassifizieren und Daten präzise extrahieren. Damit ist sie eine ausgezeichnete Lösung für international tätige Unternehmen.
4: Wie viel IT-Beteiligung ist für den Start erforderlich?
Sehr wenig.
Routty ist eine SaaS-Lösung mit einem schnellen Onboarding-Prozess und zahlreichen Feinabstimmungsmöglichkeiten, falls nötig – im Gegensatz zu OCR, das eher eine „One-size-fits-all“-Lösung darstellt. Viele Kunden sind innerhalb weniger Tage live. Die Plattform integriert sich über APIs und erfordert keinerlei Programmierung. Finanz- oder Shared-Services-Teams können die Verantwortung übernehmen, ohne auf IT warten zu müssen.
5: Wie stellt Routty Datensicherheit und Datenschutz sicher?
Sicherheit ist von Anfang an integriert.
Routty arbeitet in einer ISO-zertifizierten Umgebung und nutzt Microsoft Azure AI. Dadurch wird die Einhaltung der strengen Standards von Microsoft in Bezug auf Datensicherheit, Datenschutz und Compliance gewährleistet. Deine Daten bleiben vertraulich, werden niemals geteilt und stets gemäß DSGVO verarbeitet.
6: Worin unterscheidet sich Routty von ChatGPT oder anderen öffentlichen KI-Tools?
Routty verwendet KI in deiner kontrollierten Umgebung.
Im Gegensatz zu öffentlichen KI-Tools setzt Routty auf private Modelle statt auf offene oder geteilte. Die gesamte KI-Verarbeitung findet sicher innerhalb deiner Datenbestände und Regeln statt. So erhältst du Automatisierung auf Enterprise-Niveau und schützt gleichzeitig sensible Informationen vor externer Einsicht.
7: Was passiert, nachdem die Daten gelesen wurden?
Wir gehen über die reine Extraktion hinaus.
Es geht nicht nur darum, ein Dokument an den richtigen Ort zu bringen; vielmehr geht es darum, die richtigen Daten aus jedem Dokument in das richtige System zu übertragen. IDP extrahiert, klassifiziert und validiert Daten und überträgt sie dann über sichere APIs an dein ERP, CRM oder Archiv. Dadurch entfällt die Notwendigkeit von Workflow-Logik. Keine Dokumentenweiterleitung, kein Workflow-Tool – nur präzise Daten am richtigen Ort. Ob es sich um eine zu genehmigende Bestellung oder einen zu archivierenden Vertrag handelt: Routty stellt sicher, dass die korrekten Informationen die richtigen Systeme oder Personen erreichen.
Bonus: 8. Kann ich das Wissen meines Teams heute skalieren?
Absolut.
Viele Teams verlassen sich auf Schlüsselpersonen mit Fachwissen in bestimmten Fällen. Mit IDP kannst du dieses Wissen in KI-Logik übertragen – ganz ohne Programmierung. KI-Agenten lernen deine Prozesse kennen und führen sie zuverlässig aus, sodass du nicht länger von einzelnen Personen abhängig bist.
Hast du noch Fragen?
Routty wurde entwickelt, um Komplexität zu beseitigen – nicht, um sie zu erhöhen. Wenn du neugierig bist, welchen Nutzen es deinem Unternehmen bringen kann, stehen wir dir zur Seite. IDP bedeutet nicht nur Automatisierung, sondern die Beseitigung von Komplexität: keine Vorlagen, keine Nacharbeit, keine Abhängigkeit von IT.
Einfach ein innovativer, dokumentenorientierter Ansatz, der sich mit deinem Unternehmen weiterentwickelt.
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