Efficiëntie, kostenreductie en klanttevredenheid zijn enkele van de gemeenschappelijke doelen. De misvatting van lange en dure analyses en hoge investeringen, verhinderen dat managers dit in de praktijk kunnen brengen. Er zijn echter basisconcepten die ons kunnen helpen om problemen in het bedrijfsproces te identificeren en deze te selecteren voor optimalisatie.
Het identificeren van een probleem – en de oorzaak ervan – kan een ‘missie onmogelijk’ maken. Zeker als er verschillende afdelingen, mensen en systemen bij betrokken zijn. Samen met collega Nico van der Meersch, Business Analist bij de Dynatos Groep, schreven we een whitepaper waarin we bespreken hoe bedrijfsprocessen kunnen worden geoptimaliseerd. In deze blog geven we je een aantal van de belangrijkste tips om knelpunten in het proces te identificeren.
Maak gebruik van de Lean Management Methodology
Neem de beste praktijken van de “Lean Management” -methodologie, inclusief het concept van “niet bruikbaar”. Elke bron die u besteedt (tijd, arbeid, materiaal) om een dienst of product te leveren, maar geen waarde toevoegt aan het proces, wordt als niet bruikbaar beschouwd. Er zijn 7 soorten afval volgens deze methodologie: bewegingen, voorraad, transport, defecten, wachten, onnodige stappen en overproductie. ”
Investeren in technologie is niet het enige antwoord
Procesautomatisering via software is natuurlijk een goede optie, maar het is slechts een van de drie belangrijkste componenten: software, proces en mensen. Het is een kwestie van gezond verstand. Verander het proces zelf, verander de volgorde van de taken of verander de mensen. Je moet er allemaal rekening mee houden. In sommige gevallen kun je door de mensen en het proces aan te passen je optimaliseren zonder te investeren in technologie. ”
Meten, meten, meten
‘Er zijn verschillende factoren om te meten. Voorbeelden zijn tijd, tijdige levering en klanttevredenheid. We gebruiken normaal gesproken tijd. ‘ Controleer alle stappen en mijlpalen (uitkomsten) in het proces en meet de cyclustijd van het hele proces maar ook van de tussenstappen.
In een proces voor crediteurenadministratie kunt u bijvoorbeeld de volgende indicatoren meten:
- Gemiddelde tijd voor factuurregistratie vanaf ontvangst
- Gemiddelde tijd voor factuurgoedkeuring vanaf ontvangst
- Gemiddelde tijd voor factuurbetaling vanaf ontvangst
In een meer gedetailleerde analyse kunt u ook het betalingsgedrag meten, bijvoorbeeld:
- Gemiddelde tijd en volume of bedrag van facturen die voor het betalingstermijn zijn betaald.
- Gemiddelde tijd en volume of bedrag van facturen die te laat zijn betaald (na de vervaldatum).
Wanneer zijn de resultaten negatief of positief?
Het hangt af van uw strategie. Als u te laat betaalt, mist u mogelijk betalingskortingen bij uw leveranciers, maar misschien vermijdt u liever cashflowproblemen. U kunt deze bedrijfsproces-scan regelmatig uitvoeren en knelpunten identificeren, effecten van leercurven als gevolg van veranderingen in de organisatie of nieuwe software, hoogseizoen in uw sector.
Naast bovenstaande tips zijn er nog veel meer optimalisatie mogelijkheden en softwareoplossingen te implementeren. Neem contact op voor meer informatie en vraag naar de mogelijkheden voor uw situatie.
