Natürlich muss es Vorteile bringen

Was ist das wichtigste Kriterium für die Effizienz von Geschäftsprozessen? Es muss geschäftliche Vorteile bringen. Dies gilt zum Beispiel bei der Einführung neuer Arbeitsabläufe, aber auch, wenn Sie die Robotisierung bestimmter Finanzprozesse erwägen. Deshalb prüfen wir immer gleich zu Beginn, welche kaufmännischen Vorteile sich durch die Einführung von Robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA) bei Finanzprozessen erzielen lassen.

Das Robotisieren von Prozessen ist im Grunde ein sehr einfaches Konzept: Man ersetzt menschliche Arbeitskraft, die bisher für manuell erledigte Routinearbeiten eingesetzt wurde, durch Robotersoftware, die diese Aufgaben übernimmt und automatisiert. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Roboter alles übernehmen können. Und auch nicht, dass RPA Ihnen automatisch höhere Gewinne beschert, nur weil man davon ausgeht, sie benötige weniger Ressourcen. Wie bei jeder anderen Änderung eines Prozesses müssen Sie untersuchen, ob es einen echten Business Case dafür gibt. Wenn wir mit unseren Kunden zusammensitzen, konzentrieren wir uns auf nur eines: Welche konkreten Vorteile haben sie davon? Um das zu beurteilen, folgen wir Schritt für Schritt einem genauen Procedere.

Geeignete Kandidatenprozesse verstehen und identifizieren

Unser Ausgangspunkt ist immer, die aktuellen Finanzprozesse zu untersuchen und zu verstehen; und diejenigen Prozesse herauszufiltern, die als geeignete Kandidaten für eine “Robotisierung” in Frage kommen. Dabei fragen wir auch, ob RPA überhaupt das richtige Mittel ist, oder ob es bessere Alternativen gibt. Auf der Basis dieser detaillierten Prozessabbildung erörtern wir mit unseren Kunden, welche Prozesse robotisierbar sind, und ob die ursprünglichen Vorstellungen und Wünsche der Kunden umsetzbar sind.

Überprüfung des Business Case

Hier geht es schwerpunktmäßig wieder darum, einen soliden Business Case für RPA-Oberflächen zu haben. Ist RPA für die ins Auge gefassten Prozesse tauglich, und worin wird der Nutzen bestehen? Insbesondere welche Herausforderungen ergeben sich aus dem Einsatz von RPA für diese Finanzprozesse? Thema sind dabei nicht nur die technischen Aspekte von RPA, sondern auch die Auswirkungen auf die Mitarbeiter in der Finanzabteilung. Damit RPA effektiv sein kann, müssen die Mitarbeiter naturgemäß ihre Arbeitsweise ändern. Aus diesem Grund beginnen Kunden oft mit einer RPA-Implementierung im bescheidenen Maßstab: Zunächst werden nur ein paar erste Prozesse in der Finanzabteilung wie die Rechnungsbearbeitung oder Teilbereiche eines Zahlungsprozesses auf RPA umgestellt. Erst wenn wir all diese Faktoren bedacht haben und der Meinung sind, dass ein guter Business Case vorliegt, beginnen wir mit den technischen Aspekten des Projekts.

Konzipieren und aufbauen

Robotersoftware ersetzt manuelle Aufgaben. Wir müssen also ein klares Bild davon haben, welche Aufgaben übernommen werden sollen. Deshalb erstellen wir “Aufzeichnungen” der Prozesse innerhalb des Unternehmens und der Abteilung, in der wir RPA implementieren. Diese Aufzeichnungen werden in ein Roboter-Skript übersetzt. Dabei schauen wir auf den “idealen” Ablauf der Prozesse, der typischerweise als “happy path” bezeichnet wird, aber auch auf Abweichungen oder Ausnahmen von diesem idealtypischen Prozess. Nehmen wir als Beispiel die Verarbeitung von Rechnungen. Manchmal muss eine Rechnung von einem anderen Mitarbeiter manuell genehmigt werden. Der Roboter muss sicherstellen, dass sein Skript hat die Rechnung an diese Person weiterleitet. Sobald das Skript genehmigt ist, beginnt die eigentliche Aufbau- und Implementierungsphase

Ein Fahrplan für die Zukunft

Selbstverständlich ist unsere Arbeit damit noch nicht zu Ende. Wir bleiben dran und überwachen die Ergebnisse der Einführung, sehen wir die Vorteile der RPA? Wir müssen den Wert vergrößern und auch andere finanzielle Prozesse in Betracht ziehen, die für RPA in Frage kommen. Einer der wirklichen Vorzüge der Robotisierung besteht nämlich darin, dass sie über mehrere Stufen risikoarm und modular eingeführt werden kann. Die Ergebnisse teilen wir auch den Mitarbeitern anderer Abteilungen, etwa der Personalabteilung, mit, indem wir “Inspirations”-Sitzungen abhalten. Dabei behalten wir stets im Blick, dass die RPA dem Kunden und der vorgesehenen Abteilung einen Mehrwert liefern muss, damit ihr Potenzial voll ausgeschöpft wird.

Verwandt

Abonnieren Sie mich für die Dynatos-Newsletter-Liste


Menü