Purchase-to-Pay
Fuld kontrol og overblik over Purchase-to-Pay processen.
Hvad er Purchase-to-Pay?
Purchase-to-Pay processen går fra indkøbsforespørgsel til betaling. Denne proces er relevant for de fleste typer virksomheder. Behovet for forskellige produkter kan opstå fra alle lag i virksomheden. Ofte er hele indkøbsprocessen ikke digitaliseret, og megen unødig tid bruges på fakturaprocessen som helhed. Der er mange fejlmuligheder, dokumenter forsvinder – dette giver anledning til frustrationer hos medarbejderne.
Hvorfor automatisere Purchase-to-Pay processen?
En digitaliseret Purchase-to-Pay proces sikrer hurtigere procestid, rabatter for rettidig betaling, frigiver tid til arbejdet med mere værdiskabende opgaver. En digitaliseret proces sikrer et korrekt overblik over udgifter, men også at kontrakter med leverandøren overholdes. Både aftaler og kontraker er nemme at slå op. Budgetter opdateres i realtid, alt dette giver bedre kontrol af processen fra indkøbsforespørgsel til betaling.
Purchase-to-Pay processer
En digitaliseret Purchase-to-Pay proces giver mange fordele. Nedenfor uddyber vi følgende processer:
Behov, forespørgsel og godkendelse
Så snart et behov opstår i virksomheden, bliver dette behov konverteret til en indkøbsrekvisition. Den ansvarlige person godkender rekvisitionen. Med Purchase-to-Pay automatisering kan du håndtere godkendelsen via et workflow, hvor ledere kan acceptere, afvise eller ændre i rekvisitionen online.
Leverandør valg og ordre
Når ordren er godkendt, hvis det ikke allerede er sket, kan den rette leverandør vælges. Den valgte leverandør kan nemt konsulteres online og det er nemt at sammenligne med lignende leverandører. Kun leverandører med eksisterende kontrakter og tilhørende betingelser kan ses i leverandøroversigten. Indkøb udenfor eksisterende aftaler eller kontrakter er mere besværlige. Når en leverandør og produktet er i systemet bliver indkøbet automatisk til en indkøbsordre. Fordelen er, at enhver i virksomheden kan sende en indkøbsrekvisition simpelt og nemt, når den rette leverandør er valgt.
Ordre-godkendelse og -bekræftelse
I en automatiseret Purchase-to-Pay proces er forespørgsel og valg af leverandør gået nemt. Efter at ordren er afgivet, modtages ordrebekræftelse sammen med forsendelses- og modtagelsesinformationer. Når levering har fundet sted er det let at linke info til den aktuelle ordre.
Fakturering og betaling
sammenligner automatisk leverede produkter op mod indkøbsordren og sendes til fakturering via et digitalt flow. Hele match processen kan håndteres automatisk idet fakturaer læses, tolkes og valideres. Fakturaen posteres og sendes til betaling. Fakturaer kan nemt prioriteres og ændres så man kan opnå rabatter. Fakturaen er klar til betaling og hele indkøbsprocessen er nu gennemført.
Purchase-to-Pay software
Med Coupa’s Source-to-Pay platform, har du mulighed for at personalisere din virksomhed yderligere. Purchase-to-Pay løsningen sikrer at din indkøbsafdeling arbeder gnidningsløst sammen med finans og dit ERP system. Med Coupa, benytter du en af de smarteste Spend Management og Source-to-Pay platforme på markedet idag. Kontakt os og hør om mulighederne i din virksomhed.
