De workflow-functionaliteiten in ReadSoft vergemakkelijkt het factuurgoedkeuring-proces in uw organisatie en stelt u in staat om het verkeer van documenten traceerbaar te houden. In een handmatig goedkeuringsproces vliegen uw documenten van de ene naar de andere afdeling en is de laatste “duim omhoog” van de goedkeurder meestal het resultaat van een lange reis.
Voordat u goedkeuring workflows in ReadSoft implementeert, raden we u aan een vergadering met uw crediteurenadministratie op te zetten om het huidige proces te bespreken. In de meeste gevallen is er geen schriftelijk beleid en zijn de criteria voor het toewijzen van een factuur aan een specifiek persoon voor goedkeuring gebaseerd op menselijk perspectief of gezond verstand, in plaats van een standaardprocedure.
Reserveer een vergaderruimte, haal koffie en bespreek de volgende onderwerpen:
Definieer het bereik
Welke factuurcategorieën wilt u in het goedkeuringsproces implementeren? (Services, reizen, IT, HR, enz.)
Hoeveel goedkeuringsprocessen zijn er daadwerkelijk voor deze facturen? Definieer ze een voor een.
Definieer de criteria erachter
- Maak een lijst van de regels en uitzonderingen.
- Geef aan of het subjectieve (op basis van menselijk perspectief) of objectieve (op basis van de inhoud van de factuur) criteria zijn.
Wat zijn de criteria voor elk goedkeuringsproces? Zijn er vereiste reeksen of afhankelijkheden in het proces? Voorbeeld: de factuur moet worden goedgekeurd door persoon-A voordat deze wordt verzonden naar persoon-B. Zijn er beperkingen of speciale voorwaarden voor elke goedkeuring?
Maak een lijst van de betrokken personen
Wie zijn de mensen die betrokken zijn bij welk factuurgoedkeuring-proces? Vermeld ook eventuele uitzonderingen, d.w.z. de occasionele goedkeurders in speciale gevallen.
Hebben al deze mensen toegang tot ReadSoft?
Bepaal het automatiseringsniveau
Is het mogelijk om elk goedkeuringsproces te starten op basis van de vastgelegde factuurgegevens?
Vat deze informatie samen in een rapport, omdat dit uw blauwdruk is om de configuratie in ReadSoft te starten. De antwoorden op de bovenstaande vragen zijn de stukjes die je nodig hebt om de puzzel te voltooien.
Configuratie-elementen
- De scope is de combinatie van de workflows en hun mogelijke stappen.
- De criteria zijn de voorwaarden die moeten worden geëvalueerd op workflow- en/of stapniveau.
- De mensen zijn de gebruikers, rollen of groepen die in Readsoft moeten worden gemaakt.
- De automatisering: de mogelijkheid om de workflow automatisch of door tussenkomst van de gebruiker te starten.
Kijk voor meer informatie op de ReadSoft pagina of neem contact met ons op.
