Als uw organisatie zich heeft beziggehouden met een automatiseringsproject voor crediteuren, super gedaan! Accounts Payable (AP) automatisering is vaak de eerste mogelijkheid die bedrijven identificeren voor procesautomatisering in SAP. Het is het laaghangende fruit, dat een snelle Return On Investment (ROI) oplevert en de pijnlijke punten in handmatige processen oplost zoals het automatisch ontvangen en verwerken van facturen, het matchen van informatie en het managen van uitzonderingen en vertragingen.
Verder gaan dan AP-automatisering
AP-automatisering is een gemakkelijk startpunt dat direct directe waarde toevoegt aan uw SAP-systeem en indirecte effecten heeft zoals minder werkdruk bij werknemers (bevrijd van afstandelijke en handmatige taken om zinvoller werk te doen) en minder fouten die helpen beschermen tegen naleving problemen.
Maar AP-automatisering is slechts de eerste stap om maximale waarde uit uw SAP-systeem te halen. U kunt namelijk niet alleen profiteren van één enkele toegangsoplossing voor alle financiële processen, maar het volledig automatiseren van Accounts Payable zorgt voor een continue verbeteringsrevolutie in alle financiële processen.
9 essentiële gebieden om te automatiseren in financiële processen
Financiële processen verlopen via leveranciers en via leveranciers van en naar uw bedrijf. Daarnaast ook door klanten en klanten van en naar uw bedrijf. Tijdens deze workflows zal procesautomatisering leiden tot aanzienlijke ROI-winsten. Hier zijn negen gebieden buiten AP die u als volgend zou kunnen automatiseren:
- Inkoop en inkoopaanvraag: Hoeveel procent van de inkoop binnen uw organisatie is gecontracteerd? Deskundigen schatten dat 30-45 procent van de indirecte aankopen niet wordt gecontracteerd, wat resulteert in veel hogere prijzen – gemiddeld 35 procent hoger – dan gecontracteerde prijzen. Het automatiseren van inkoopaanvragen vereenvoudigt niet alleen het proces voor de aankopen die momenteel onder contract worden gedaan, maar het kan ook de acceptatie en naleving door de gebruiker verbeteren om die dure niet-gecontracteerde aankopen te verminderen.
- Orderbevestigingen: Dit handmatige proces vindt meestal plaats op de inkoopafdeling, waar een inkomende orderbevestiging aangeeft dat de Purchase Order (PO) wordt geleverd zoals gevraagd. Later wordt de leverings-bon handmatig vergeleken met de bestelling en worden afwijkingen als creditnota’s ingevoerd in SAP om vervolgens handmatig goedgekeurd te worden. Met automatisering wordt de orderbevestiging automatisch vastgelegd en vergeleken met het PO-nummer en bestaande stamgegevens in SAP. Alleen bevestigingen met afwijkingen worden gemarkeerd voor handmatige goedkeuring en zowel geautomatiseerde als handmatig goedgekeurde orderbevestigingen hebben een volledig audittrail.
- Verwerking van leveringsnota’s/delivery notes: Net als orderbevestigingen worden leveringsnota’s, die met zendingen aankomen, vergeleken met inkooporders en gebruikt om een goederenontvangst-nota (GRN) te creëren. Stel je voor dat je de afleveringsinformatie digitaal kunt vastleggen, naar SAP kunt overzetten en automatisch kunt vergelijken met de levering in het magazijn. Discrepantie? Geen probleem. Workflows worden automatisch gestart voordat de GRN wordt gepost en verwerkt in de boekhouding.
- Betalingsgoedkeuring: in een handmatig proces worden facturen doorgaans verzameld in een document en ter goedkeuring rondgestuurd. Informatie uit dit goedkeuringsproces wordt handmatig overgebracht naar het betalingsvoorstel en vervolgens uitgevoerd als betalingsrun in SAP. Met automatisering brengt een workflow goedkeurders op de hoogte en draagt deze vervolgens automatisch de informatie over naar het betalingsvoorstel. Binnen SAP wordt eveneens een geschiedenis van het gehele proces opgeslagen.
- Verkooporderverwerking: binnen de Order-to-Cash cyclus kan het handmatige karakter van de verkooporderverwerking grote risico’s voor foute invoer opleveren. In een geautomatiseerd proces worden bestellingen automatisch vastgelegd, ongeacht het formaat, en wordt informatie zoals voorraadbeschikbaarheid, prijzen, kortingen en stamgegevens gecontroleerd en gevalideerd aan de hand van SAP-gegevens. Afwijkingen worden verplaatst naar een geautomatiseerde workflow om op te lossen en gevalideerde gegevens worden direct overgedragen om een verkooporder met een orderbevestiging voor de klant te creëren.
- Betalingsadvies of overschrijvingsadvies: het handmatig intoetsen van elke factuur van het overschrijvingsadvies in SAP is een tijdrovend, arbeidsintensief proces dat resulteert in grote hoeveelheden niet-toegewezen contant geld dat nog op de rekening staat, in afwachting van boeking op de juiste factuur. Met automatisering is de vorderingen naar contant geld efficiënter. Dit door geautomatiseerde gegevens die regel voor regel worden gematcht om openstaande facturen snel te verwerken en het debiteurenboek dagelijks bij te werken.
- Beheer van stamgegevens: Het bijhouden van nauwkeurige stamgegevensrecords voor leveranciers, klanten, grootboekrekeningen, kostenplaatsen en winstcentra is van cruciaal belang voor continue procesverbetering en klanttevredenheid. Het automatiseren van een masterdatamanagement workflow voor het verzamelen en goedkeuren van wijzigingsverzoeken maakt het proces niet alleen eenvoudiger maar verbetert ook de nauwkeurigheid van records en het downstream effect van het starten met de juiste informatie.
- Financiële afsluiting: aan het einde van elke maand, elk kwartaal en elk jaar moeten de boekhoudkundige en financiële teams honderden of zelfs duizenden eenvoudige taken uitvoeren die veel handmatige interactie vereisen. Die foutgevoelige en tijdrovende taken kunnen worden geautomatiseerd met geautomatiseerde Robotic Process Automation (RPA), een digitaal robotpersoneel dat administratief werk kan uitvoeren dat essentieel is voor financiële rapportage in periode van minder tijd. Daarnaast werkt RPA foutloos waardoor uw personeel wordt vrijgemaakt voor strategische bedrijfsvoering.
- Mobiele apps: Last but not least! Apps kunnen veel voordelen bieden, technisch maar ook vanuit zakelijk perspectief: het draagt bij aan het verbeteren van de bedrijfsresultaten.
Enkele van de belangrijkste voordelen zijn onder meer een hoge productiviteit van werknemers, een verhoogde interne adoptie en lagere opleidings- en ondersteuningskosten.
Wilt u meer weten over onze automatiseringsoplossingen? Neem contact op met ons op.
