In de afgelopen jaren is er een enorme groei opgetreden in cloudoplossingen voor verschillende processen. Een populair voorbeeld is factuurverwerking in de cloud. In deze blog zetten we enkele belangrijke voordelen op een rij om facturen in de cloud te verwerken.
Verminder de implementatietijd aanzienlijk
Aangezien de installatie meestal in een online omgeving wordt uitgevoerd, kunnen implementatietijden aanzienlijk worden verkort. Aan de klantzijde volstaat het slechts de installatie van een applicatie die de backoffice met de cloudoplossing verbindt. Het dient als een interface die automatisch nieuwe factuurafbeeldingen, gewijzigde stamgegevens van leveranciers of coderingsgegevens uploadt en het creëert ook de gewenste output voor de integratie in backoffice systemen.
Hoge eerste herkenningsgraad
De factuurherkenningsmotor gebruikt een kennisbasis om informatie van facturen vast te leggen. Het systeem gebruikt automatisch opgebouwde kennis om facturen te verwerken. Deze technologie verbetert de tarieven voor de eerste herkenning van uw facturen aanzienlijk. De software herkent data uit veel verschillende landen op het gebied van BTW (als bijvoorbeeld de Australische Goods and Service Tax, Free Tool here), Talen, Tekens, Valutatekens en meer.
Controleer elke factuur op elk gewenst moment
Met de juiste rechten kan een gebruiker elke factuur in het systeem onmiddellijk ophalen op welke locatie dan ook. Wat is de status van de factuur? Wie verwerkt de factuur momenteel? Hoe lang is de factuur al bij een goedkeurder? Enz. Bovendien maakt de geïntegreerde online-opslag, nadat de factuur succesvol is verwerkt, het eenvoudig om specifieke facturen op te vragen. Elke factuur heeft een audit-trail waarin elke actie wordt vastgelegd, van het maken van de tijd in het systeem tot de definitieve goedkeuring en het maken van de output.
De cloudoplossing biedt ook een gratis te gebruiken mobiele applicatie. Deze applicatie is te vinden in de app store op zoek naar ‘ReadSoft Mobile’. Met deze applicatie kan de gebruiker informatie over een factuur die momenteel aan die gebruiker is toegewezen, goedkeuren, afwijzen of vragen. Bij het selecteren van een factuur in de applicatie ziet de gebruiker de factuurafbeelding met relevante gegevens die nodig zijn om de factuur goed te keuren. Deze applicatie maakt een nog grotere mobiliteit en toegankelijkheid van documenten mogelijk.
Nieuwe gebruikers? Geen probleem!
Nieuwe gebruikers kunnen eenvoudig door de klant aan het platform worden toegevoegd. Het enige dat nodig is om een nieuwe gebruiker aan te maken, is een e-mailadres en een accountnaam. Nadat de gebruiker is aangemaakt en de juiste rechten zijn verleend, heeft hij of zij direct toegang tot de omgeving en ontvangt deze een e-mail. Gebruikersrechten worden ook beheerd door de klant en beperken het gebruik van het systeem. Een voorbeeld is een gebruiker die alleen facturen mag goedkeuren of weigeren. Hoe eenvoudig het is om nieuwe gebruikers toe te voegen, is het ook om ze uit het systeem te verwijderen, waardoor de toegang tot het platform direct wordt beperkt.
Flexibiliteit met de backoffice
Uitvoer vanuit de cloud kan in elk formaat worden gegenereerd. Van standaard XML-uitvoer tot CSV-bestanden of elke klantspecifieke XML-uitvoer. De cloudoplossing integreren met elk systeem wordt een eenvoudige taak. Het is ook mogelijk om de analytische codering van facturen rechtstreeks in de cloud voor te bereiden. Deze boekhoudinformatie wordt ook opgenomen in de uitvoer, zodat de systemen deze informatie kan gebruiken om gegevens automatisch in het boekhoudsysteem in te vullen.
Neem contact met ons op over ons cloud platform ReadSoft Online of bekijk de ReadSoft oplossingen voor meer informatie.
