Forbedring af proces-effektivitet er en vigtig del af den digitale transformation. Proces automatisering er sidste del, men også den afgørende del. For at høste fordelene, er det vigtigt, at du har viden om hele processen, er i stand til at analysere dataene og tage objektive beslutninger – det kan Process Mining gøre for dig.
Især finansafdelinger kan profitere på automatisering og robotisering, da de typisk har processer og workflows, som med fordel kan standardiseret. Før du starter på implementeringen, skal du have et klart billede af de forskellige processer og workflow, der er involveret. Det er heri udfordringerne ligger. Selvom du har interviewet medarbejderne for at få et klart billede af workflow, får du ikke altid det korrekte billede af den ‘reelle’ proces, ofte ender du op med et ‘opfattet’ workflow. Oftest skyldes det, at medarbejderne ikke kan overskue hele processen, men kun en del af processen. Det, der så sker er, at du får en fortolkning af arbejdsgangen i stedet for de rå data, der kortlægger den reelle proces.
Ikke så lean som du kunne ønske dig
For eksempel, det ideelle workflow for Purchase-to-Pay eller Order-to-Cash processer burde være ligetil og lean. En ordre er placeret, ordren er leveret, faktura er sendt til kunden (eller modtaget fra leverandøren), betaling er foretaget og sagen arkiveres. Faktisk er det ikke sådan, det reelt sker. Workflow er komplicerede, cirkulære og indeholder mange variationer. Spørgsmålet er, hvad medarbejderen opfatter som den rigtige proces. Workflowet er ofte meget mere kompleks, når du kigger på dataene. Hvis du kun analyserer den ‘oplevede’ proces, kan du ende op med automatiseringsforslag baseret på subjektive data. Det kan gøre din automatisering mindre fordelagtig.
Mapping af den reelle proces
En måde at få indsigt i den reelle proces er ved at analysere de rå data. Da der er rigtig meget rå data, selv i den leanest form for Purchase-to-Pay eller Order-to-Cash proces, ved vi af erfaring, at det gør en forskel at automatisere workflows. Vi kalder det Process Mining. Ved at benytte en special software såsom Minit, er vi i stand til at mappe enhver ændring, der sker gennem processen. Minit henter alle data fra ‘event logs’, både indtastninger eller ændringer, såsom er en ændring i status, som en casefile, leveringsgodkendelse, afvist betalingsgodkendelse osv. Den mapper også tid og data for hver enkelt proces samt tiden mellem ændringer. Softwaren benytter al data genereret i eksisterende systemer såsom ERP-systemer, men er også i stand til at optage nye data egenhændigt, når der ikke er data tilgængeligt, ved brug af ‘keylogging’ af brugers input. Med Minit’s ‘Plug and Process’ principper er det nemt at implementere med andre eksisterende systemer, fx ReadSoft Process Director.
Tilgængelige data og grundig analyse
Data vises på en brugervenlig måde, der giver brugeren viden om den aktuelle (reelle) proces. Den lægger forbindelser mellem de forskellige step i processen, Hvor der er forbedringsmuligheder for automatisering og robotisering. Fordi den benytter bruger data, i stedet subjektive fortolkninger, kan du tage flere objektive beslutninger. Det er også en mere effektiv måde at samle de nødvendige informationer på, i stedet for at tage dyrebar tid væk fra medarbejderne ved at gennemføre interviews og workshops.
For at få det bedste udbytte fra automatisering og robotisering, er du nødt til have komplet viden om den proces du overvejer at automatisere. Process Mining giver mulighed for fuldt ud at mappe en proces baseret på realtids data og give dig et klart billede af dine workflow samt forslag til yderligere automatisering. Hvis du ønsker, at få mere viden om Process Mining, hvordan det kan hjælpe dig til bedre forståelse af dine processer og workflow samt give dig mulighed for at høste alle fordelene ved at automatisere dem, så tag endelig kontakt til os.
Process Mining gør dig i stand til fuldtud at mappe en proces baseret på realtids data og give dig en objektiv præsentation af workflow, den foreslår også forbedringer og nye automatiseringsmuligheder.
