E-Invoicing-Vorgaben und -Standards haben die Einführung konformer Rechnungsformate beschleunigt. Strukturierte Daten, vordefinierte Felder und standardisierte Übermittlung sind heute gängige Anforderungen. Diese technischen Standards zu erfüllen ist notwendig, aber nicht gleichbedeutend mit einer durchgängigen Compliance.
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass der Prozess compliant ist, sobald Rechnungen technisch korrekt sind. In der Praxis hält diese Annahme jedoch nicht immer stand.
Wo Prozess-Compliance scheitert
Eine konforme Rechnung kann im weiteren Verlauf dennoch ins Stocken geraten. Freigabelogiken passen nicht immer zu den empfangenen Daten. ERP-Zuordnungen unterscheiden sich je nach Land oder Lösung. Steuerkennzeichen können technisch gültig, aber operativ falsch sein. Infolgedessen bleiben auch strukturierte Rechnungen hängen.
In solchen Fällen nimmt der manuelle Aufwand zu. Entscheidungen werden außerhalb des Systems getroffen. Dokumentation wird später ergänzt – oder gar nicht. Mit der Zeit untergraben diese Workarounds die Prozess-Compliance.
Dieser Druck wird häufig in der Kreditorenbuchhaltung sichtbar, wo sich Ausnahmen häufen und Kontrollen nachlassen.
Hybride Rechnungsflüsse erhöhen das Compliance-Risiko
Selbst Organisationen mit hoher E-Invoicing-Adoption arbeiten häufig in hybriden Umgebungen. Strukturierte Rechnungen gehen neben PDFs und anderen Dokumenttypen ein. Ohne einheitliche Verarbeitung unterscheiden sich die Compliance-Prüfungen je nach Kanal.
Diese Inkonsistenz verlagert Risiken, anstatt sie zu beseitigen. Die Dokumentenvalidierung wird uneinheitlich, und die Prüfbarkeit leidet.
Compliance erfordert Prozessabstimmung
Echte Compliance erfordert eine Abstimmung zwischen Format, Prozess und Kontrolle. Strukturierte Rechnungen schaffen die Grundlage, doch Compliance entscheidet sich daran, wie Daten im Tagesgeschäft validiert, freigegeben und archiviert werden.
Sind Rechnungsprozesse von Beginn an auf Compliance ausgelegt, werden Kontrollen Teil des Workflows und nicht zu einer nachgelagerten Korrektur.
Werden konforme Rechnungsformate nicht in konforme Prozesse übersetzt, ist es an der Zeit zu prüfen, wo die Abstimmung fehlt.
Kontaktieren Sie uns, um zu besprechen, wie Compliance entlang des gesamten Rechnungsprozesses gestärkt werden kann.
