KSeF – das nationale E-Rechnungssystem Polens
Senden und empfangen Sie strukturierte digitale KSeF-Rechnungen und erfüllen Sie das polnische E-Rechnungsmandat.
Das polnische nationale E-Rechnungssystem Krajowy System e-Faktur (KSeF) ist die zentrale E-Rechnungsplattform Polens und wird für alle Unternehmen verpflichtend. Das E-Rechnungsmandat gilt für die Lieferung von Waren und Dienstleistungen sowohl innerhalb Polens als auch ins Ausland, sofern es sich um Business-to-Business-Transaktionen (B2B) oder um Lieferungen an und zwischen öffentlichen Einrichtungen (B2G) handelt. Die Regeln gelten ebenfalls für ausländische Steuerpflichtige, die nach polnischem Mehrwertsteuerrecht zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet sind und in Polen entweder einen Sitz oder eine feste Niederlassung haben. Ausgenommen sind Transaktionen mit privaten Endverbrauchern, die kein Unternehmen betreiben (B2C).
Vorbereitung auf das KSeF-E-Rechnungsmandat in Polen: Was ändert sich?
Ab dem 1. Februar 2026 müssen große polnische Steuerpflichtige mit einem Jahresumsatz von mehr als 200 Millionen PLN auf strukturierte E-Rechnungen über das Krajowy System e-Faktur (KSeF) umstellen. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) wird KSeF ab dem 1. April 2026 verpflichtend, und Mikro-Unternehmen folgen ab dem 1. Januar 2027. Das Mandat schreibt vor, dass jede Rechnung entsprechend den Vorgaben des polnischen Finanzministeriums ausgestellt, versendet, empfangen und archiviert werden muss. Rechnungen müssen dem XML-Format FA(3) entsprechen und werden in Echtzeit validiert, um fehlende Pflichtfelder, fehlerhafte Metadaten oder sonstige Fehler zu erkennen. Nach erfolgreicher Validierung erhält das Dokument eine eindeutige KSeF-Nummer und wird für den Empfänger verfügbar gemacht.
Um das polnische E-Rechnungsmandat zu erfüllen, müssen Unternehmen:
- Über Zertifikat, Token oder qualifizierte elektronische Signatur für die Nutzung von KSeF autorisiert sein.
- Interne Workflows an den Validierungsprozess anpassen und Rechnungen an die KSeF-Plattform übermitteln.
- Eine sichere Archivierung und vollständig prüfbare Audit-Trails implementieren.
Unternehmen, die sich nicht rechtzeitig anpassen, riskieren abgelehnte Rechnungen, Zahlungsverzögerungen und Compliance-Strafen.
Das KSeF-Datenblatt mit technischen Spezifikationen und mehr.
Verfügbar auf Deutsch und Polnisch.
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Routty Cloud bietet eine nahtlose Anbindung an E-Rechnungskanäle wie das polnische KSeF und lässt sich reibungslos in führende Finanzsysteme wie SAP sowie in Beschaffungsplattformen wie Coupa integrieren. So können Unternehmen ihre Rechnungsstellung, Compliance und Finanzprozesse in einem zentralen Hub steuern – ohne mehrere Tools oder manuelle Uploads für dasselbe Finanzdokument. Durch die Verknüpfung des strukturierten Rechnungsaustauschs von KSeF mit bestehenden ERP- und Buchhaltungsumgebungen unterstützt Routty Cloud Finanzteams dabei, Compliance zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und Zahlungszyklen zu beschleunigen.
Routty Cloud für KSeF:
- Konforme FA(3)-XML-Abbildung
- Nahtlose KSeF-Konnektivität über einen zertifizierten Compliance-Partner
- Rechtskonforme Archivierung und prüfungssichere Nachverfolgung
- Live-Dashboards, Benachrichtigungen und Analytics
Das Ergebnis: ein schlanker, skalierbarer Rechnungsprozess, der sich nahtlos in Ihr gesamtes Finanzökosystem einfügt.
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Häufig gestellte Fragen
KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist die offizielle polnische Plattform für die Ausstellung, den Empfang und die Archivierung strukturierter elektronischer Rechnungen. Polen führt die verpflichtende E-Rechnungsstellung ein, um die Steuergerechtigkeit zu verbessern, Betrug zu reduzieren, die Mehrwertsteuerberichterstattung zu vereinfachen und sicherzustellen, dass alle Unternehmen einem einheitlichen digitalen Rechnungsstandard folgen.
Sobald die verpflichtende B2B-E-Rechnung in Kraft tritt, müssen alle in Polen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen – einschließlich ausländischer Unternehmen mit polnischer Mehrwertsteuer-Registrierung – ihre Rechnungen über KSeF ausstellen und empfangen. Das Mandat gilt für inländische B2B-Transaktionen sowie für bestimmte grenzüberschreitende Szenarien, in denen polnische Mehrwertsteuerpflichten bestehen.
Rechnungen werden in einem strukturierten XML-Format erzeugt und zur Validierung an KSeF übermittelt. Ist die Rechnung korrekt, weist die Plattform eine eindeutige KSeF-Nummer zu, die als offizielle Bestätigung dient, dass die Rechnung existiert und in das nationale System aufgenommen wurde. Der Käufer ruft die Rechnung anschließend über die Plattform ab – so entsteht ein konsistenter, nachvollziehbarer und prüfungssicherer Dokumentenaustausch.
Unternehmen sollten:
- Ihr ERP- oder Automatisierungssystem für die Verbindung mit KSeF autorisieren.
- Die strukturierte Rechnungserstellung implementieren (FA(2)-Schemaformat).
- Freigabeprozesse anpassen, um Rechnungszurückweisungen zu vermeiden.
- Sicherstellen, dass Compliance- und Finanzteams in den neuen Prozessen geschult sind.
Organisationen, die sich nicht vorbereiten, riskieren abgelehnte Rechnungen, Verzögerungen in der Berichterstattung oder Compliance-Risiken.
Ja. KSeF bietet API-basierte Konnektivität, sodass ERP-Systeme, Rechnungsplattformen und Finanzautomatisierungstools Rechnungen nahtlos senden und empfangen können. Die Integration unterstützt eine automatisierte Validierung, Status-Updates in Echtzeit, Archivierung, Multichannel-Zustellung und die durchgängige Einhaltung der polnischen Vorgaben.
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