Purchase-to-Pay

Volledige controle en inzicht met Purchase-to-Pay automatisering.

Wat is Purchase-to-Pay?

Purchase-to-Pay, is het process van aankoopaanvraag tot betaling. Voor elke organisatie is dit proces relevant. Vanuit verschillende lagen binnen een organisatie ontstaan er behoeften voor verschillende producten. Daarnaast is het gehele inkoopproces vaak niet gedigitaliseerd en wordt er veel onnodige tijd verspild met de gehele factuurafhandeling. Daarnaast vinden er veel fouten plaats, raken documenten kwijt en zorgt deze manier van werken voor veel frustratie bij uw medewerkers.

Waarom het Purchase-to-Pay proces automatiseren?

Een gedigitaliseerd Purchase-to-Pay proces zorgt voor een snellere verwerkingstijd, het profiteren van betalingskortingen en dat er tijd beschikbaar komt om te werken aan het primaire proces. Daarnaast zorgt een digitaal proces er ook voor dat de juiste inzichten worden verkregen in de uitgaven en dat de juiste afspraken worden gemaakt met leveranciers. Maar ook dat deze afspraken en contracten eenvoudig terug te vinden zijn. Ook worden budgetten real-time bijgehouden waardoor er meer controle is over het proces van aanvraag tot betaling.

Vraag een gratis consult aan

Processen binnen Purchase-to-Pay

Een gedigitaliseerd Purchase-to-Pay process levert veel voordelen op. We zoomen hierbij in op de volgende processen:

Behoefte, aanvraag en goedkeuring

Zodra er een behoefte binnen een organisatie ontstaat, zal deze behoefte omgezet worden in een aanvraag tot bestellen. Deze aanvraag dient goedgekeurd te worden door de betreffende verantwoordelijke. Dit kan gedigitaliseerd plaatsvinden via een goedkeuringsflow, waarbij leidinggevenden online een aanvraag kunnen goedkeuren, afkeuren of wijzigen.

Leverancierselectie en bestellen

Zodra een aanvraag is goedgekeurd, kan, als dit nog niet gedaan is, de leverancier geselecteerd worden. Dan is het wel zo gemakkelijk dat deze leverancier online te raadplegen is en eenvoudig is te vergelijken met andere leveranciers. Alleen leveranciers waarmee afspraken zijn gemaakt en waar dus condities gelden, zijn terug te vinden in het overzicht. Zonder bestaande afspraken of contracten wordt het inkopen vermoeilijkt. Daarnaast wordt er ook geen nieuwe leverancier aangemaakt. Zodra de leverancier bekend is en het product geselecteerd is, kan de inkoper aanvragen eenvoudig bestellen. De doelstelling hierbij is dat iedereen in de organisatie op een zo eenvoudig mogelijke manier een aanvraag kan doen en de bestelling kan plaatsen bij de juiste leverancier.

Orderbevestiging en ontvangst

Bij een geautomatiseerd Purchase-to-Pay proces is de aanvraag en de leveranciersselectie tot nu toe erg vlot verlopen. Na de bestelling is de orderbevestiging ontvangen en wordt er netjes aangegeven wanneer de producten geleverd worden. De daadwerkelijke levering vindt vervolgens plaats en is eenvoudig te koppelen aan de bestelling.

Facturatie en betaling

De geleverde goederen worden gematcht met de bestelling en het proces gaat in via een digitale flow door naar de facturatie. Dit kan geheel geautomatiseerd plaatsvinden, aangezien de facturen ingelezen, geïnterpreteerd, en gevalideerd worden. Vervolgens wordt de factuur geboekt en klaargezet om te betalen. Hierin kan eenvoudig prioriteit gegeven worden aan facturen waarop bijvoorbeeld een betalingskorting van toepassing is. De factuur kan nu betaald worden. Het proces is hiermee ten einde gekomen en volledig gedigitaliseerd.

Purchase-to-Pay software

Met het Source-to-Pay platform van Coupa heeft u de mogelijkheid om uw organisatie verder te professionaliseren. De Purchase-to-Pay oplossing stelt u in staat om uw inkoopafdeling naadloos samen te laten werken met finance en uw ERP systeem. Met Coupa maakt u gebruik van een van de slimste Spend Management en Source-to-Pay platformen in de markt. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden binnen uw organisatie.

Voordelen van een optimaal Purchase-to-Pay proces

Een digitaal Purchase-to-Pay proces levert een heel aantal voordelen op, waarbij u als organisatie in staat bent om efficiënter te werken. De voordelen van dit geautomatiseerde en gedigitaliseerde proces nog even op een rijtje:

Een heldere goedkeuringsflow, welke volledig digitaal plaatsvindt. Controle op wie de gebruikers zijn en wat hun autorisatie is.
Hoge mate van Contract Compliance: Alle leveranciers in 1 platform en eenvoudig vergelijken wat de beste deal is.
Eenvoudig de aanmaak van nieuwe leveranciers voorkomen en zakendoen met vaste leveranciers bevorderen, waardoor het mogelijk is om betere condities te realiseren.
Real time check en managen van het budget en of deze toereikend is voor een bestelling.
Eenvoudiger prijzen vergelijken bij bestaande leveranciers door toegang tot een digitaal platform.
Digitaal documenten ontvangen en automatisch laten verwerken in het systeem, zonder dat hier handmatig werk aan te pas komt.
Een digitaal proces helpt uw organisatie met het behalen van uw groene doelstellingen. Er is namelijk minder sprake van papier.
U kunt als onderneming adequaat reageren op de markt en bent beter in staat om klant sneller te bedienen. Hierdoor behoud het bedrijf de concurrentiepositie en kan de organisatie zich focussen op het uitbreiden van deze marktpositie.

Spend Management

Volledige controle over uw bedrijfsuitgaven met het Business Spend Management platform van Coupa.

Meer over Coupa

Accounts Payable met Routty

Ontdek de mogelijkheden van het Routty software platform. Een complete Smart Channel oplossing met connecties naar alle providers.

Meer over Routty

ReadSoft Process Director voor SAP

Automatiseer Accounts Payable processen in SAP met onze naadloos geïntegreerde softwareoplossingen van Kofax ReadSoft.

Meer over ReadSoft