O Regulamento Geral de Proteção de Dados da EU (RGPD) entrou em vigor em maio de 2018. Os requisitos devem ser atendidos por todas as empresas que processam dados pessoais. Isso se aplica a (quase) todas as empresas. Qualquer violação a partir de maio pode resultar em multas significativas.
Você é afetado pelo novo RGPD? A que tipo de dados eles se referem?
De acordo com o regulamento:
“O RGPD não se aplica apenas a organizações localizadas na EU, mas também a organizações localizadas fora da EU se oferecerem bens ou serviços ou monitorarem o comportamento de titulares de dados da UE. Aplica-se a todas as empresas que processam e detêm os dados pessoais dos titulares dos dados residentes na União Europeia, independentemente da localização da empresa.”
“Qualquer informação relacionada a uma pessoa física ou ‘Titular dos Dados’, que possa ser usada para identificar direta ou indiretamente a pessoa. Pode ser qualquer coisa, desde um nome, uma foto, um endereço de e-mail, dados bancários, postagens em sites de redes sociais, informações médicas ou um endereço IP de computador.”
Conclusão: qualquer processo financeiro que inclua dados pessoais é afetado pelo RGPD.
Documentos envolvidos em processos financeiros como: Pedidos de Vendas, Notas Fiscais, Pedidos de Compras, Notas de Entrega, Cotações de Preços, Contratos, etc. terão um papel especial na nova regulamentação.
Para cumprir os requisitos do RGPD, um sistema de Enterprise Content Management (ECM) é absolutamente essencial, pois geralmente permite a criação, gestão e arquivo seguro de todos os documentos relevantes no contexto da proteção de dados.
Como parte de nosso portfólio, fornecemos o Windream como solução de arquivo legal e gestão de conteúdo. O sistema aplicará o novo regulamento de forma conveniente, proporcionando as seguintes vantagens:
Obrigação de Documentação
O RGPD exige uma documentação extensa e transparente de todos os processos relacionados com dados personalizados. Isso obriga ao uso de um gestor de informações especializado. Este sistema deve ser o centro de todas as atividades. Aspectos como “direitos de acesso limitados por meio de um conceito de direitos restritivos”, “transparência absoluta para processos relacionados a documentos” e “bloqueio ou exclusão adequada de informações personalizadas” são cobertos pelo Windream e diretamente vinculados aos requisitos do RGPD da UE.
Visão geral dos processos
O RGPD da EU exige uma ampla visão geral e descrição de todos os processos que se referem a dados personalizados. Para isso, gerir descrições de processos e indexação com base em categorias de dados definidas com precisão, tornam-se recursos essenciais no seu sistema ECM. Se os documentos existentes precisarem ser alterados, esses ajustes devem ser rastreados por meio de um histórico completo do documento. Windream é capaz de fornecer provas completas de alterações ou extensões em qualquer momento desejado praticamente “com o toque de um botão”.
Declarações de consentimento
De acordo com o RGPD, o tratamento de dados personalizados também pode ser autorizado através da declaração de consentimento da respetiva pessoa. O RGPD exige que o consentimento da pessoa afetada seja explicitamente comprovado pela parte responsável. A Windream apoia o utilizador na gestão das declarações de consentimento “reunidas”, por exemplo, com um armazenamento sistemático em um registro de pessoas ou com um arquivo eletrônico no sistema ECM.
Solicitações de exclusão
Em geral, as pessoas afetadas têm o direito de exigir que seus dados personalizados sejam excluídos de acordo com o artigo 17 do RGPD da UE, se um dos motivos mencionados no artigo se aplicar. Geralmente, a exclusão de dados do Windream é fácil de conseguir e também pode ser automatizada. Além de retirar todos os direitos, o que impede a visualização dos dados, uma exclusão também é possível usando outras formas técnicas, por exemplo, adicionando propriedades de documento que transferirão os documentos para uma área protegida e iniciarão uma exclusão posteriormente por meio de um conceito automatizado baseado em o ciclo de vida do documento.
Tendo o Windream no nosso portfólio de soluções, oferecemos vantagens nos conceitos de direitos, acesso e proteção, desde o histórico do documento, a função de versionamento e indexação para recuperação rápida de informações, até as configurações de ciclo de vida para dados automatizados ou manuais eliminação.
Prepare-se para as novas regras. Faça a gestão da sua documentação de maneira compatível com RGPD.
Em caso de aconselhamento, Contate-Nos!
