Was ist der beste Weg, die Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung zu senken?

Wussten Sie, dass wir jedes Jahr weltweit 550 Milliarden Rechnungen versenden? Und dass sich diese Menge in den nächsten 15 Jahren voraussichtlich vervierfachen wird? Ein Großteil der Rechnungen wird noch immer manuell bearbeitet. Wir glauben, dass der Wechsel zur automatisierten elektronischen Rechnungsstellung, genannt auch „E-Invoicing“, Ihrem Unternehmen viel Geld sparen kann.

Früher waren die meisten Rechnungen einfach handgeschriebene Quittungen. Heute werden die meisten als pdf-Dateien per E-Mail versendet. Obwohl sie elektronisch geworden sind, muss immer noch menschliche Arbeit investiert werden, um Rechnungen zu bearbeiten. Wie wir bereits erwähnt haben, sieht Dynatos in der Robotisierung unter anderem von Abrechnungsprozessen viele Vorteile und Chancen für Finanzabteilungen. Gerade im E-Invoicing sehen wir viel Potenzial.

E-Invoicing bedeutet, dass eine Rechnung nicht als Dokument, sondern als Datei (meist als XML-Datei) erstellt wird. Auf diese Weise kann sie automatisch verarbeitet werden und taugt somit perfekt für die Verarbeitung im Rahmen eines robotisierten Verfahrens. Warum? Weil die Rechnung direkt von Ihrem System an das Ihres Kunden oder Lieferanten geschickt wird und umgekehrt. Eine manuelle Bearbeitung durch einen Mitarbeiter erübrigt sich. Beim E-Invoicing übernehmen Ihr Buchhaltungssystem beziehungsweise Ihre Order-to-Cash- und Purchase-to-Pay-Systeme diese Aufgabe. Und auch eine direkte Integration in Ihre Systeme ist möglich.

E-Invoicing senkt Kosten

Einer der Hauptvorteile von E-Invoicing liegt in den geringeren Kosten pro Rechnung. Eine kürzlich durchgeführte Studie hat gezeigt, dass die Kosten für eine einzelne Rechnung um mehr als die Hälfte sinken, wenn sie per E-Invoicing statt in Form von Papier- und PDF-Rechnungen gestellt wird. Der größte Gewinn lässt sich im Versandprozess erzielen. Das Drucken einer Rechnung entfällt ebenso wie die Verwendung von Umschlägen und das Porto. Außerdem sind die Kosten für die Archivierung digitaler Rechnungen wesentlich geringer als die für die Archivierung von Papierrechnungen, da kein physischer Speicherplatz mehr benötigt wird.

E-Invoicing wird der neue Standard sein

Wenn Sie uns fragen: E-Invoicing wird zum neuen Standard werden. So arbeiten derzeit nicht nur Behörden, sondern auch Softwareunternehmen an mehreren Initiativen zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. Routty, die E-Invoicing-Plattform von Dynatos, ist ein gutes Beispiel für eine solche Initiative. Diese Plattform läuft vollständig in der Cloud, lässt sich mühelos in Ihre eigenen Systeme integrieren und schnell bei Kunden und Lieferanten einführen.

E-Invoicing wird Pflicht sein

Es wird erwartet, dass in Zukunft immer mehr Staaten die elektronische Rechnungsstellung verbindlich vorschreiben werden, insbesondere für Unternehmen, die mit Behörden zusammenarbeiten. Dies ist zum Teil auf strengere Regeln zur Einhaltung der Steuervorschriften zurückzuführen. Dank E-Invoicing können Regierungen viel einfacher überprüfen, ob Unternehmen etwa die Vorschriften zur Mehrwertsteuer einhalten. Länder in Südamerika, aber auch viele europäische Länder wie zum Beispiel Italien haben die elektronische Rechnungsstellung bereits verbindlich vorgeschrieben. Nicht nur für Unternehmen, die Behörden Rechnungen stellen, sondern für sämtliche B2B-Geschäftstätigkeiten. Und auf europäischer Ebene wurde eine Plattform eingeführt, die die elektronische Rechnungsstellung erleichtert: PEPPOL. Diese Plattform wird es leichter machen, Behörden standardisierte Rechnungen zu stellen, und bietet zudem eine Reihe von Spezifikationen zur Erleichterung des Verfahrens für internationale Ausschreibungen.

E-Invoicing ist unser Ding

Die Optimierung von Finanzprozessen gehört zu Dynatos‘ Kernkompetenzen, und die elektronische Rechnungsstellung ist ein erheblicher Teil dieser Optimierung. Deshalb begrüßen wir die Entwicklung dieses Systems und stellen uns in unserer Tätigkeit konsequent darauf ein, zum Beispiel mit unserer Routty-Plattform, die auch ein PEPPOL Access Point ist und standardmäßig die Integration in alle wichtigen E-Invoicing-Netzwerke weltweit anbietet.

Die Zukunft der Rechnungsstellung ist E-Invoicing. Lassen Sie sich von Dynatos bei Ihren ersten Schritten in diese Welt begleiten. Wollen Sie mehr über E-Invoicing und die Chancen erfahren, die es Ihrem Unternehmen bietet? Rufen Sie uns an. Wir stehen bereit, um Ihnen zu helfen.

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