RPA de eerste stap richting Hyperautomation

De adoptie van Robotic Process Automation (RPA) technologie is de afgelopen jaren binnen organisaties steeds meer toegenomen. In veel gevallen wordt er gestart met pilots van ongeveer 5 tot 10 bots om bedrijfsprocessen te automatiseren. RPA is uitstekend geschikt voor het automatiseren van tijdrovend en foutgevoelig werk om de klant- en werknemerservaring te verbeteren en operationele besparingen te realiseren.

Maar om echte toegevoegde waarde te leveren, moeten organisaties verder gaan dan RPA alleen. Een automatiseringsplatform wat alle bedrijfssystemen intelligent aan elkaar kan koppelen en wat door eigen personeel beheert, ontwikkelt en uitgerold kan worden gaat de volgende stap in digitale transformatie versnellen. Een digitale workforce welke samenwerkt met het reeds aanwezige personeel.

Deze nieuwe manier van werken is ook tijdens de huidige COVID-19 pandemie sterk naar voren gekomen. Waar organisaties voorheen gewend waren aan één lokale werkplek met bijbehorende infrastructuur, zien we dat organisaties steeds meer in SAAS-oplossingen denken om daarmee de workforce een extra mate van flexibiliteit mee te geven.

Deze economisch onzekere periode zorgt ervoor dat organisaties nog meer gaan kijken naar automatisering en mogelijke kostenbesparende transformaties. Deze ontwikkeling heeft Hyperautomation in de kaart gespeeld, waarbij men binnen de organisatie alle mogelijke processen, die voor automatisering in aanmerking komen in kaart brengt met als doel deze processen verder te optimaliseren. Hyperautomation omvat een combinatie van technologie en tools, inclusief (maar niet beperkt tot) RPA, Artificial Intelligence (AI), Machine Learning en software om processen te optimaliseren, automatiseren en de werknemer te ontlasten van repetitieve taken die weinig tot geen waarde toevoegen aan de organisatie. Door de kostenbesparende mogelijkheden die Hyperautomation met zich meebrengt is deze innovatie in het Gartner Trend report uitgeroepen tot een Top Strategic Technology.

Waar veel bedrijven dus nog zoekende zijn naar automatiseringsmogelijkheden gaan andere bedrijven al een stap verder. Middels RPA in combinatie met AI kan men in vorm van Process Discovery helpen bij het in kaart brengen van processen die geautomatiseerd kunnen worden. Op deze manier krijgt men snel inzichtelijk welke bedrijfsprocessen de meeste kosten besparen, waar men het snelst een positieve ROI op behaald en welke processen op de lange baan geschoven kunnen worden.

Een van de relevante processen kan binnen de HR afdeling, het on/offboarden van (nieuwe) medewerkers zijn. De HR-medewerker logt in op het Service Management-systeem en ziet dat er bijvoorbeeld dertig nieuwe meldingen zijn om mensen aan te melden in verschillende systemen. Handelingen waaraan gedacht kan worden zijn het aanmaken van een nieuw mailadres en/of gebruikersnaam met bijbehorende autorisaties waar de nieuwe gebruiker toegang tot heeft. Het kan zijn dat er in verschillende systemen ingelogd moet worden om deze gebruiker te registeren. Ook bij het analyseren kan er iets verkeerd gaan. Denk hierbij aan het verkeerd toekennen van autorisaties. Hierdoor kan een HR of IT-medewerker al snel vijf tot tien minuten bezig zijn met het verwerken van een ticket. Daar bovenop dient ook nog rekening gehouden te worden met de foutmarge die ontstaat door de onjuiste handmatige invoer van een nieuwe gebruiker.
Het voorbeeld wat hier geschetst wordt kent een hoog repetitief karakter. Met Robotic Process Automation (RPA) biedt Dynatos een oplossing voor uw organisatie.

Een ander voorbeeld is het takenpakket waar de medewerker crediteurenadministratie zich mee bezig houdt, zoals het verwerken, controleren en betalen van inkomende facturen. Dagelijks komen er honderden facturen binnen van bedrijven die graag de facturen betaald zien worden binnen de afgesproken betalingstermijn. Echter lukt dit niet altijd door de drukte en alle verantwoordelijkheden die een medewerker heeft.

Waar de medewerker mee te maken krijgt is dat de factuur per mail binnen komt, wordt geopend met een PDF-reader en moet ingevoerd worden in het ERP-systeem waar de organisatie voor heeft gekozen. Er moet door de medewerker constant tussen systemen geschakeld worden om ervoor te zorgen dat alles gecentraliseerd op een plek bijgehouden wordt. Het verwerken van een factuur in een systeem kan een tijdrovende klus zijn. Om alle bovengenoemde stappen te voltooien, is men al gauw vijf minuten per factuur kwijt om alles goed in te voeren en de factuur te archiveren. Zodra we het over 2000 facturen per maand hebben, dan praten we doorgaans over een potentiële tijdsbesteding van meer dan een FTE.

Met behulp van Hyperautomation kan bovenstaand proces volledig geautomatiseerd worden. Een van de sterke punten van een robot is dat het uitstekend in staat is om informatie uit te wisselen tussen verschillende systemen, waarbij geen menselijk fouten meer gemaakt worden. Niet alleen is de robot in staat om de factureren in uw ERP-systeem te voeren, ook zal het kunnen controleren of facturen niet een betalingstermijn overschrijden.

Bovenstaande voorbeelden zijn slechts enkele van de mogelijk te automatiseren processen. Het in kaart brengen van al deze processen en het automatiseren ervan helpt u waarde toe te voegen aan uw organisatie. Zo verwacht Gartner dat organisaties in 2024 een 30% kostendaling kunnen realiseren middels Hyperautomation.

Dynatos is uw Strategisch Partner in financiële proces automatisering. Dit houdt in dat Dynatos u ondersteunt vanaf strategisch advies tot en met de software implementatie en bijkomende support. Op deze wijze voegen wij blijvend waarde toe aan uw organisatie door processen te optimaliseren en uw organisatie efficiënter in te richten.

Ontvang onze laatste blogposts en updates

Menu