Ab 2026 müssen alle Rechnungen in Polen über KSeF abgewickelt werden. Das bedeutet mehr als nur einen Formatwechsel: Unternehmen müssen ihre internen Prozesse, IT-Systeme und Compliance-Workflows anpassen. Wie können Sie sich wirksam vorbereiten?
Der KSeF-Prozess in 5 Schritten
Jede Rechnung muss von der Steuerbehörde validiert werden, bevor sie rechtsgültig ist:
- Autorisierung zur Ausstellung von E-Rechnungen.
- Authentifizierung innerhalb von KSeF.
- Übermittlung der Rechnung im FA(3) XML-Format.
- Echtzeit-Validierung durch die Steuerbehörde.
- Zuweisung einer eindeutigen KSeF-Nummer.
Was ändert sich für Ihr Unternehmen?
- Format: Rechnungen müssen dem FA(3) XML-Standard entsprechen.
- Validierung: Fehlende Felder oder Fehler führen zu Ablehnungen.
- Autorisierung: Zugriff über Token, Zertifikat oder qualifizierte E-Signatur.
- Archivierung: Sichere Speicherung und prüfungssichere Protokolle sind erforderlich.
Wichtige Herausforderungen
- Veraltete Prozesse (PDF, Papier) sind nicht mehr gültig.
- Hybride Rechnungsszenarien während der Übergangszeit.
- Zunehmende Komplexität bei mehreren ERPs oder grenzüberschreitenden Tätigkeiten.
Wie können Sie sich vorbereiten?
- Stellen Sie sicher, dass Ihr ERP- oder Finanzsystem FA(3) XML unterstützt.
- Richten Sie Workflows für Validierung und Fehlerbehandlung ein.
- Testen Sie frühzeitig in Sandbox-Umgebungen, um Risiken beim Go-Live zu minimieren.
Fazit
Unternehmen, die jetzt handeln, minimieren Risiken, vermeiden Strafen und sorgen für reibungslose Abläufe, sobald die Pflicht greift.
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