Bent u ooit in een situatie geweest waarbij u als klant om een bepaalde service vraagt, maar elke keer een ander antwoord krijgt? Of nog erger, wanneer u helemaal geen antwoord of service krijgt.
Weten jij of je collega’s ten alle tijden bij wie je moet aankloppen om bepaalde service te kunnen bieden, of situaties op te lossen? Zijn bij alle taken die u uitvoert de verwachtingen duidelijk?
Dit is het dagelijks leven, vind je niet? Elke dag hebben weer de missie om interne of externe klanten gelukkig te maken. En het is ongelofelijk dat sommige organisaties het belang van workflows nog steeds onderschatten.
Het woord “Workflow” doet ons vaak denken aan software. Maar dat hoeft niet persé het geval te zijn. Een Workflow is bij definitie: Automatisering van regels, procedures en processen die definiëren hoe informatie/werk door een organisatie heen beweegt.
Implementatie van een workflow helpt u bij het volgende:
- Het managen van de informatiestromen binnen uw en bedrijfsprocessen.
- Het harmoniseren van alle menselijke interacties en administratieve taken die bij een proces betrokken zijn.
Ongeacht of deze geautomatiseerd is via een softwareoplossing. Andere voordelen van het werken met workflows zijn efficiëntie en daarnaast is het kostenbesparend. Door het optimaliseren van je processen en het verbeteren van de kwaliteit van het informatie uitwisselen, kun je alles dat niet bijdraagt aan het proces verwijderen wat betreft tijd en geld.
De voordelen:
Consistentie
De betrokken personen volgen allemaal dezelfde processen volgens dezelfde principes. Uitzonderingen worden op een alternatieve manier opgepakt, maar werken allemaal naar hetzelfde doel.
Verantwoording
Alle personen die aangewezen zijn om een bepaalde taak uit te voeren, moeten verantwoordelijkheid afleggen voor het afmaken van de toegewezen taak. Elke taak is een missie!
Duidelijkheid
Alle activiteiten hebben een specifiek doel binnen het proces. Uitzonderingen zijn voor elke activiteit binnen het proces duidelijk.
Uw klant weet:
- Wat de situatie ook is, jij en je collega’s zullen op dezelfde wijze reageren (Consistentie in service).
- Ongeacht het kennisniveau, jij en je collega’s zullen verantwoordelijk omgaan met de taak die zij van u ontvangen. (Verantwoording).
- Er is geen ruimte voor aannames, want jij en je collega’s zullen duidelijk
communiceren en vragen stellen zodat de situatie en taak aan beide kanten duidelijk is (Duidelijkheid).
Probeer u in te denken: zou ik bij mijn bedrijf een dienst of product afnemen? Zou ik mijn bedrijf aanraden aan vrienden? Zou ik al mijn relevante problemen en vraagstukken bij hen neer willen leggen?
Het doel van elk bedrijf zou het gelukkig maken van haar klanten moeten zijn. Geld is slechts resultaat daarvan. ReadSoft biedt een breed scala aan workflow mogelijkheden voor financiële documenten. Lees meer over de workflow mogelijkheden en softwareoplossing van ReadSoft.
