Ab dem 1. Januar 2026 ermöglicht das polnische Finanzministerium Steuerpflichtigen, strukturierte Rechnungen mit Anhängen über KSeF 2.0 zu versenden. Diese Funktion ist optional, unterliegt jedoch strengen Registrierungs-, technischen und inhaltlichen Vorgaben. Unternehmen, die Anhänge nutzen möchten, sollten sich frühzeitig vorbereiten und Prozesse sowie Systeme entsprechend ausrichten.
Dieses Update baut auf früheren Schritten der polnischen KSeF-Transformation auf, einschließlich des bestätigten Abschaltzeitplans für KSeF 1.0 und des umfassenderen Rollout-Ansatzes für KSeF 2.0. Hintergrundinformationen und Zeitlinien finden Sie hier: Polen bestätigt Abschaltung von KSeF 1.0 vor KSeF 2.0, Polen KSeF-Update für Februar 2026
und Polen bereitet sich auf die KSeF-Ära vor.
Registrierung über das e-Tax Office
Um Rechnungen mit Anhängen über KSeF 2.0 versenden zu können, müssen Steuerpflichtige zunächst ihre Absicht über das e-Tax Office registrieren. Die Registrierung erfolgt in Form einer formellen Meldung und wird innerhalb von maximal drei Arbeitstagen bearbeitet.
Die Meldung erfordert folgende Angaben:
- Identifikationsdaten des Steuerpflichtigen
- Eine Kontakt-E-Mail-Adresse
- Die Art der Tätigkeiten, für die Rechnungsanhänge verwendet werden, etwa Versorgungsleistungen oder Telekommunikationsdienste
- Technische Parameter, einschließlich der geschätzten durchschnittlichen monatlichen Rechnungsanzahl und der durchschnittlichen Größe in Kilobyte
Nach Genehmigung erhält der Steuerpflichtige eine Bestätigung per E-Mail. Erst danach können Rechnungen mit Anhängen über KSeF 2.0 versendet werden.
Wer die Meldung einreichen kann
Meldungen können eingereicht werden durch:
- Natürliche Personen mit einer NIP-Steuernummer
- Nicht-natürliche Personen, wie Unternehmen, über einen autorisierten Organisationskontonutzer
Das Berechtigungsmodell entspricht anderen KSeF-Zugriffsrechten und muss vorab korrekt eingerichtet sein.
Welche Anhänge in KSeF 2.0 zulässig sind
Anhänge müssen integraler Bestandteil der strukturierten XML-Rechnungsdatei sein. Zulässig sind ausschließlich Inhalte, die direkt mit steuerlichen Daten verbunden sind.
Zulässige Anhänge enthalten Daten, die:
- Steuerrelevante Informationen auf der Rechnung unterstützen oder erläutern
- Streng mit dem Rechnungsvorgang verbunden sind
Die folgenden Inhalte sind ausdrücklich nicht zulässig:
- Separate oder unstrukturierte Dateien
- Marketing- oder Werbeinhalte
- Verträge oder Vereinbarungen
- Abnahme- oder Lieferprotokolle
- Preislisten oder allgemeine Dokumentationen
Anhänge dürfen nicht als Umgehung genutzt werden, um nicht rechnungsbezogene Informationen über KSeF zu übermitteln.
Compliance-Risiken und Verlust der Funktionalität
Das Finanzministerium stellt klar, dass ein Missbrauch von Anhängen Konsequenzen hat. Bei Nichteinhaltung der Regeln kann das Recht zum Versand von Rechnungen mit Anhängen entzogen werden.
Steuerpflichtige können auch freiwillig eine Meldung einreichen, um die Nutzung von Rechnungsanhängen zu beenden. In diesem Fall wird die Funktionalität formell deaktiviert.
Bedeutung für Unternehmen in der Vorbereitung auf KSeF 2.0
Die Anhangsfunktion bietet Flexibilität für bestimmte Anwendungsfälle, bringt jedoch zusätzliche Compliance-Anforderungen mit sich. Unternehmen sollten prüfen, ob Anhänge für ihre Rechnungsszenarien erforderlich sind, und sicherstellen, dass Inhalte und technische Umsetzung innerhalb der vorgegebenen Grenzen bleiben.
Mit dem Übergang zur verpflichtenden Nutzung von KSeF 2.0 unterstreicht dieses Update die generelle Entwicklung hin zu strukturierter, kontrollierter und prüfbarer e-invoicing in Polen.
Kernaussagen
Änderungen, die Unternehmen beim Einsatz von Rechnungsanhängen in KSeF 2.0 umsetzen müssen, umfassen:
- Die frühzeitige Registrierung der Anhangsnutzung über das e-Tax Office
- Die Definition zulässiger Rechnungsszenarien und technischer Parameter
- Die Sicherstellung, dass Anhänge in die XML eingebettet und streng steuerbezogen sind
- Die Vermeidung der Nutzung von Anhängen für Verträge, Marketing oder andere nicht rechnungsbezogene Inhalte
- Die laufende Überwachung der Compliance zur Vermeidung eines Rechteverlusts
