Purchase-to-Pay
Volle Kontrolle und Einblicke mit Purchase-to-Pay-Automatisierung.
Was ist Purchase-to-Pay?
Purchase-to-Pay ist der Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung. Dieser Prozess ist für jede Organisation relevant. Der Bedarf an verschiedenen Produkten entsteht auf verschiedenen Ebenen innerhalb einer Organisation. Des Öfteren ist der gesamte Einkaufsprozess außerdem nicht digitalisiert, und es wird viel unnötige Zeit mit dem gesamten Rechnungsprozess vergeudet. Es gibt viele Fehler; Dokumente verschwinden, und diese Arbeitsweise verursacht große Frustration bei Ihren Mitarbeitern.
Warum den Purchase-to-Pay Prozess automatisieren?
Ein digitalisierter Purchase-to-Pay-Prozess ermöglicht eine schnellere Bearbeitungszeit, die Ausnutzung von Skonto und spart Zeit, die Sie für den eigentlichen Prozess aufwenden können. Außerdem stellt ein digitaler Prozess sicher, dass die richtigen Einblicke in die Ausgaben vorhanden sind und dass die richtigen Vereinbarungen mit den Lieferanten getroffen werden. Auch, wenn diese Vereinbarungen und Verträge leicht zu finden sind – die Budgets werden in Echtzeit aktualisiert, was zu mehr Kontrolle über den Prozess von der Anfrage bis zur Zahlung führt.
Prozesse im Purchase-to-Pay
Ein digitalisierter Purchase-to-Pay-Prozess bietet viele Vorteile. Wir schauen uns die folgenden Prozesse etwas genauer an:
Bedarf, Anforderung und Genehmigung
Sobald in einer Organisation ein Bedarf entsteht, wird dieser Bedarf in eine Bestellung umgewandelt. Die verantwortliche Person muss diese Anforderung genehmigen. Mit der Purchase-to-Pay-Automatisierung können Sie die Genehmigung über einen Genehmigungsfluss abwickeln, bei dem leitende Mitarbeiter einen Antrag online annehmen, ablehnen oder ändern können.
Lieferantenauswahl und Bestellung
Nach der Genehmigung eines Antrags, falls noch nicht geschehen, kann der Lieferant ausgewählt werden. Von dort kann der Lieferant unkompliziert online kontaktiert werden und kann sehr einfach mit anderen Lieferanten verglichen werden. In der Übersicht sind nur die Lieferanten zu finden, mit denen bereits Vereinbarungen bestehen und für die deshalb Konditionen gelten. Ohne bestehende Vereinbarungen oder Verträge wird die Beschaffung schwierig. Sobald der Lieferant bekannt ist und das Produkt ausgewählt wurde, kann der Einkäufer problemlos Bestellanfragen ordern. Ziel ist es, dass jeder im Unternehmen auf einfachste Weise eine Anfrage stellen und diese an den richtigen Lieferanten vergeben kann.
Auftragsbestätigung und Eingang
In einem automatisierten Purchase-to-Pay-Prozess verlief die Anfrage und die Lieferantenauswahl bisher reibungslos. Nachdem die Bestellung abgesetzt ist, erhalten Sie die Auftragsbestätigung mit Versand- und Lieferinformationen. Wenn die eigentliche Lieferung erfolgt, lässt sie sich einfach mit der bestehenden Bestellung verknüpfen.
Fakturierung und Bezahlung
Die Daten der Lieferung werden automatisch mit der Bestellung abgeglichen und in einem digitalen Prozessfluss bis zur Zahlung verarbeitet. Der Abgleich kann vollständig automatisch erfolgen, da die Rechnungen gelesen, interpretiert und validiert werden. Die Rechnung wird gebucht und für die Zahlung vorbereitet. Rechnungen, für die z. B. ein Skonto gilt, können problemlos priorisiert werden. Die Rechnung ist zur Zahlung bereit, und der Einkaufsprozess ist damit abgeschlossen.
Purchase-to-Pay software
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