Het lijkt erop dat iedereen het heeft over geautomatiseerde procesautomatisering, die volgens Gartner “kosten kan besparen, sleutelfouten kan elimineren, processen kan versnellen en applicaties aan elkaar kan koppelen”. Forrester noemt Robotic Process Automation (RPA) een nieuw alternatief voor de grote uitgaven van typische BPM-programma’s.
Dus waar gaat de hype over? Grant Johnson, Chief Marketing Officer bij Kofax, sprak onlangs met Russ Gould, Senior Director Product Marketing, om te praten over hoe robotprocesautomatisering een nieuw soort digitale revolutie veroorzaakt binnen ondernemingen. Lees hieronder de highlights.
Er is de laatste tijd veel discussie over geautomatiseerde procesautomatisering (RPA). Mensen noemen het zelfs een revolutie. Kunt u mij vertellen hoe RPA aan populariteit wint bij ondernemingen?
RPA-technologie is niet per se een nieuwe oplossing, maar recente verbeteringen in combinatie met de belofte van interne efficiëntie en kostenbesparingen. Sommige organisaties zullen succes definiëren op basis van een vermindering van het aantal fulltime medewerkers dat handmatige, routinematige en repetitieve gegevensinvoertaken uitvoert. Anderen zien RPA als een heel ander soort kans. Zo kan hun bedrijf groeien en willen ze hun bestaande personeel productiever maken zonder nieuwe werknemers toe te voegen.
Kostenbesparing is niet de enige reden om RPA-oplossingen te gebruiken – het kan zelfs een rekruteringstool zijn. De millenniumgeneratie wil werk doen dat er toe doet en waarde levert. Hen inhuren om geestdodend, handmatig werk tussen twintig verschillende systemen dagelijks te doen, is niet erg aantrekkelijk, wat voor veel organisaties een retentie- en trainingsprobleem creëert.
Het goede nieuws is dat de motivatie voor het gebruik van RPA, kostenbesparingen, productiviteit en groei of behoud van werknemers voortbrengt. De ROI kan eenvoudig vooraf worden berekend en achteraf worden gemeten zodra deze is geïmplementeerd.
Hoe werken robots in verschillende industrieën of functionele gebieden van het bedrijf?
Op hoog niveau werkt het kantoorwerk tegenwoordig net zoals de maakindustrie dat deed vóór de automatisering. Tientallen jaren lang hebben mensen vervelende productiewerkzaamheden op de productievloer uitgevoerd totdat robots ze hebben vervangen. Op kantoor voeren werknemers nog steeds elke dag handmatige taken uit, zoals het kopiëren en plakken van gegevens tussen applicaties of voor het inloggen op portals om informatie in te voeren of op te halen. Dit is het werk dat softwarerobots nu over de hele linie automatiseren in termen van bedrijfstakken en functies, of dit nu klantgericht of de backoffice omvat.
De bank- en verzekeringssector leiden de markt in op het gebied van RPA, evenals financiën en boekhouding als een functionele of afdelingsgroep. In financiën werken teams vaak in systemen zoals Microsoft Excel en verplaatsen ze vervolgens handmatig journaalboekingen van het ene systeem naar een Excel-spreadsheet. Robots kunnen dit soort alledaagse knip- en plakwerk automatiseren en financiële medewerkers vrijmaken om werknemers besluitvormings- en analytische vaardigheden te gebruiken voor waardevoller werk.
Er bestaat enige angst dat kunstmatige intelligentie de menselijke beroepsbevolking zal vervangen en dat iedereen geen werk meer heeft. Maar ik hoor klanten zeggen dat RPA kenniswerkers vrijmaakt om activiteiten met meer toegevoegde waarde uit te voeren, zoals het verkopen van meer producten of het beter kunnen bedienen van klanten. Wat is uw perspectief?
Die voordelen op hoog niveau, zoals het laten groeien van het bedrijf en een betere interactie met klanten, zijn vandaag absoluut de drijvende kracht achter RPA-implementaties. Het vervangen van handmatige inspanningen en het opnieuw toewijzen van de tijd van een werknemer kan deze voordelen opleveren.
Zal een robot binnenkort mijn baas zijn? Nee. Wat robots tegenwoordig doen, is handmatige stappen automatiseren, zoals het voorbeeld voor kopiëren en plakken dat ik zojuist heb gegeven vanuit een journaalboeking naar Excel. Ze denken zelf nog niet veel na, maar kunstmatige intelligentie is de volgende grens.
Waar zijn bedrijven tegenwoordig op het traject van robotautomatisering?
RPA heeft momenteel ongeveer een adoptie van 10 procent, maar analisten voorspellen dat gemakkelijk 40 procent van de organisaties er de komende drie tot vier jaar gebruik van zal maken.
We hebben gezien dat bedrijven RPA voornamelijk op twee manieren implementeren. In een ondernemings breed initiatief kiezen ze één gebied, doen ze een proof of concept en breiden ze vervolgens multifunctioneel uit. Andere organisaties gaan RPA in één businessgroep gebruiken en de use cases groeien verder organisch.
Een klant die jaren geleden RPA implementeerde, vertelde me onlangs dat hun gebruik van robots is gestegen tot een equivalent van 780 medewerkers. Ik denk dat dit echt de dramatische en aanzienlijke productiviteitswinsten illustreert die kunnen worden bereikt met intelligente softwarerobots.
Ik hou van dat concept. Robots hoeven geen pauzes te nemen zolang ze correct zijn geprogrammeerd. Wat zijn enkele verborgen voordelen die bedrijven realiseren met RPA? Laten we beginnen met honderd procent nauwkeurigheid. Robots lopen 24/7, maken geen fouten en de kostenbesparingen worden elke keer bereikt als de robot een taak uitvoert. Een ander verborgen voordeel is dat er meer tijd wordt besteed aan ‘denkend’ werk in plaats van handmatig werk.
Zo kan een treasury-analist 20 tot 30 procent van haar dag besteden aan het kopiëren en plakken van gegevens in plaats van het beheren van de cashflow van de organisatie. Wanneer u die werknemer vrijmaakt om haar ‘echte’ werk te doen, neemt de medewerkerstevredenheid toe, evenals de waarde die aan het bedrijf wordt geleverd.
Die voordelen klinken geweldig, maar sommige bedrijven vragen zich af of ze hun huidige systemen moeten scheuren en vervangen om RPA te implementeren.
RPA vereist geen vervanging of re-engineering van processen. Het kan met succes worden geïmplementeerd rond de huidige systemen om de productiviteit te verbeteren zonder het systeem aan te raken of te wijzigen. Dit is vooral belangrijk bij oudere systemen die vaak niet flexibel zijn en moeilijk te vervangen. Sterker nog, de implementatie van RPA is snel en zonder codering, wat een onmiddellijke ROI oplevert die het gemakkelijker maakt om het project te rechtvaardigen.
Hoe past geautomatiseerde procesautomatisering in een grotere strategie voor digitale transformatie?
Veel organisaties vragen zich af of RPA overbodig is als ze al gebruik maken van BPM-software (Business Process Management). Het antwoord is: absoluut niet. De twee systemen zijn zeer complementair omdat RPA stappen kan automatiseren in aangepaste workflows of kleinere processen die BPM niet zal aanraken zonder voldoende volume of schaal. Op sommige van de gebieden waarover we het hebben gehad, zoals de automatisering van financiële processen of zelfs inhoudsservices, kunnen bedrijven RPA zeer naadloos inzetten als onderdeel van een bedrijfsbrede benadering van digitale transformatie.
Bekijk voor meer informatie onze RPA oplossingen van Kofax of Automation Anywhere.
