Die meisten Compliance-Probleme in der Kreditorenbuchhaltung sind nicht auf fehlende Richtlinien oder unklare Regeln zurückzuführen.
Viele Unternehmen verfügen über gut dokumentierte Prozesse und Freigabematrizen. Das Problem ist, dass Compliance häufig unbemerkt verloren geht, wenn Prozesse vom Standardablauf abweichen.
Diese Abweichungen werden selten unmittelbar als Compliance-Themen erkannt. Sie gelten als operative Entscheidungen. Eine manuelle Korrektur. Eine dringende Zahlung. Eine verspätete Freigabe. Für sich genommen erscheinen sie harmlos. In ihrer Gesamtheit erzeugen sie jedoch Risiken.
Warum Ausnahmen mehr Aufmerksamkeit verdienen
Ausnahmen sind ein unvermeidbarer Bestandteil der Kreditorenbuchhaltung. Nicht jede Rechnung passt zu einer Bestellung. Nicht jeder Lieferant folgt demselben Prozess. Nicht jede Situation lässt sich in vordefinierte Regeln pressen. Werden Ausnahmen jedoch informell behandelt, verlieren Compliance-Kontrollen an Wirkung.
Freigaben erfolgen außerhalb des Systems. Begleitende Dokumente sind unvollständig. Begründungen werden nachträglich ergänzt oder gar nicht dokumentiert. Mit der Zeit leidet die Nachvollziehbarkeit. Zurück bleibt ein Prozess, der auf dem Papier compliant wirkt, in der Praxis jedoch schwer zu verteidigen ist.
Wie Ausnahmen mit vorgelagerten Compliance-Lücken zusammenhängen
Viele AP-Ausnahmen entstehen früher im Prozess. Sind Rechnungsdaten unvollständig oder inkonsistent, sind AP-Teams gezwungen, manuell einzugreifen. Dies hängt häufig mit der Art und Weise zusammen, wie Rechnungen ausgetauscht und validiert werden.
Auch die Dokumentenverarbeitung spielt eine Rolle. Fehlende oder falsch klassifizierte Belege erhöhen die Wahrscheinlichkeit nicht dokumentierter Entscheidungen. Ohne konsistente Validierung unterscheiden sich Compliance-Prüfungen von Fall zu Fall.
Ausnahmen sichtbar machen statt unsichtbar lassen
Die Verbesserung der Compliance in AP bedeutet nicht, Ausnahmen zu eliminieren. Es bedeutet, sie als kontrollierte Ereignisse zu behandeln. Klare Regeln für Übersteuerungen. Verpflichtende Dokumentation. Nachvollziehbare Freigaben. So bleiben Abweichungen prüfbar.
Werden Ausnahmen innerhalb des Prozesses bearbeitet statt daran vorbei, wird Compliance Teil der täglichen Praxis und nicht zu einer separaten Kontrollebene.
Entstehen Compliance-Risiken durch AP-Ausnahmen, kann eine gezielte Analyse helfen, Schwachstellen in den Kontrollen zu identifizieren. Kontaktieren Sie uns, um zu besprechen, wie Exception Handling Compliance in der Praxis unterstützt.
