E-fakturaprojekter er i dag meget vigtigt for at øge effektiviteten i hele fakturaprocessen. Traditionelt er sådanne projekter udtænkt som høje omkostningsinitiativer i stedet for en metode til at forbedre processen. Typisk, når projektet har fået grønt lys til at starte, er der størst opmærksomhed på de tekniske aspekter.
Den største udfordring er sandsynligvis ikke teknologi, men leverandørinddragelse. Hvorfor? For selv når du definerer alle elementer som værktøjer, krævede data, formater og kanaler, er du i sidste ende modtageren. Dem, der skal give dig oplysningerne på det rigtige tidspunkt med den bedste kvalitet, er dine leverandører.
Vi har en tendens til at tro, at vellykkede e-fakturaprojekter (kun) er resultatet af den bedste teknologi, men partnerskabet med dine leverandører og hvor engagerede de er med projektet er lige så vigtigt. Husk, at begge parter skal have et fælles mål.
Nu tænker du måske:
- Bør jeg køre en massiv onboarding-kampagne med mine leverandører?
- Hvad hvis de ikke reagerer positivt? Eller hvad hvis de overhovedet ikke reagerer?
- Skal jeg henvende mig til dem alle på samme måde?
Lav en leverandørsegmentering baseret på faktura og transaktionsvolumen. For eksempel kræver leverandører med kun få fakturaer om året, men med høje transaktionsmængder mere kræfter ved registrering og regnskab, ikke? De er dit første mål. Spørg dig selv: Er volumen besværet værd?
Analyser dine data og fokuser på leverandører med større volumen, de vil være mere interesserede i at være en del af dit e-fakturaprojekt.
Med et ord: Kommunikation. Start med at finjustere din leverandørsstamdata. Uanset fremgangsmåden (personlig kontakt, telefon eller e-mail) skal du sørge for, at du har de rigtige kontakter i din database.
Vær klar i din kommunikation. Informer dem om projektet og dine forventninger. Angiv dine krav og interne faktureringsregler.
Fortæl dem fra starten, hvilke fordele er der for dem. Hurtigere betalinger, intern omkostningsreduktion og en miljøvenlig fakturering er kun nogle af disse fordele. Sæt dig selv i deres sted. Hvis du vil have engagement, skal du give noget til gengæld.
Husk: Dit mål er at minimere papirfakturaerne så meget som muligt. Prøv at konvertere leverandører med højere fakturavolumen til et elektronisk format som XML. Flyt resten til en e-mail-PDF-metode. Hvis du har en captureløsning på plads, kan manuel håndtering fra dit AP team minimeres væsenligt.
Som en af vores ydelser hjælper vi vores kunder med at definere deres onboarding-strategi. Vi giver også rådgivning om de tekniske og ikke-tekniske aspekter ved implementering af e-fakturaprojekter.
