Toda empresa quiere trabajar de la manera más eficiente posible. Por lo tanto, la automatización de procesos comerciales es un paso lógico. Es probable que su grupo de finanzas tenga una serie de áreas que pueden beneficiarse de la automatización. La automatización robótica de procesos (RPA) permite que las tareas, subprocesos y procesos completos pasen de estado manual a semi o incluso a un estado totalmente automatizado. Pero, ¿cuándo es rentable invertir en RPA?
Sin embargo, lo que pasa con las tendencias es que a menudo las organizaciones se sienten obligadas a subirse a ellas, sin saber realmente si necesitan seguir la tendencia o si será rentable; después de todo, el miedo a perderse es la naturaleza humana y comprensible. Por lo tanto, cuando los clientes nos llaman para hacer preguntas sobre cómo invertir en RPA, depende de nosotros ver si realmente es un valor agregado para la empresa.
Para cuantificar el verdadero valor agregado para RPA, primero debemos echar un vistazo al estado actual de la automatización dentro de la organización. Dynatos tiene una excelente y probada trayectoria en Finance Process Automation (FPA) y a lo largo de los años hemos brindado a los clientes soluciones de automatización en el campo de ‘Fuente para pagar’, ‘Orden para cobrar’, ‘Grabar para informar’ y ‘ventas pedidos’.
Dentro de estos dominios hay muchos procesos estandarizados que requieren una intervención manual significativa e involucran grandes volúmenes de documentos que están (semi) estructurados y, por lo tanto, se consideran difíciles de «informatizar». De ahí la primera pregunta: «¿tiene procesos que sean buenos candidatos para la automatización»?
De la automatización a la robotización
No solo miramos las posibilidades de automatización, también miramos más allá de esto. Porque definitivamente vemos el potencial de RPA. Entonces, la segunda pregunta es: ¿existen procesos que requieren mucha mano de obra, que también podría hacer RPA?
Para aprovechar al máximo las oportunidades presentadas por RPA, los líderes empresariales deben asegurarse de que los bots de software no solo sean precisos, sino que también puedan hacerse cargo de las tareas ejecutadas por los empleados sin ninguna pérdida de servicio, precisión y costo. Para determinar eso, se deben responder seis preguntas.
6 preguntas para compatibilidad RPA
- ¿Existe un alto grado de procesos manuales y repetitivos?
- ¿El trabajo involucra grandes volúmenes?
- ¿Es el trabajo «basado en reglas»? en otras palabras, ¿existen estándares ya establecidos para los procesos, documentos y flujos de trabajo?
- ¿Están estandarizados y entendidos los diferentes tipos de entrada (electrónica)?
- ¿Los procesos son maduros, consistentes y estables?
- ¿Los procesos tienen una baja «tasa de excepción»?
Particularmente dentro de Source to Pay (este es el lado de compra de finanzas; las ‘Cuentas por pagar’) y Order to Cash (el lado de ventas de todo; las ‘Cuentas por cobrar’ y las facturas salientes) sabemos que las preguntas mencionadas a menudo se puede responder con ‘sí’. Estas aplicaciones se pueden caracterizar como procesos «basados en documentos» que, con Intelligent Process Automation y machine learning, se pueden automatizar por completo.
Entonces, antes de saltar a la tendencia RPA, es necesario verificar si sus inversiones valdrán la pena. Aunque RPA es algo de lo que creemos que nuestros clientes pueden beneficiarse significativamente, también es cierto que si es no se utiliza correctamente, tampoco rendirá mucho valor. Si creemos que otras opciones pueden brindar más beneficios, definitivamente también se las presentaremos. Es por eso que estas seis preguntas son la base para comenzar. Si podemos responder de todo corazón con «sí», entonces sabemos con certeza que RPA le dará mucho valor a su organización.
