Nicht jede Organisation ist vollständig auf Intelligent Document Processing (IDP) vorbereitet, aber viele sind näher dran, als sie denken.
Zwar hat die manuelle oder halbautomatisierte Dokumentenbearbeitung in der Vergangenheit vielleicht funktioniert. Doch wenn Ihre Teams immer noch eingehende Dokumente Zeile für Zeile lesen und interpretieren, ist es an der Zeit, diesen Ansatz zu hinterfragen.
Wenn Ihr Team zudem mehr Zeit damit verbringt, Fehler zu beheben, anstatt Ergebnisse zu verbessern, lautet die eigentliche Frage nicht „Sollten wir automatisieren?“, sondern vielmehr: „Warum haben wir es noch nicht getan?“
Hier sind also drei Anzeichen, dass Ihre Organisation bereit ist, den nächsten Schritt zu gehen.
1: Manuelle Dokumentenbearbeitung ist nicht mehr tragfähig
Ihr Team gibt Daten ein, validiert Felder und sortiert Dokumente manuell. Zwar haben Sie zusätzliche Mitarbeitende eingestellt, um steigende Volumina zu bewältigen, doch Ausnahmen häufen sich weiterhin.
Wenn Sie darüber hinaus OCR nutzen, verwalten Sie möglicherweise Dutzende von Vorlagen, die jedes Mal brechen, sobald sich ein Layout ändert. Das ist keine echte Automatisierung, sondern lediglich Flickwerk.
Mit IDP hingegen klassifizieren KI-Agenten Dokumente automatisch – selbst bei neuen Layouts – und extrahieren von Anfang an die richtigen Daten. Das bedeutet: kein Vorlagenaufwand mehr, deutlich weniger Fehler und keine aufwendige Nacharbeit.
Fragen Sie sich: Womit könnte sich Ihr Team beschäftigen, wenn es nicht ständig in Validierungen und Vorlagenkorrekturen gebunden wäre?
2: Ihr Prozess hängt von Personen ab, nicht von Systemen
Wenn Ihre Dokumentenbearbeitung stark von „der Person, die immer dieses eine Lieferantenformat korrigiert“ abhängt, haben Sie keinen skalierbaren Prozess, sondern einen menschlichen Engpass.
Dies wiederum schafft Risiken bei Personalwechsel, Audits oder in Zeiten hoher Belastung. Intelligent Document Processing hingegen beseitigt diese Abhängigkeit, indem KI Dokumente anhand ihrer Struktur und Inhalte zuverlässig erkennt und klassifiziert.
Idealerweise sollte das Wissen dieser Personen nicht nur Einzelnen, sondern der gesamten Organisation zugutekommen. Mit IDP kann diese Logik in klarer Geschäftssprache beschrieben und an einen KI-Agenten übergeben werden – ganz ohne komplexen Code. Das Ergebnis ist ein Prozess, der problemlos skaliert, selbst wenn Mitarbeitende ihre Rollen wechseln oder das Unternehmen verlassen.
Fragen Sie sich: Was würde passieren, wenn Schlüsselpersonen gehen oder ihre Funktion verändern?
3: Ihnen fehlen Echtzeit-Einblicke und Kontrolle
Wenn Dokumente lediglich in Postfächern, Ordnern oder geteilten Laufwerken abgelegt sind, bleiben Ihre Daten fragmentiert. Ohne eine saubere Klassifizierung von Anfang an können Sie weder Bearbeitungszeiten noch Audit-Trails oder den aktuellen Dokumentstatus zuverlässig nachvollziehen.
Mit IDP dagegen werden Dokumente automatisch erkannt, validiert und direkt in Ihr System integriert. So erhalten Sie volle Transparenz – vom ersten Kontaktpunkt bis hin zur finalen Verarbeitung.
Fragen Sie sich: Wie schnell könnten Sie die Frage beantworten: „Wie ist der Status dieser Bestellung oder dieses Vertrags?“
Kommen Ihnen diese Anzeichen bekannt vor? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt.
Dokumentenautomatisierung bedeutet nicht, Menschen zu ersetzen, sondern Reibungen zu beseitigen. Sobald Systeme Ihre Dokumente von Anfang an verstehen, kann sich Ihr Team auf Wertschöpfung statt auf Validierung konzentrieren. Zögern Sie also nicht und fordern Sie ein Beratungsgespräch mit einem unserer Experten an. Wir unterstützen Sie gerne.
Darüber hinaus machen moderne IDP-Plattformen Automatisierung zugänglich, skalierbar und sicher – und das ohne umfangreiche IT-Ressourcen oder lange Implementierungsprojekte.
Möchten Sie wissen, wo Ihre Organisation steht?
Nutzen Sie diese Checkliste, um zu prüfen, ob OCR noch ausreicht oder ob IDP erforderlich ist. Auf diese Weise erkennen Sie Ineffizienzen, Fehler und Risiken in Ihrem Prozess frühzeitig.
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