¿Su procedimiento interno de adquisición está lleno de controles? ¿Cuánto tiempo lleva convertir su solicitud en una orden de compra? ¿Cómo puede acelerar el proceso de solicitud de pedido sin afectar el equilibrio entre eficiencia y control?
Una de las estrategias clave es hacer que sus cadenas de aprobación sean lo más cortas posible. Puede hacerlo aprovechando la tecnología y extendiendo la confianza a sus empleados. Aquí hay algunos consejos que puede poner en práctica para mejorar su flujo de aprobación y hacer felices a sus clientes internos.
6 consejos para que su aprobación fluya mejor:
- Haga tratos con sus proveedores para obtener los mejores precios para los artículos comprados con frecuencia. De esa manera, puede clasificarlos como elementos «preaprobados» de antemano, y el proceso de solicitud se acelera desde el principio.
- Promover la transparencia y la rendición de cuentas. Establezca presupuestos y haga que sean visibles para los empleados, para que puedan ver cómo le está yendo al departamento con respecto al presupuesto. Eso les ayuda a tomar buenas decisiones de compra y compartir la responsabilidad del gasto.
Vuelva a evaluar su cadena de aprobación interna y considere la siguiente optimización:
- Intente predeterminar todo al nivel de aprobación más bajo posible, incluidas las autorizaciones. Proporcione límites de autoaprobación a su equipo y capacítelos para comprar con su propio presupuesto.
- Descarte a los aprobadores que no agreguen valor al proceso. Pregúntese si su contribución es más un observador o, efectivamente, un rol de aprobador.
- Cree un flujo de aprobación personalizado para gastos de capital, en lugar de forzar que los gastos operativos pasen por la misma cadena extensa.
- Deje que los aprobadores participen cuando sea necesario y de acuerdo con su responsabilidad presupuestaria. Los gerentes a cargo de un presupuesto multimillonario no deben molestarse con la aprobación de un par de miles.
Monitoree el proceso regularmente. Concéntrese en lo que pasa con el tiempo, en lugar de revisar cada solicitud en detalle. Verifique el tiempo entre la solicitud del empleado y la orden de compra.
Con Coupa en nuestra cartera de soluciones, permítanos ofrecerle la posibilidad de ajustar sus cadenas de aprobación, tener informes en tiempo real y tener una visión general del presupuesto y los gastos de su organización.
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