O seu procedimento interno de compras é cheio de controlos? Quanto tempo leva para transformar a sua requisição num pedido de compra? Como pode acelerar o processo de requisição para pedido sem afetar o equilíbrio entre eficiência e controlo?
Uma das principais estratégias é tornar as suas cadeias de aprovação o mais curtas possível. Pode fazer isso aproveitando a tecnologia e estendendo a confiança aos seus funcionários. Aqui estão algumas indicações que pode colocar em prática para melhorar seu fluxo de aprovação e deixar os seus clientes internos satisfeitos.
6 dicas para melhorar o seu fluxo de aprovação:
- Faça acordos com os seus fornecedores para ter os melhores preços para artigos comprados com frequência. Dessa forma, pode classificá-los antecipadamente como itens “pré-aprovados”, e o processo de requisição é acelerado desde o início.
- Promover a transparência e a responsabilidade. Defina orçamentos e torne-os visíveis para os funcionários, para que eles possam ver como o departamento está a sair-se em relação ao orçamento. Isso ajuda-os a tomar boas decisões de compra e compartilhar a responsabilidade pelos gastos.
- Tente padronizar tudo para o nível de aprovação mais baixo possível, incluindo auto-aprovações. Forneça limites de auto-aprovação à sua equipa e capacite-os a comprar com o seu próprio orçamento.
- Dispense os aprovadores que não agregam valor ao processo. Pergunte a si mesmo se a contribuição deles é mais um observador ou – efetivamente – um papel de aprovador.
- Crie um fluxo de aprovação personalizado para despesas de capital, em vez de forçar as despesas operacionais a passarem pela mesma cadeia extensa.
- Permita que os aprovadores participem quando necessário e de acordo com sua responsabilidade orçamental.
Reavalie sua cadeia de aprovação interna e considere o seguinte ajuste:
Proceda á monitorização do processo regularmente. Concentre-se no gasto ao longo do tempo, em vez de rever cada requisição em detalhe. Verifique o tempo entre a requisição do funcionário e o pedido de compra.
Tendo a Coupa no nosso portfólio de soluções, oferecemos a possibilidade de ajustar as suas cadeias de aprovação, ter relatórios em tempo real e ter uma visão geral do orçamento e dos gastos da sua organização.
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