Purchase-to-Pay

Behov, forespørsel og godkjenning

Så snart det oppstår et behov innenfor en organisasjon vil dette behovet konverteres til en innkjøpsordre. Den ansvarlige personen må godkjenne denne forespørselen. Med Purchase-to-Pay-automatisering kan du behandle godkjenningen gjennom en godkjenningsflyt, der ledere kan godta, avvise eller endre en nettbasert forespørsel.

Leverandørvalg og ordre

Når ordren er godkjent, hvis det ikke allerede er gjort, velger du leverandør. Deretter kan leverandøren enkelt konsulteres på nettet og det er lett å sammenligne den med andre leverandører. Du finner kun leverandører med eksisterende avtaler og i dermed underlagt gjeldende vilkår i oversikten. Innkjøp uten eksisterende avtaler og kontrakter blir vanskelig å utføre. Når leverandøren er kjent og produktet er valgt kan innkjøperen enkelt legge inn rekvisisjoner. Målet er at alle i organisasjonen kan sende inn en forespørsel på enklest mulig måte og plassere den hos riktig leverandør.

Ordrebekreftelse og kvittering

I en automatisert Purchase-to-Pay-prosess har det foreløpig gått greit med forespørselen og leverandørvalget. Etter at ordren er lagt inn, mottas ordrebekreftelsen sammen med frakt- og leveringsinformasjonen. Den faktiske forsendelsen blir da levert og er enkel å koble til en eksisterende ordre.

Fakturering og betaling

Match automatisk de leverte varene med ordren, fakturering behandles i en digital flyt. Matchingen kan behandles helautomatisk fordi fakturaene blir lest, tolket og validert. Fakturaen blir bokført og klargjort for betaling. Det er enkelt å prioritere fakturaer der for eksempel en blir tatt i bruk en betalingsrabatt. Fakturaen er klar for betaling og innkjøpsprosessen er nå avsluttet.