De afgelopen jaren is het aantal cloudoplossingen voor diverse processen enorm toegenomen. Een populair voorbeeld is het verwerken van facturen in de cloud. In deze blog geef ik een overzicht van enkele belangrijke voordelen van factuurverwerking in de cloud.
Beperk de implementatietijd aanzienlijk
De implementatietijd wordt sterk verkort, omdat de configuratie grotendeels plaatsvindt in een publieke cloudomgeving. Aan klantzijde hoeft enkel een applicatie te worden geïnstalleerd die de backoffice verbindt met de cloudoplossing. Deze fungeert als interface die automatisch nieuwe factuurbeelden, gewijzigde leveranciersgegevens of coderingsdata uploadt en de gewenste output genereert voor integratie in de backoffice.
Hoge herkenningsgraad bij eerste verwerking
De factuurherkenningsengine maakt gebruik van een kennisdatabase om informatie uit facturen te halen. Via onze cloudoplossing kan deze kennis database gedeeld worden tussen klanten. In de praktijk betekent dit dat als een andere klant al facturen van dezelfde leverancier heeft verwerkt, het systeem deze kennis gebruikt om jouw factuur automatisch te verwerken. Dit verhoogt de herkenning bij eerste verwerking aanzienlijk.
Facturen altijd en overal volgen
Met de juiste gebruikersrechten kan een gebruiker op elk moment een factuur opvragen in het systeem. Wat is de status van de factuur? Wie verwerkt deze? Hoe lang ligt de factuur bij een goedkeurder? Enzovoort. Na succesvolle verwerking is de factuur bovendien eenvoudig terug te vinden dankzij geïntegreerde online opslag. Elke factuur heeft een audit trail waarin alle acties vanaf aanmaak tot goedkeuring en output worden vastgelegd.
Facturen goedkeuren via mobiele app
De cloudoplossing biedt ook een gratis mobiele app. Deze is te vinden in de app stores onder ‘ReadSoft Mobile’. Met de app kan een gebruiker facturen goedkeuren, afwijzen of extra informatie opvragen. Bij het selecteren van een factuur ziet de gebruiker het factuurbeeld en de bijbehorende gegevens die nodig zijn voor goedkeuring. De app verhoogt de mobiliteit en toegankelijkheid van documenten.
Nieuwe gebruikers? Geen probleem!
Nieuwe gebruikers kunnen eenvoudig door de klant worden toegevoegd. Enkel een e-mailadres en accountnaam zijn nodig. Na aanmaak en toekenning van de juiste rechten heeft de gebruiker direct toegang en ontvangt hij een e-mailmelding. Rechten worden ook door de klant beheerd. Zo kan een gebruiker bijvoorbeeld enkel facturen goedkeuren of afwijzen. Het verwijderen van gebruikers is net zo eenvoudig en blokkeert onmiddellijk de toegang.
Flexibiliteit met de backoffice
De output vanuit de cloud kan in elk gewenst formaat worden gegenereerd: van standaard XML tot CSV of klantspecifieke XML. Integratie met elk back-end systeem is eenvoudig. Ook kan de analytische codering van facturen direct in de cloud worden voorbereid. Deze boekhoudinformatie wordt dan meegenomen in de output en automatisch verwerkt in het boekhoudsysteem van de klant.
Neem contact met ons op voor meer informatie.
