Det slovakiske e-fakturakravet: slik forbereder du deg på obligatorisk B2B-e-faktura
Slovakia forbereder seg på obligatorisk e-fakturering, og regelverket for elektronisk fakturering trer i kraft 1. januar 2027.
Kravet omfatter mer enn fakturaformatet. Hver e-faktura utveksles via Peppol-nettverket gjennom en akkreditert leverandør, og fakturadataene rapporteres nesten umiddelbart til den slovakiske finansforvaltningen. For virksomheter i Slovakia berører endringen opprettelse, levering og mottak av fakturaer samt skatterapportering.
Internasjonale organisasjoner bør ikke behandle Slovakia som et enkeltstående lokalt prosjekt. Landet er ett av flere nasjonale krav som kommer i forkant av EUs VAT in the Digital Age-reformer (ViDA), sammen med land som Tyskland, Frankrike, Danmark og Spania.
Økonomiteam som håndterer hvert land for seg, ender opp med et lappeteppe av formater, leverandører og frister som er vanskelig å holde kontroll på.
Hva er det slovakiske e-fakturakravet?
Slovakia erstatter dagens i hovedsak frivillige tilnærming med en obligatorisk modell for strukturert e-fakturering kombinert med e-rapportering nesten i sanntid. Den slovakiske finansforvaltningen har ansvaret for programmet. Hittil har den statlige plattformen IS EFA hovedsakelig blitt brukt til fakturaer til offentlige organer. Den nye modellen sender ikke fakturaer via en sentral offentlig portal. I stedet går fakturaene mellom virksomheter via Peppol, mens skattemyndighetene mottar dataene parallelt. Dette kalles ofte en femhjørnesmodell.
Hva regnes som en e-faktura i Slovakia?
Etter det slovakiske kravet er en elektronisk faktura en strukturert XML-fil basert på UBL 2.1. Den må følge spesifikasjonen Peppol BIS Billing 3.0, inkludert de slovakiske særreglene (CIUS), og være i samsvar med den europeiske standarden EN 16931. En PDF, et bilde eller et skannet dokument oppfyller ikke kravet, selv om det sendes elektronisk.
Hvordan leveres fakturaene?
Fakturaer må sendes og mottas via en akkreditert Peppol-tjenesteleverandør, som lokalt kalles et «digitalt postbud». Det slovakiske skatteidentifikasjonsnummeret (DIČ) identifiserer og adresserer virksomheter i nettverket.
Hva med e-rapportering?
Sammen med hver faktura sendes et eget skattedatadokument (SK TDD) med de viktigste fakturadataene til finansforvaltningen. Dette skjer i løpet av få minutter etter at fakturaen er overført. Det er dette rapporteringslaget som gjør den slovakiske modellen til et system for kontinuerlig transaksjonskontroll, og ikke bare et krav om fakturautveksling.
Et forslag til endring av merverdiavgiftsloven foreslår også å lette kjøpernes rapporteringsplikter frem til midten av 2030. Detaljene kan fortsatt endre seg etter hvert som regelverket og de tekniske retningslinjene utvikles, så virksomheter bør utforme implementeringen slik at den kan håndtere justeringer i siste liten.
Hvem berøres av det slovakiske e-fakturakravet?
Plikten til å utstede e-fakturaer gjelder merverdiavgiftspliktige for innenlandske avgiftspliktige leveranser til virksomheter og offentlig sektor. Dette omfatter selskaper etablert i Slovakia og utenlandske selskaper med sete, forretningssted eller fast driftssted i landet. Enkelte leveranser faller utenfor kravet, blant annet merverdiavgiftsfrie leveranser og tilfeller der en forenklet faktura er tillatt.
Plikten til å motta e-fakturaer er bredere og gjelder alle virksomheter som omfattes av kravet. For å kunne motta fakturaer må en virksomhet registrere seg på den nasjonale e-fakturaportalen og velge sitt digitale postbud. Mange organisasjoner overser dette registreringstrinnet, og nettverket kan ikke nå dem før det er gjennomført.
Internasjonale konsern berøres ofte selv om faktureringen håndteres utenfor Slovakia. Delte tjenestesentre, regionale økonomisentre og sentrale ERP-plattformer må alle kunne utstede, motta og rapportere slovakiske fakturaer korrekt. De må også holde disse flytene i samsvar med prosessene i andre land.
Det slovakiske kravet påvirker hele fakturaens livssyklus, ikke bare fakturaformatet. Når fakturaer blir strukturerte data som også sendes parallelt til skattemyndighetene, endres flere prosesser samtidig:
- Utstedelse og levering via en akkreditert Peppol-leverandør
- Mottak og validering av innkommende e-fakturaer
- Godkjenning og avvikshåndtering i leverandør- og kundereskontro
- Rapportering av fakturadata til finansforvaltningen nesten i sanntid
- Arkivering i ti år, med sikret integritet og autentisitet
Rapporteringskravet gir lite rom for å rette feil i etterkant. Skatteidentifikatorer, mva-koder, kundeopplysninger og bankkontoinformasjon må være korrekte i det øyeblikket fakturaen utstedes, så problemer med masterdata som en PDF-basert prosess i stillhet tok opp i seg, vil komme til syne umiddelbart.
Hva bør virksomheter gjøre nå?
Begynn med å kartlegge hvilke av enhetene, mva-registreringene og etableringene dere har i Slovakia som omfattes av kravet, både som leverandører og som kjøpere. Gå deretter gjennom hvordan fakturaer i dag utstedes, mottas og behandles for disse enhetene.
Bekreft med leverandøren av ERP- eller regnskapssystemet at løsningen kan produsere og behandle Peppol BIS Billing 3.0-fakturaer etter de slovakiske reglene og støtte SK TDD-rapportering. Velg et akkreditert digitalt postbud og fullfør registreringen på den nasjonale portalen, slik at dere kan motta fakturaer.
Før oppstart bør dere kontrollere kvaliteten på masterdata for leverandører og kunder, mappingen av mva-koder og bankopplysningene. Avklar hvem som har ansvaret for avviste fakturaer og rapporteringsfeil. Bekreft at arkivløsningen oppfyller kravet om ti års oppbevaring. Ta tidlig kontakt med de viktigste handelspartnerne, slik at begge parter er klare til å utveksle fakturaer fra første dag.
Å starte tidlig gir økonomi-, skatte- og IT-avdelingen tid til å teste med reelle handelspartnere og tette datahull før oppstart. Det gir også rom for å forbedre fakturabehandlingen i stedet for bare å oppfylle minstekravet. Den foreslåtte sanksjonsfrie perioden tidlig i 2027 er ennå ikke vedtatt, så virksomheter som planlegger ut fra den, tar en reell risiko.
Slik støtter Dynatos det slovakiske e-fakturakravet
Dynatos hjelper organisasjoner med å omsette de slovakiske kravene til prosesser som fungerer i den daglige økonomidriften. Vi vurderer hvilke av enhetene og flytene deres som omfattes, identifiserer mangler i systemer og data, og utformer en implementeringstilnærming som passer inn i det bredere europeiske oppsettet deres.
Med Routty kan virksomheter håndtere fakturautveksling via Peppol, landspesifikk etterlevelse og ERP-tilkobling i flere land fra én plattform.
Teamene våre kombinerer ekspertise innen e-fakturering med praktisk erfaring fra økonomitransformasjon. Vi ser lenger enn den tekniske spesifikasjonen og ser på hvordan fakturaene faktisk beveger seg gjennom organisasjonen, fra mottak og validering til godkjenning, avvikshåndtering, rapportering og arkivering.
Ofte stilte spørsmål
Nei. For innenlandske B2B- og B2G-transaksjoner som omfattes av kravet, er det bare strukturerte XML-fakturaer utvekslet via Peppol som er gyldige.
Det er den lokale betegnelsen på en akkreditert Peppol-tjenesteleverandør som sender og mottar e-fakturaer på vegne av en virksomhet.
Ja, dersom de har sete, forretningssted eller fast driftssted i Slovakia. Utenlandske selskaper som bare er registrert for merverdiavgift, bør avklare sin situasjon med en rådgiver.
Et lovendringsforslag foreslår en sanksjonsfri periode fra 1. januar til 31. mars 2027. Forslaget er ennå ikke vedtatt, og plikten til å utstede e-fakturaer som oppfyller kravene, vil uansett gjelde.
Innovativ programvare, imponerende resultater
