Verbeter het echte proces met Process Mining

Automatisering is het belangrijke, laatste onderdeel van de digitale transformatie. Om daar de vruchten van te plukken, dient u inzicht te hebben in het gehele proces, de data kunnen analyseren en objectieve beslissingen te kunnen maken. Process Mining kan daarbij helpen.

Vooral financiële afdelingen kunnen profiteren van automatisering en robotisering, omdat er in die afdelingen doorgaans veel processen en workflows zijn die kunnen worden gestandaardiseerd. Maar voordat u automatisering kunt toepassen, moet u een duidelijk beeld hebben van de verschillende processen en workflows die daarbij komen kijken. En daar nu ligt de uitdaging. Want door medewerkers te interviewen om een ​​beeld te krijgen van die workflows, krijgt u niet altijd zicht op het ‘echte’ proces’; maar een ‘gepercipieerde’ workflow. Meestal gebeurt dit omdat een medewerker niet het hele proces kan overzien, maar slechts een deel daarvan. Wat er gebeurt, is dat u een interpretatie krijgt van de workflow, in plaats van gebaseerd op ruwe data die de daadwerkelijke workflow in kaart brengt.

Niet zo lean als u zou willen

Zo moet de ideale workflow op de afdeling Purchase-to-Pay of Order-to-Cash recht en gestroomlijnd zijn: een bestelling wordt geplaatst, de bestelling wordt afgeleverd, een factuur wordt naar de klant (of leverancier) gestuurd, de betaling wordt verwerkt en de casefile wordt gearchiveerd. In werkelijkheid is dit echter niet het geval; de workflow is ingewikkeld, circulair en kan veel afwijkingen bevatten. Het probleem is dat wat door werknemers wordt gezien als de echte workflow, vaak veel ingewikkelder is, als u naar de gegevens kijkt. Dus als u alleen het waargenomen proces zou analyseren, dan kunt u eindigen met suggesties voor automatisering of robotisering op basis van de verkeerde gegevens. Automatisering kan dan minder voordelen opleveren dan dat u had gehoopt.

Het echte proces in beeld brengen

Een manier om inzicht te krijgen in het echte proces, is door de ruwe data te analyseren. We noemen dit Process Mining. Omdat er veel gegevens aanwezig zijn in bijvoorbeeld de Purchase-to-Pay- en Order-to-Cash-workflow, denken we dat het automatiseren van dit proces aan de hand van Process Mining een groot verschil kan maken. Door gebruik te maken van gespecialiseerde software zoals Minit, zijn we in staat om elke mutatie die tijdens het proces plaatsvindt in kaart te brengen. Dit gebeurt omdat Minit alle gegevens van de ‘event logs’ verzamelt; gegevens die worden ingevoerd of gewijzigd wanneer er een mutatie is in de status van een dossier: bijvoorbeeld een leveringsbevestiging, maar ook geweigerde goedkeuringen van betalingen. Het registreert ook de tijd die nodig is voor elke actie, inclusief tijd tussen verschillende mutaties. De software gebruikt gegevens die door bestaande systemen worden gegenereerd, maar kan ook zelfstandig nieuwe gegevens vastleggen door het gebruik van ‘keylogging’ van gebruikers. En met het ‘Plug and Process’-principe van Minit is het eenvoudig te implementeren met bestaande systemen, zoals ReadSoft Process Director.

Toegankelijke gegevens, grondige analyse

De gegevens worden op een gebruiksvriendelijke manier weergegeven, waardoor gebruikers inzicht krijgen in de daadwerkelijke (echte) workflow. Het legt verbanden tussen de verschillende stappen in het proces, toont waar verbeterpunten zijn en waar mogelijkheden zijn voor automatisering en robotisering. Omdat het data gebruikt, in plaats van subjectieve interpretaties, kunt u objectievere beslissingen nemen. Het is ook een efficiëntere manier om de benodigde informatie te verzamelen, in plaats van kostbare tijd weg te nemen van werknemers door interviews en workshops te houden.

Om optimaal te profiteren van automatisering en robotisering, heeft u volledig inzicht nodig in de processen die u overweegt te automatiseren. Process Mining maakt het mogelijk om een ​​proces volledig in kaart te brengen op basis van realtime gegevens en geeft u een objectieve weergave van workflows, verbeterpunten en mogelijkheden voor automatisering. Als u meer wilt weten over Process Mining, hoe het u kan helpen uw processen en workflows te begrijpen, zodat u alle voordelen van automatisering kunt benutten, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Gerelateerd

Ik ontvang graag de Dynatos nieuwsbrief en updates


Menu