Los mandatos y estándares de e-invoicing han acelerado la adopción de formatos de factura conformes. Los datos estructurados, los campos predefinidos y la transmisión estandarizada son ahora requisitos habituales. Cumplir con estos estándares técnicos es esencial, pero no equivale a ser conforme de extremo a extremo.
Muchas organizaciones asumen que, una vez que las facturas son técnicamente conformes, el proceso también lo es. En la práctica, esta suposición no siempre se cumple.
Dónde falla el cumplimiento del proceso
Una factura conforme puede seguir fallando en fases posteriores del proceso. La lógica de aprobación no siempre coincide con los datos recibidos. Las configuraciones del ERP pueden variar por país o solución. Los códigos fiscales pueden ser técnicamente válidos, pero operativamente incorrectos. Como resultado, incluso las facturas estructuradas pueden quedar bloqueadas.
Cuando esto ocurre, aumenta la intervención manual. Las decisiones se toman fuera del sistema. La documentación se añade más tarde o no se registra en absoluto. Con el tiempo, estos atajos debilitan el cumplimiento del proceso.
Esta presión suele hacerse visible en cuentas por pagar, donde las excepciones se acumulan y los controles se debilitan.
Los flujos de facturación híbridos aumentan el riesgo de cumplimiento
Incluso las organizaciones con una alta adopción de e-invoicing suelen operar en entornos híbridos. Las facturas estructuradas llegan junto con PDF y otros tipos de documentos. Sin un tratamiento coherente, los controles de cumplimiento varían según el canal.
Esta inconsistencia desplaza el riesgo en lugar de eliminarlo. La validación documental se vuelve desigual y la auditabilidad se ve afectada.
El cumplimiento requiere alineación del proceso
El cumplimiento real requiere alineación entre formato, proceso y control. Las facturas estructuradas crean la base, pero el cumplimiento depende de cómo se validan, aprueban y archivan los datos en la operativa diaria.
Cuando los procesos de facturación se diseñan con el cumplimiento en mente, los controles pasan a formar parte del flujo en lugar de ser una corrección posterior.
Si los formatos de factura conformes no se traducen en procesos conformes, es momento de revisar dónde falta alineación.
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