Bestellingen en facturen zijn onderdeel van elk bedrijf; alleen de schaal en het aantal inkomende en uitgaande transacties verschilt. Dus waarom hebben zoveel bedrijven onnodig ingewikkelde processen hiervoor?
Onze inschatting? Veel organisaties beseffen niet dat er een oplossing bestaat die hun medewerkers aanzienlijk zou kunnen ontlasten. Wist je dat als de Goederenontvangst (GR) correct en op het juiste moment wordt gedaan, dit leidt tot snellere betaling van facturen? Als dit niet goed gebeurt, kan de verificatie tot een hele dag langer duren. In sommige gevallen zelfs nog langer.
Hoe groter het bedrijf, hoe meer mensen betrokken zijn bij verschillende onderdelen van het hele proces – van bestellen tot betalen. En dat betekent ook: meer potentiële knelpunten. Door orderbevestigingen en factuurverwerking te automatiseren, worden veel van deze knelpunten vereenvoudigd tot overzichtelijke flows. Dat verhoogt de efficiëntie aanzienlijk.
Waarom iets veranderen dat werkt?
Een reden voor de complexe processen is dat de communicatie tussen afdelingen vaak gebrekkig is. Misschien niet op sociaal vlak, maar wie wil er nu constant over werk praten met collega’s? En als je maar een radertje bent in een groter geheel, heb je vaak niet de ruimte om verandering te stimuleren. Dus waarom zou je het bespreken? En: als het werkt, waarom veranderen?
Vaak worden afdelingen steeds meer op zichzelf gericht naarmate bedrijven groeien in omvang of omzet. Dat betekent in de praktijk ook minder onderlinge afstemming. Dit leidt tot extra knelpunten tussen teams die verantwoordelijk zijn voor verschillende stappen van één groter proces.
Neem het purchase-to-pay (P2P) proces: meerdere afdelingen spelen hierin een rol en samenwerking is cruciaal. Inkoop selecteert leveranciers en maakt bestellingen aan. Finance verwerkt facturen en verzorgt betalingen. De logistieke afdeling controleert leveringen. En dan zijn er nog budgethouders, IT en compliance, die vaak ook goedkeuring moeten geven of contractvoorwaarden checken.
Zonder duidelijke communicatie en samenwerking zorgen die overdrachtsmomenten voor vertraging – bijvoorbeeld in factuurgoedkeuringen, mismatches tussen bestelling en levering, of betalingsuitstel door onvolledige documenten. Elke vertraging heeft impact op leveranciersrelaties en financiële prognoses.
En daar zit precies het probleem. Handmatige stappen zorgen voor meer fouten, en gebrekkige communicatie vertraagt het volledige proces. Jouw collega heeft misschien jaren ervaring en werkt razendsnel, maar automatisering is nog sneller, eenvoudiger én nauwkeuriger.
Veel organisaties erkennen dit inmiddels en hebben een Process Director-module geïmplementeerd, meestal het Accounts Payable-gedeelte. Maar veel bedrijven weten niet eens dat er nog andere modules zijn die verdere automatisering van het volledige proces mogelijk maken.
De verbinding leggen
Door alle schakels in je financiële en orderprocessen te verbinden, kun je veel slimmer en efficiënter werken. Misschien kun je zelfs een medewerker herplaatsen naar een waardevollere functie, of eindelijk die schaalgroei realiseren waar je al tijden op mikt.
Voor organisaties die SAP gebruiken, biedt Process Director van Tungsten Automation de oplossing. Deze software integreert volledig met je bestaande SAP-omgeving, wat zorgt voor een soepele overgang. Dankzij de modulaire opbouw biedt het automatisering voor verschillende stappen binnen je financiële proces – zoals inkomende facturen, orderbevestigingen, leveringsbonnen, verkooporders en meer.
Door die opbouw is er altijd een passende oplossing. Onze consultants bij Dynatos hebben samen meer dan 400 jaar ervaring met Process Director. Dat maakt ons een center of excellence – klaar om jouw situatie te analyseren en de juiste oplossing te implementeren.
Neem contact op en ontdek hoe wij jou kunnen helpen met zichtbare impact en meetbare resultaten.
Download de Process Director datasheet en ontdek hoe je processen kunt automatiseren en stroomlijnen.
