E-facturatieprojecten zijn tegenwoordig van groot belang om de efficiëntie van het hele factureringsproces te verhogen. Traditioneel worden dit soort projecten opgevat als dure initiatieven in plaats van een methode om het proces te optimaliseren. En meestal, wanneer het project groen licht krijgt om te beginnen, is de aandacht meestal gericht op de technische aspecten.
De grootste uitdaging is waarschijnlijk niet de technologie maar de betrokkenheid van leveranciers. Waarom? Want zelfs wanneer u alle elementen definieert, zoals tools, vereiste gegevens, formaten en kanalen, bent u aan het eind de ontvanger. Degenen die u op het juiste moment de informatie van de beste kwaliteit moeten bezorgen, zijn uw leveranciers.
We hebben de neiging te denken dat succesvolle e-facturatieprojecten (alleen) het resultaat zijn van de beste technologie, maar het partnerschap met uw leveranciers en hun betrokkenheid bij het project is net zo belangrijk. Vergeet niet dat beide partijen een gemeenschappelijk doel nastreven.
Nu moet je denken: Moet ik een enorme onboarding-campagne voeren met mijn leveranciers? Wat als ze niet positief reageren? Of wat als ze helemaal niet reageren? Moet ik ze allemaal op dezelfde manier benaderen? Op basis van onze ervaring bevelen we het volgende aan:
Definieer eerst uw onboarding strategie:
Maak een leverancierssegmentatie op basis van factuur- en transactievolume. Leveranciers met bijvoorbeeld slechts enkele facturen per jaar maar hoge transactievolumes vereisen meer inspanning bij registratie en boekhouding, toch? Deze leveranciers zijn je eerste doelwit. Vraag jezelf af: is het volume de moeite waard?
Analyseer uw gegevens en concentreer u op leveranciers met een groter volume, ze zullen meer geïnteresseerd zijn in deelname aan uw e-facturatieproject.
Start vervolgens uw onboarding campagne. In één woord: communicatie. Begin met het verfijnen van de stamgegevens van uw leverancier. Ongeacht de aanpak (persoonlijk contact, telefoon of e-mail), zorg ervoor dat u de juiste contacten in uw database hebt.
Wees duidelijk in je communicatie. Informeer hen over het project en uw verwachtingen. Specificeer uw vereisten en interne factureringsregels.
Laat ze vanaf het begin weten wat er voor hen in zit. Wat zijn de voordelen als ze deelnemen? Snellere betalingen, interne kostenreductie en een milieuvriendelijk factuurproces zijn slechts enkele van deze voordelen. Zet jezelf in de schoenen van uw leverancier of klant. Als je betrokkenheid wilt, geef er dan iets voor terug.
Onthoud: uw doel is om de papieren facturen zoveel mogelijk te minimaliseren. Probeer de leveranciers met een hoger factuurvolume te converteren naar een elektronisch formaat zoals XML. En verplaats de rest naar een e-mail-PDF-methode. Als u een vangoplossing hebt, kan handmatige interventie van uw team worden geminimaliseerd bij de registratie.
Meer over: Hoe kunt u uw gegevens analyseren en een onboarding strategie ontwikkelen? Hoe een succesvolle onboarding campagne uit te voeren? Neem direct contact met ons op! Als een van onze diensten helpen we onze klanten bij het bepalen van hun strategie voor onboarding. We geven ook advies over de technische en niet-technische aspecten voor de implementatie van e-facturatieprojecten.
