Polen staat op het punt een grote stap te zetten in digitale belastingrapportage, met de aankomende invoering van verplichte e-facturatie voor Business-to-Business (B2B) transacties. Deze stap maakt deel uit van de bredere strategie van het land om zijn fiscale systemen te moderniseren en belastingnalevingsprocessen te stroomlijnen.
Introductie van de centrale facturatiedatabase
Het Poolse Ministerie van Financiën heeft plannen aangekondigd om van alle belastingplichtigen te eisen dat zij e-facturen uitreiken en verwerken via de Centrale Facturatiedatabase (KSeF). Dit systeem is ontworpen om e-facturen te valideren, zodat ze automatisch toegankelijk zijn voor ontvangers. Om deze overgang te ondersteunen, rolt het Ministerie verschillende gebruiksvriendelijke tools uit, waaronder de app ‘e-Mikrofirma’ en een webformulier via e-Urząd (e-Office), om bedrijven te helpen bij een soepele naleving.
Uitbreiding van digitale facturatie naar de overheid
De overstap naar digitale facturatie geldt ook voor Business-to-Government (B2G) transacties en sluit aan op het bestaande B2B-kader. Deze integratie is gericht op leveranciers van overheidsinstanties in Polen, die ook het KSeF-systeem moeten gaan gebruiken. Hoewel de uitrol voor B2G-facturatie samenvalt met de B2B-verplichting, wordt er nog gewerkt aan de integratie. Een belangrijke ontwikkeling is de geplande opname van het PEF-systeem, dat eerder werd gebruikt voor vrijwillige B2G-facturatie, in het KSeF-platform. Dit wijst op een uniforme aanpak voor e-facturatie in Polen.
Versterking van e-audits met SAF-T-eisen
Daarnaast versterkt Polen zijn mogelijkheden voor e-audits op verzoek door de invoering van de SAF-T (Standard Audit File for Tax). Deze maatregel verplicht belastingplichtigen om gedetailleerde maandelijkse SAF-T-bestanden voor de btw in te dienen en andere documenten aan te leveren op verzoek van de belastingdienst, met betrekking tot een breed scala aan financiële en fiscale gegevens.
Voorbereiding is essentieel voor bedrijven
Bedrijven die actief zijn in Polen moeten zich voorbereiden op deze veranderingen door ervoor te zorgen dat hun systemen compatibel zijn met KSeF voor het uitwisselen van e-facturen. Daarnaast is het belangrijk dat ze vertrouwd raken met de app ‘e-Mikrofirma’ en zich voorbereiden op de indiening van SAF-T-bestanden. Bedrijven die betrokken zijn bij B2G-transacties moeten bovendien op de hoogte blijven van de integratiedetails en zich hierop voorbereiden.
Op weg naar efficiënte fiscale governance
Met de invoering van de e-facturatieplicht wil Polen belastingnaleving verbeteren, administratieve lasten verminderen en een efficiëntere, digitale aanpak van belastingbeheer bevorderen. Bedrijven wordt aangeraden om updates van het Ministerie van Financiën op de voet te volgen en proactieve stappen te ondernemen om te voldoen aan de nieuwe e-facturatie- en rapportageverplichtingen, zodat ze klaar zijn voor de digitale transformatie van het Poolse belastingsysteem.
Belangrijke aandachtspunten voor bedrijven
- Werk je facturatiesysteem bij zodat het compatibel is met KSeF voor het verzenden en ontvangen van e-facturen.
- Maak kennis met de app ‘e-Mikrofirma’ en het e-Urząd webformulier voor gestroomlijnd beheer van e-facturen.
- Bereid je voor op de integratie van B2G-transacties in het KSeF-systeem, vooral als je leverancier bent van overheidsinstanties.
- Zorg voor gereedheid op het gebied van SAF-T-naleving, inclusief de mogelijkheid om op verzoek documenten te genereren en in te dienen.
