E-invoicing

Wat gebeurt er met een volledig geautomatiseerd proces voor uitgaande en inkomende facturen? Met elektronische facturatie of E-invoicing, waarbij facturen digitaal worden verzonden en ontvangen, zien organisaties een enorme verbetering in hun vermogen om facturen efficiënt, op tijd en met zeer weinig uitzonderingen te verwerken.

Elektronische facturatie is een cruciaal onderdeel van de huidige bedrijfsvoering en is een must voor organisaties die de strategie hebben afgestemd op big data, E-commerce en Business Intelligence. E-invoicing heeft hoofdzakelijk betrekking op de verbetering van de interne efficiëntie en de concurrentiepositie in de markt.

Uit recent onderzoek van Billentis (Het E-invoicing rapport) wijst uit dat het overschakelen van papieren / pdf-facturen naar een elektronische variant, een potentiële besparing van wel € 6,60 oplevert, per factuur op de directe kosten.

Verzendt of ontvangt u nog steeds facturen in een envelop of als PDF-bestand? Met de E-invoicing oplossingen van Dynatos kunnen facturen in elk gewenst formaat en via elk kanaal worden verzonden en ontvangen.

E-invoicing software oplossing

Elk formaat met E-invoicing

De oplossing van Dynatos fungeert als een trechter en stuurt alle inkomende en uitgaande facturen naar één proces. Ongeacht of documenten in enveloppen, per fax, als bijlagen, via XML, EDI, PDF of via een platform zoals PEPPOL, Basware of Tungsten worden verzonden of ontvangen.

De oplossing haalt automatisch relevante gegevens uit de documenten en valideert deze. Vervolgens verwerkt het de informatie naar de workflow- en financiële systemen. Het resultaat is volledige controle en transparantie over uw facturen, ongeacht de bron of bestemming.

Integraties met E-invoicing

Steeds meer bedrijven maken gebruik van verschillende Purchase-to-Pay (P2P), ERP- of financiële systemen binnen de organisatie. Succesvolle integratie is cruciaal bij het realiseren van een goede en toekomstbestendige oplossing.

Voor Dynatos zijn flexibiliteit en gemak de argumenten om te integreren met uw backoffice-systeem. Met onze digitale facturatie software kunt u out-of-the-box op verschillende manieren integreren:

Door web-diensten
Via gegevensinvoer & conversie
Bij gebruik van een virtuele printen
Met een slimme robot

Wettelijke vereisten

Vanwege landspecifieke wetgeving zien we een toenemende vraag naar E-invoicing. Bijvoorbeeld door het recente mandaat voor E-facturatie dat is vrijgegeven in Italië. Het is niet onwaarschijnlijk dat de wetgeving voor E-invoicing ook in de nabije toekomst in uw land zal veranderen. Daarnaast vereist het opslaan van documenten ook een juridische archiveringsoplossing.

Met een digitaal archief kunt u inkomende en uitgaande documenten met de daarbij horende gegevens beheren en archiveren in een gestructureerde omgeving. Dit archief is getoetst aan de wetgeving voor juridische archivering van facturen.

Documenten (PDF, XML of EDI) worden automatisch opgeslagen in het archief, samen met de metagegevens voor eenvoudige raadpleging en toegang vanaf elke locatie. Het juridische archief is toegankelijk via een webportaal dat is uitgerust met geavanceerde zoekfunctionaliteiten.

Dynatos is a certified provider of the PEPPOL Access Point.

Automatische levenscyclus

Automatiseer de levenscyclus van documenten. Afhankelijk van het documenttype kunt u zelf de bewaartermijn in het systeem bepalen (bijvoorbeeld 7, 10 of 20 jaar).

Beveiliging naar bedrijfsstandaarden

Documenten worden beveiligd in het archief door een hash-algoritme. Via de systeemrapportage van een document kan de integriteit en authenticiteit worden aangetoond.

Snel opgehaald

Uitgebreide zoekfuncties maken het mogelijk om elk document in een mum van tijd op te halen, zolang u over de benodigde toegangsrechten beschikt.

Eenvoudig en veilig delen

Via beveiligde koppelingen kunnen documenten en bijlagen gemakkelijk worden gedeeld met externe personen.

Meer dan alleen facturen

Het archief kan voor alle type documenten worden gebruikt, ongeacht de grootte of het bestandstype.

Kostenbesparingen met E-invoicing

Zoals eerder aangegeven, blijkt dat het verwerken van digitale of E-facturen, in plaats van papieren of PDF-gebaseerde varianten, een directe besparing oplevert. Stelt u zich eens voor wat u kunt besparen op de indirecte kosten en wat dit u en uw organisatie oplevert aan tijd en energie. Er kunnen vier verschillende manieren van potentiële besparingen worden gedefinieerd:

Bespaar op kosten die nodig zijn om facturen per post te verzenden, zoals drukkosten, infrastructuurkosten en arbeidskosten die nodig zijn om een factuur gereed te maken voor verzending.

Bespaar op kosten om niet-betaalde facturen op te volgen, om herinneringen te sturen of om facturen naar incassobureaus te verzenden.

Indirecte besparingen zijn het resultaat van een beter output format en het vereenvoudigen van de factuurverzending. Bijvoorbeeld het automatisch opmaken en verzenden van facturen met betalingsreferentie en betalingskortingen bij het eerder voldoen van een factuur, het verzenden van bijlagen en leveringen naar platformen waar het mogelijk is om facturen onmiddellijk te betalen.

Bespaar op archiveringskosten door middel van digitale archivering in plaats het archiveren van papieren documenten.

Toekomstbestendig

Bent u klaar voor de toekomst als u naar uw facturatie-processen kijkt? Door te kiezen voor een Dynatos E-invoicing oplossing bent u klaar voor de toekomst. En, omdat er geen noodzakelijke terugkerende investeringen zijn, is het zowel toekomstbestendig als kostenefficiënt.

Milieubewuste oplossing

Organisaties kunnen miljoenen dollars besparen en de impact op het milieu beperken als het gebruik van papier wordt verminderd. Stel een wereld voor met facturatie zonder papier, dit heeft zeker effect op de huidige milieu-ontwikkelingen. Draag uw steentje bij door E-invoicing te gebruiken in plaats van een papieren oplossing.

Meer weten over onze E-invoicing oplossingen?

Neem contact op