Purchase-to-Pay
Volledige controle en inzicht met Purchase-to-Pay automatisering.
Wat is Purchase-to-Pay?
Purchase-to-Pay, is het process van aankoopaanvraag tot betaling. Voor elke organisatie is dit proces relevant. Vanuit verschillende lagen binnen een organisatie ontstaan er behoeften voor verschillende producten. Daarnaast is het gehele inkoopproces vaak niet gedigitaliseerd en wordt er veel onnodige tijd verspild met de gehele factuurafhandeling. Daarnaast vinden er veel fouten plaats, raken documenten kwijt en zorgt deze manier van werken voor veel frustratie bij uw medewerkers.
Waarom het Purchase-to-Pay proces automatiseren?
Een gedigitaliseerd Purchase-to-Pay proces zorgt voor een snellere verwerkingstijd, het profiteren van betalingskortingen en dat er tijd beschikbaar komt om te werken aan het primaire proces. Daarnaast zorgt een digitaal proces er ook voor dat de juiste inzichten worden verkregen in de uitgaven en dat de juiste afspraken worden gemaakt met leveranciers. Maar ook dat deze afspraken en contracten eenvoudig terug te vinden zijn. Ook worden budgetten real-time bijgehouden waardoor er meer controle is over het proces van aanvraag tot betaling.
Processen binnen Purchase-to-Pay
Een gedigitaliseerd Purchase-to-Pay process levert veel voordelen op. We zoomen hierbij in op de volgende processen:
Behoefte, aanvraag en goedkeuring
Zodra er een behoefte binnen een organisatie ontstaat, zal deze behoefte omgezet worden in een aanvraag tot bestellen. Deze aanvraag dient goedgekeurd te worden door de betreffende verantwoordelijke. Dit kan gedigitaliseerd plaatsvinden via een goedkeuringsflow, waarbij leidinggevenden online een aanvraag kunnen goedkeuren, afkeuren of wijzigen.
Leverancierselectie en bestellen
Zodra een aanvraag is goedgekeurd, kan, als dit nog niet gedaan is, de leverancier geselecteerd worden. Dan is het wel zo gemakkelijk dat deze leverancier online te raadplegen is en eenvoudig is te vergelijken met andere leveranciers. Alleen leveranciers waarmee afspraken zijn gemaakt en waar dus condities gelden, zijn terug te vinden in het overzicht. Zonder bestaande afspraken of contracten wordt het inkopen vermoeilijkt. Daarnaast wordt er ook geen nieuwe leverancier aangemaakt. Zodra de leverancier bekend is en het product geselecteerd is, kan de inkoper aanvragen eenvoudig bestellen. De doelstelling hierbij is dat iedereen in de organisatie op een zo eenvoudig mogelijke manier een aanvraag kan doen en de bestelling kan plaatsen bij de juiste leverancier.
Orderbevestiging en ontvangst
Bij een geautomatiseerd Purchase-to-Pay proces is de aanvraag en de leveranciersselectie tot nu toe erg vlot verlopen. Na de bestelling is de orderbevestiging ontvangen en wordt er netjes aangegeven wanneer de producten geleverd worden. De daadwerkelijke levering vindt vervolgens plaats en is eenvoudig te koppelen aan de bestelling.
Facturatie en betaling
De geleverde goederen worden gematcht met de bestelling en het proces gaat in via een digitale flow door naar de facturatie. Dit kan geheel geautomatiseerd plaatsvinden, aangezien de facturen ingelezen, geïnterpreteerd, en gevalideerd worden. Vervolgens wordt de factuur geboekt en klaargezet om te betalen. Hierin kan eenvoudig prioriteit gegeven worden aan facturen waarop bijvoorbeeld een betalingskorting van toepassing is. De factuur kan nu betaald worden. Het proces is hiermee ten einde gekomen en volledig gedigitaliseerd.
Purchase-to-Pay software
Met het Source-to-Pay platform van Coupa heeft u de mogelijkheid om uw organisatie verder te professionaliseren. De Purchase-to-Pay oplossing stelt u in staat om uw inkoopafdeling naadloos samen te laten werken met finance en uw ERP systeem. Met Coupa maakt u gebruik van een van de slimste Spend Management en Source-to-Pay platformen in de markt. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden binnen uw organisatie.
