Bent u klaar voor de EU GDPR?

De algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van de EU wordt van kracht in mei 2018. Alle bedrijven die persoonsgegevens verwerken, moeten aan de opgestelde vereisten voldoen. Dat geldt voor (bijna) elk bedrijf. Elke overtreding vanaf mei kan leiden tot aanzienlijke boetes en daarmee kostenposten.

Heeft u last van de nieuwe GDPR? Naar wat voor soort gegevens verwijzen ze?

Volgens de verordening:

“De AVG is niet alleen van toepassing op organisaties binnen de EU, maar ook op organisaties buiten de EU als zij goederen of diensten aanbieden aan, of het gedrag van EU-betrokkenen controleren. Het is van toepassing op alle bedrijven die de persoonsgegevens van betrokkenen die in de Europese Unie wonen verwerken en bewaren, ongeacht de locatie van het bedrijf. ”

“Alle informatie met betrekking tot een natuurlijke persoon of ‘gegevens’, die kunnen worden gebruikt om de persoon direct of indirect te identificeren. Het kan van alles zijn, van een naam, een foto, een e-mailadres, bankgegevens tot berichten op sociale netwerkwebsites en medische informatie of een IP-adres van een computer. ”

Bottom-line: elk financieel proces dat persoonlijke gegevens bevat, wordt beïnvloed door de GDPR.

Documenten die betrokken zijn bij financiële processen zoals: verkooporders, facturen, inkooporders, leveringsbonnen, prijsopgaven en contracten, zullen een speciale rol spelen in de nieuwe regelgeving.

Om aan de vereisten van de AVG te voldoen, is een ECM-systeem absoluut essentieel, omdat het in het algemeen het maken, beheren en veilig archiveren van alle relevante documenten in het kader van gegevensbescherming mogelijk maakt.

Als onderdeel van onze portfolio bieden we Windream als oplossing voor juridische archivering en inhoudsbeheer. Het systeem zal de nieuwe regeling gemakkelijk toepassen door de volgende voordelen te bieden:

Documentatieplicht

De GDPR vereist uitgebreide en transparante documentatie van alle processen die verband houden met gepersonaliseerde gegevens. Dit vraagt om het gebruik van gespecialiseerd informatiebeheer. Dit systeem moet het centrum van alle activiteiten zijn. Aspecten als “beperkte toegangsrechten via een restrictief rechtenconcept”, “absolute transparantie voor documentgerelateerde processen” en het “adequaat blokkeren of verwijderen van gepersonaliseerde informatie” vallen onder de softwareoplossing van Windream en zijn direct gekoppeld aan de vereisten van de EU GDPR.

Overzicht van processen

De EU GDPR vereist een uitgebreid overzicht en een beschrijving van alle processen die verwijzen naar gepersonaliseerde gegevens. Daarom worden procesbeschrijvingen en indexering op basis van nauwkeurig gedefinieerde gegevenscategorieën essentiële functies in uw ECM-systeem. Als bestaande documenten moeten worden gewijzigd, moeten deze aanpassingen worden getraceerd via een volledige documentgeschiedenis. Windream kan op elk gewenst moment vrijwel het volledige bewijs van wijzigingen of uitbreidingen leveren “met één druk op de knop”.

Toestemmingsverklaringen

Volgens de AVG kan de verwerking van gepersonaliseerde gegevens ook worden geautoriseerd via de toestemmingsverklaring van de betreffende persoon. De AVG vereist dat de toestemming van de getroffen persoon expliciet moet worden aangetoond door de verantwoordelijke partij. Windream ondersteunt de gebruiker bij het beheer van de “verzamelde” toestemmingsverklaringen, bijvoorbeeld met een systematische opslag in een persoonsregister of met een elektronisch bestand binnen het ECM-systeem.

Verwijderingsverzoeken

Over het algemeen hebben getroffen personen het recht om te eisen dat hun persoonlijke gegevens worden verwijderd indien een van de in dit artikel genoemde redenen van toepassing is. Over het algemeen is het verwijderen van gegevens uit Windream eenvoudig te realiseren en kan het ook worden geautomatiseerd. Afgezien van het intrekken van alle rechten, waardoor de gegevens niet kunnen worden bekeken, is een verwijdering ook mogelijk met behulp van andere technische manieren, bijvoorbeeld door documenteigenschappen toe te voegen die de documenten naar een beschermd gebied overbrengen en daarna een verwijdering initiëren via een geautomatiseerd concept op basis van de document-levenscyclus.

Met Windream in onze oplossingenportfolio, bieden we u voordelen in de concepten van rechten, toegang en bescherming, via documenthistorie, versiefuncties en indexeringen voor het snel ophalen van informatie, tot document-levenscyclus voor geautomatiseerde of handmatige gegevens verwijdering.

Beheer uw documentatie op een manier die voldoet aan de AVG. Heeft u vragen over onze ECM-oplossing of over het beheren van documenten volgens de laatste regelgeving, neem dan contact met ons op!

Wij helpen u om een ECM-oplossing in de kortst mogelijke tijd te implementeren.

Ontvang onze laatste blogposts en updates

Menu