Los marcos de cumplimiento dependen de la coherencia. Los mismos controles, aplicados de la misma manera, en todo momento. En procesos intensivos en documentos, mantener esa coherencia de forma manual resulta difícil, especialmente cuando los volúmenes aumentan.
Las revisiones manuales dependen del criterio individual. Bajo presión, las decisiones varían. Se omiten controles. La documentación queda incompleta. Es en esta variabilidad donde el riesgo de cumplimiento entra en el proceso.
Por qué la validación es más importante que la captura
La captura de documentos es solo el primer paso. El cumplimiento depende de lo que ocurre después. Si los campos obligatorios están presentes. Si los valores coinciden con los rangos esperados. Si los documentos están vinculados a las transacciones correctas.
Las reglas de validación imponen estos controles de forma sistemática. Garantizan que los documentos cumplan criterios definidos antes de pasar a los sistemas posteriores.
Cómo la falta de validación afecta a los procesos financieros
Cuando la validación es inconsistente, los errores avanzan en el proceso. Los equipos de accounts payable compensan con controles manuales, a menudo bajo presión de tiempo. Esto aumenta la probabilidad de decisiones no documentadas y debilita los registros de auditoría.
En el procesamiento de facturas, la falta de validación o una validación incoherente socava el valor de los formatos conformes. Incluso los datos estructurados requieren verificación.
Integrar el cumplimiento en el procesamiento diario
Las reglas de validación actúan como un mecanismo de protección al integrar el cumplimiento en las operaciones diarias. Detectan incidencias de forma temprana, garantizan coherencia y reducen la dependencia de controles manuales.
Al trasladar los controles de cumplimiento a fases tempranas del proceso, las organizaciones reducen el riesgo sin aumentar la carga de trabajo.
Si el cumplimiento depende hoy en exceso de controles manuales, una revisión de la lógica de validación puede revelar dónde faltan salvaguardas.
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