Qual é a condição número um para a eficiência dos processos de negócios? Tem que entregar benefícios de negócios. Isso aplica-se , por exemplo, à introdução de novos fluxos de trabalho, mas também se estiver pensando em robotizar determinados processos financeiros. É por isso que sempre começamos analisando quais benefícios de negócios podem ser obtidos com a introdução da Robotic Process Automation (RPA) nos processos financeiros.
A robotização de processos é, em essência, um conceito muito simples: substituir o trabalho manual repetitivo por um software robótico que assume e automatiza essas tarefas. No entanto, isso não significa que os robôs podem assumir tudo. Ou que o RPA automaticamente leva a um nível de ganho maior simplesmente porque acredita que reduzirá os recursos. Assim como em qualquer outra mudança num processo, devemos analisar se há um caso de negócio genuíno para isso. Quando nos sentamos com os clientes, esse objetivo orienta o nosso foco: Quais são os benefícios ? Para avaliar isso, temos uma série de passos que seguimos.
Compreender e identificar processos para a automatização
Neste ponto de partida é sempre considerar e entender como funcionam os processos financeiros atuais; mapeando os processos que podem ser bons candidatos à “robotização”. Ao fazer isso, também perguntamos se o RPA é a ferramenta certa ou se existem alternativas melhores. Com base nesse mapeamento detalhado de processos, orientamos os clientes quais processos podem ser robotizados e se as ideias e desejos iniciais dos clientes podem ou não ser alcançados.
Validando o caso de negócio
É aqui que nosso foco em ter um caso de negócios sólido para RPA surge novamente. O RPA é viável para os processos-alvo e quais serão os benefícios? Especificamente, quais são os desafios de usar RPA para esses processos financeiros? Este não é apenas os aspectos técnicos do RPA, mas também o impacto no departamento financeiro. Fundamentalmente, para que o RPA seja eficaz, os colaboradores precisarão, sem dúvida, mudar sua maneira de trabalhar. É por isso que os clientes geralmente começam com um desenho de RPA de implementação mais modesto para apenas alguns processos no departamento financeiro, como processamento de fatura ou dentro de um processo de pagamento. Somente depois de considerarmos todos esses fatores e sentirmos que há um bom business case que pode ser feito, começaremos com os aspectos técnicos do projeto.
Projete e Construa
O software robótico substitui as tarefas manuais. Portanto, precisamos ter uma imagem clara de quais tarefas estão sendo assumidas. É por isso que fazemos ‘analise’ dos processos dentro da empresa e do departamento onde implementamos o RPA. Essas gravações são traduzidas em um script robótico. Quando fazemos isso, olhamos para o fluxo “perfeito” de processos, normalmente conhecido como “caminho feliz”, mas também para desvios ou exceções no processo. Tome como exemplo o tratamento de faturas. Às vezes, uma fatura precisa ser aprovada manualmente por outro funcionário. O robô deve certificar-se de que possui um script para levar a fatura a essa pessoa. Uma vez que o script é aprovado, a fase real de construção e implementação começa.
Um roadmap para o futuro
Continuamos monitorizando os resultados da implementação, estamos aproveitando os benefícios do RPA? Precisamos estender o valor e também olhar para outros processos financeiros que podem ser considerados para RPA. Porque um dos verdadeiros valores da robotização é que ela pode ser implementada em várias etapas e de forma modular e de baixo risco. Sempre tendo em mente que o RPA deve entregar valor acrescentado para o cliente e o departamento que eles identificaram para entregá-lo, para garantir que eles aproveitem todos os benefícios dele.
