Purchase-to-Pay

Control total e información con la automatización «Purchase-to-Pay».

¿Qué es «Purchase-to-Pay»?

«Purchase-to-Pay» es el proceso desde la solicitud inicial de una compra hasta el pago. Este proceso es relevante para todas las organizaciones. Surgen necesidades de diferentes productos de diferentes niveles dentro de una organización. Además, a menudo no todo el proceso de compra está digitalizado y se pierde mucho tiempo innecesario con el proceso de facturación. Hay muchos errores, los documentos desaparecen y esta forma de trabajar causa mucha frustración a sus empleados.

¿Por qué automatizar el proceso «Purchase-to-Pay»?

Un proceso digitalizado «Purchase-to-Pay» permite un tiempo de procesamiento más rápido, aprovechando los descuentos por pronto pago y otras mejoras operativas. Además, un proceso digital garantiza que esté disponible la información correcta de los gastos y que se establezcan los acuerdos adecuados con los proveedores. Pero incluso que estos acuerdos y contratos sean fáciles de encontrar. Los presupuestos se actualizarán en tiempo real, lo que darà más control sobre todo el proceso.

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Procesos dentro de «Purchase-to-Pay»

Un proceso digitalizado en «Purchase-to-Pay» proporciona muchos beneficios. Nos concentramos en los siguientes procesos:

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Necesidad, solicitud y aprobación

Tan pronto como surja una necesidad dentro de una organización, esta necesidad se convertirá en una orden de compra. La persona responsable debe aprobar esta solicitud. Con la automatización de «Purchase-to-Pay», puede procesar la aprobación a través de un Workflow, donde los responsables pueden aceptar, rechazar o cambiar una solicitud en tiempo real.

Selección de proveedor y pedido

Una vez que se aprueba una solicitud, si no se ha hecho ya, se puede seleccionar el proveedor. Es tan sencillo como consultar en línea este proveedor comparándolo con otros. En la vista general solo se pueden encontrar los proveedores que tienen acuerdos vigentes y, por lo tanto, en los que se aplican condiciones establecidas. La compra se dificulta sin acuerdos o contratos existentes. Una vez que se conoce al proveedor y se selecciona el producto, el comprador puede solicitar pedidos de forma sencilla. El objetivo es que todos los miembros de la organización puedan presentar una solicitud de la manera más sencilla posible y hacerla al proveedor adecuado.

Confirmación y recepción del pedido

En un proceso automatizado «Purchase-to-Pay», la solicitud y la selección de proveedor ha sido hasta ahora muy fácil. Después del pedido, se recibe la confirmación del mismo junto con la información de envío y entrega. A continuación, cuando se produce la entrega es fácil vincularla al pedido existente.

Facturación y pago

Valide automáticamente la mercancía recibida con el pedido previo y lance un proceso digital para la facturación. La validación podría procesarse de forma totalmente automática porque las facturas se capturan, interpretan y validan. La factura se contabiliza y se prepara para el pago. Se puede dar prioridad fácilmente a las facturas a las que, por ejemplo, se aplica un descuento por pronto pago. Finalmente la factura está lista para el pago y el proceso de compra ha llegado a su fin.

Programa «Purchase-to-Pay»

Con la plataforma «Source-to-Pay» de Coupa, tiene la oportunidad de profesionalizar más su organización. La solución «Purchase-to-Pay» le permite dejar que su departamento de compras trabaje sin problemas con el sistema financiero y su sistema ERP. Con Coupa, usará una de las plataformas de gestión de gastos y «Order-to-Cash» más inteligentes del mercado. Póngase en contacto con nosotros para conocer las posibilidades dentro de su organización.

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