6 Tipps, um Ihre Genehmigungsabläufe effizienter zu gestalten

Ist Ihr internes Beschaffungsverfahren voller Kontrollen? Wie lange dauert es, bis aus Ihrer Anforderung eine Bestellung wird? Wie können Sie den Bestellanforderungsprozess beschleunigen, ohne das Gleichgewicht zwischen Effizienz und Kontrolle zu beeinträchtigen?

Eine der wichtigsten Strategien besteht darin, Ihre Genehmigungsketten so kurz wie möglich zu halten. Sie können dies tun, indem Sie die Technologie nutzen und das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter stärken. Hier sind einige Tipps, die Sie in die Praxis umsetzen können, um Ihren Genehmigungsfluss zu verbessern und Ihre internen Kunden glücklich zu machen.

6 Tipps, mit denen Sie Ihren Genehmigungsfluss verbessern können:

  1. Machen Sie Geschäfte mit Ihren Lieferanten, um die besten Preise für häufig gekaufte Artikel zu erhalten. Auf diese Weise können Sie sie im Voraus als „vorab genehmigte“ Elemente klassifizieren, und der Anforderungsprozess wird von Anfang an beschleunigt.
  2. Förderung von Transparenz und Rechenschaftspflicht. Legen Sie Budgets fest und machen Sie sie für Mitarbeiter sichtbar, damit sie sehen können, wie sich die Abteilung gegen das Budget verhält. Das hilft ihnen, gute Kaufentscheidungen zu treffen und die Verantwortung für die Ausgaben zu teilen.

Bewerten Sie Ihre interne Genehmigungskette neu und berücksichtigen Sie die folgenden Feinabstimmungen:

  1. Versuchen Sie, alles auf die niedrigstmögliche Genehmigungsstufe zu setzen, einschließlich Selbstgenehmigungen. Geben Sie Ihrem Team Selbstgenehmigungsbeschränkungen und ermöglichen Sie es ihm, mit seinem eigenen Budget einzukaufen.
  2. Entlassen Sie diejenigen Genehmigenden, die dem Prozess keinen Mehrwert verleihen. Fragen Sie sich, ob ihr Beitrag eher ein Beobachter oder – effektiv – eine Genehmigerrolle ist.
  3. Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Genehmigungsablauf für Investitionen, anstatt die Betriebskosten zu erzwingen, und durchlaufen Sie dieselbe umfangreiche Kette.
  4. Lassen Sie Genehmigende bei Bedarf und entsprechend ihrer Budgetverantwortung teilnehmen. Manager, die für ein Multimillionenbudget verantwortlich sind, sollten sich nicht mit ein paar Tausend Genehmigungen herumschlagen.

Überwachen Sie den Prozess regelmäßig. Konzentrieren Sie sich auf den Zeitaufwand, anstatt jede Anforderung im Detail zu überprüfen. Überprüfen Sie den Zeitpunkt zwischen Mitarbeiteranforderung und Bestellung.

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