Inkooporderaanvraag
Maak gebruik van uw bestaande SAP-infrastructuur om inkooporderaanvragen binnen het hele bedrijf te standaardiseren.
Wat zijn inkooporderaanvragen?
Inkooporderaanvragen, ook wel eenvoudigweg aanvragen genoemd, zijn formele verzoeken die door medewerkers of afdelingen binnen een organisatie worden gedaan om goederen of diensten van leveranciers of verkopers aan te schaffen. Deze aanvragen dienen als de eerste stap in het inkoopproces en initiëren de workflow die leidt tot de creatie en uitgifte van een inkooporder.
Verzoek en goedkeuring via een eenvoudig en gebruiksvriendelijk webformulier.
Onze software voor de verwerking van inkooporderaanvragen biedt een configureerbare workflow om het aanvraagproces te automatiseren en te vereenvoudigen. Door elke goedgekeurde inkoper in uw bedrijf te voorzien van een gebruiksvriendelijk webformulier voor het aanvragen van aanvragen, krijgt u direct zicht op alle inkoopaanvragen terwijl ze door het inkoopproces gaan. Tegelijkertijd legt u een controletraject vast om te voldoen aan huidige en toekomstige nalevingsregels.
Het proces van inkooporderaanvragen:
- Initiatie: Aanvragen worden geïnitieerd door medewerkers of afdelingen die behoefte hebben aan specifieke goederen of diensten. Pas inkooporder sjablonen aan om precies aan te sluiten bij uw organisatorische behoeften. Van veldaanpassingen tot configuraties van goedkeuringsroutes, pas het platform aan om uw inkoopprotocollen te spiegelen en de operationele effectiviteit te verbeteren.
- Informatie: De inkooporderaanvragen bevatten essentiële informatie zoals de beschrijving van de benodigde items of diensten, benodigde hoeveelheden, voorkeursleveranciers (indien aanwezig), leveringstermijnen en speciale instructies of specificaties.
- Geautomatiseerde goedkeuring van aanvragen: Voordat een aanvraag naar de volgende fase in de workflow kan gaan, is vaak goedkeuring nodig van aangewezen personen binnen de organisatie. Zeg vaarwel tegen knelpunten en vertragingen met onze geautomatiseerde goedkeuringsworkflows. Definieer hiërarchische goedkeuringsstructuren en routeleidlijnen om de evaluatie van inkooporders te versnellen en goedkeuringen te verkrijgen van relevante belanghebbenden.
- Creatie van inkooporders: Zodra goedgekeurd, wordt de aanvraag omgezet in een inkooporder, die dient als een formeel akkoord tussen de koper (de organisatie) en de verkoper (de leverancier). De inkooporder bevat details zoals itemomschrijvingen, hoeveelheden, prijzen, leverdatums, voorwaarden en condities.
- Ordervervulling: Na ontvangst van de inkooporder gaat de leverancier over tot het verzenden van de goederen of het leveren van de gevraagde diensten volgens de gespecificeerde voorwaarden.
- Factuurverwerking: Na levering of voltooiing van de diensten stuurt de leverancier een factuur naar de organisatie voor betaling. De Accounts Payable-software controleert de factuur tegen de overeenkomstige inkooporder uit het ERP-systeem, en in sommige gevallen tegen andere ondersteunende documentatie voordat de betaling aan de leverancier wordt verwerkt.
- Documentatie en Tracking: Gedurende het inkoopproces zijn nauwkeurige documentatie en tracking van aanvragen, inkooporders, facturen en betalingen essentieel voor transparantie, naleving en financieel beheer. Veel organisaties gebruiken software systemen of geautomatiseerde tools om deze processen efficiënt te beheren en te volgen.
De module voor orderaanvragen in 20 minuten
Process Director voor inkooporderaanvragen stelt gebruikers in staat om online catalogi te gebruiken om items te selecteren, een aanvraag te maken, het aanvraagdocument naar een workflow te sturen (voor goedkeuring of correctie) en uiteindelijk een inkooporder of inkoopaanvraag in SAP te maken.
