E-invoicing

Was geschieht, wenn eine vollautomatische Rechnungsverwaltung für Ausgangs- und Eingangsrechnungen eingerichtet wird? Wenn Rechnungen per E-Invoicing digital empfangen oder versendet werden, erzielen Unternehmen enorme Verbesserungen ihrer Fähigkeit, Rechnungen effizient, pünktlich und mit sehr wenigen Ausnahmen zu verarbeiten.

Elektronische Rechnungsstellung ist ein entscheidender Teil moderner Geschäftspraktiken und ein Muss für Unternehmen, zu deren Unternehmensstrategie der Umgang mit Big Data, E-Commerce und Analytik gehören. E-Invoicing bedeutet vor allem die Verbesserung der Effizienz nach innen und der Wettbewerbsfähigkeit nach außen.

Eine neue Studie von Billentis (der E-invoicing Report) hat ergeben, dass die Umstellung von Papier-/pdf-Rechnungen auf eine elektronische Variante ein Einsparungspotential von bis zu € 6,60 pro Rechnung bei den direkten Kosten hat.

Versenden oder erhalten Sie noch immer Rechnungen in einem Umschlag oder als PDF-Datei? Mit den E-Invoicing-Lösungen von Dynatos können Rechnungen in jedem gewünschten Format und über jeden beliebigen Kanal verschickt und empfangen werden.

Software-Lösung

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Beliebiges Format mit E-Invoicing

Die Dynatos-Lösung fungiert als Trichter, der alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen in einen einzigen Strom leitet. Egal, ob Sie Ihre Dokumente in Kuverts, per Fax, als E-Mail-Anhang per XML, EDI oder PDF oder über eine E-Invoicing-Plattform wie Peppol, Basware oder Tungsten versenden oder empfangen.

Die Lösung extrahiert und validiert automatisch relevante Dokumentendaten und übermittelt sie dann zügig in die Workflow- und Finanzsysteme. Das Ergebnis ist vollständige Kontrolle und Transparenz Ihrer Rechnungen, unabhängig von deren Quellen oder Adressaten.

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E-invoicing Integration

Immer mehr Unternehmen haben mehrere P2P-, ERP- oder Finanzsysteme in ihrer Organisation. Integration ist für eine ausgereifte und zukunftsfähige Lösung entscheidend.

Flexibilität und Komfort sind die Motive für die Integration von Dynatos in Ihr Back-Office-System. Mit Dynatos gelingt die Integration out-of-the-box auf verschiedene Arten:

  • Durch Webdienste
  • Über Dateneingabe und -konvertierung
  • Über einen virtuellen Drucker
  • Mit einem intelligenten Roboter

Rechtsvorschriften

Aufgrund der in jedem Land spezifischen Gesetzgebung sehen wir einen wachsenden Bedarf an E-Invoicing. Man denke nur zum Beispiel an die kürzlich in Italien erlassene Pflicht zur elektronische Rechnungsstellung. Es ist durchaus möglich, dass sich die Gesetze zum E-Invoicing auch in Ihrem Land in Kürze ändern werden. Darüber hinaus erfordert die Speicherung von E-Invoicing-Dokumenten auch legale Archivierungslösungen.

Ein digitales Archiv ermöglicht es Ihnen, ein- und ausgehende Dokumente mit ihren Daten in einer strukturierten Umgebung zu verwalten und zu archivieren. Dieses Archiv entspricht den Vorschriften zur Archivierung von Rechnungen.

Dokumente (PDF, XML oder EDI) werden im Archiv zusammen mit den Metadaten, die Abfrage und Zugriff erleichtert, abgelegt Auf diese vorgeschriebenen Dateien kann über ein Webportal mit erweiterten Suchfunktionen zugegriffen werden.

PEPPOL-Access-Point-Dynatos

Dynatos ist zertifizierter Anbieter des PEPPOL Access Point.

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Automatisches Lebenszyklus-Management

Automatisieren Sie den Lebenszyklus von Dokumenten. Je nach Dokumentart können Sie die Aufbewahrungsdauer im System festlegen (z.B. 7, 10 oder 20 Jahre).

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Hohe Sicherheit

Die Dokumente werden im Archiv durch einen Hash-Signatur-Algorithmus gesichert. Daher werden die Integrität und Authentizität mit dem Audit Trail eines Berichts überprüft.

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Schnell abrufbar

Mit Hilfe umfangreicher Suchfunktionen finden Sie schnell jedes beliebige Dokument, sofern Sie über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen.

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Einfache gemeinsame Nutzung

Gemeinsame Nutzung von Dokumenten und ihren Anhängen mit externen Personen über sichere Links.

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Mehr als nur Rechnungen

Das Archiv ist für alle Dokumente unabhängig von Größe oder Dateityp geeignet.

Kosteneinsparungen mit E-Invoicing

Eine neue Studie von Billentis (The E-invoicing report) zeigt, dass die elektronische Verarbeitung anstelle von Papier-/pdf-Rechnungen ein Einsparungspotential von bis zu € 6,60 pro Rechnung bei den direkten Kosten aufweist. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit und Mühe Sie bei Ihren indirekten Ausgaben sparen können. Vier Bereiche mit Einsparungspotenzial lassen sich definieren:

1#

Einsparungen bei postversandbezogenen Kosten, wie z.B. Druckmaterialien, Kosten für die Druckinfrastruktur, Arbeitskosten zur Bearbeitung einer Rechnung und vieles mehr.

2#

Einsparung von Kosten für die Nachverfolgung unbezahlter Rechnungen, den Versand von Mahnungen oder den Versand von Rechnungen an Inkassobüros.

3#

(Indirekte) Einsparungen als Ergebnis des korrekten Formats und des Rechnungsversands, der mit einer effizienteren Verfolgung der Zahlungen einhergeht, wodurch der Kunde einen Anreiz zu schnelleren Zahlungen hat. Beispielhaft sei hier verwiesen auf die automatische Formatierung und den Versand von Rechnungen mit Zahlungsreferenz und Schnellzahlerrabatten, das Versenden von Anhängen und die Lieferung an Plattformen, auf denen Rechnungen sofort bezahlt werden können.

4#

Einsparung der Archivierungskosten für Papierrechnungen durch E-Archivierung.

Zukunftssicher

Wenn Sie Ihre Rechnungsstellungsabläufe betrachten: Sind Sie für die Zukunft gerüstet? Wenn Sie sich für eine E-Invoicing-Lösung von Dynatos entscheiden, sind Sie es. Da keine wiederkehrenden Investitionen notwendig sind, ist sie sowohl zukunftssicher als auch kosteneffizient.

Umweltfreundliche Lösung

Unternehmen können Millionen von Euro sparen, indem sie den Papierverbrauch verringern. Stellen Sie sich eine Welt ohne Papierrechnungen vor. Dies wirkt sich naturgemäß auf die Umwelt aus. Schützen Sie unseren Planeten, indem Sie E-Invoicing statt einer Papierlösung einsetzen.

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