La automatización del proceso de cuentas a pagar ofrece numerosas ventajas a las organizaciones. En primer lugar, aumenta significativamente la eficiencia al eliminar tareas manuales que consumen mucho tiempo, como la entrada de datos, la conciliación de facturas y la ruta de aprobación. Como resultado, las organizaciones pueden optimizar estos procesos, lo que permite un procesamiento de facturas más rápido, reduce los errores y libera tiempo del personal para actividades de mayor valor añadido..
Captura de datos de las facturas
Al recibirla, nuestra solución integrada de automatización de cuentas por pagar extrae rápidamente los datos de la factura. Maneja formatos como papel, PDF, XML y EDI. Estos datos llegan a través de canales como correo electrónico, Peppol, NemHandel o cualquier otro canal de facturación electrónica o plataforma gubernamental. Además, Dynatos aprovecha la tecnología avanzada OCR combinada con Inteligencia Artificial (IA) y Aprendizaje Automático (ML). En consecuencia, esto asegura un reconocimiento de primer nivel en este paso inicial del proceso.
Procesar datos de facturas
Después de capturar los datos de la factura, estos se procesan en su sistema ERP o en una solución dedicada de automatización de cuentas por pagar. Este paso facilita el manejo de facturas tanto basadas en órdenes de compra (PO) como no basadas en PO. Las facturas basadas en PO se concilian automáticamente (conciliación de 2 vías, 3 vías o 4 vías) con los datos de PO en su sistema. Si no se encuentran discrepancias, el sistema las registra automáticamente. Cuando aparecen desviaciones, un flujo de trabajo basado en roles las aborda de inmediato.
Las facturas sin PO pueden codificarse automáticamente según las reglas comerciales predefinidas y patrones históricos ayudados por IA, o manualmente si es necesario. Del mismo modo, los flujos de trabajo de aprobación de facturas pueden automatizarse o iniciarse manualmente, dependiendo de los requisitos organizacionales.
Este enfoque automatizado del procesamiento de cuentas por pagar garantiza el cumplimiento de las normativas y controles empresariales. Además, optimiza la eficiencia al minimizar la interacción humana.
La automatización del proceso de cuentas a pagar requiere una mínima interacción humana, al tiempo que mantiene las normativas y el control empresarial.
Automatiza las cuentas a pagar
Soluciones en la nube o bien on-premise
El software de automatización de cuentas a pagar está on site, y también en la nube. Por lo tanto, las facturas se pueden aprobar, rechazar o solicitar modificaciones desde cualquier lugar y a través de todos diferenes dispositivos. También se permite el acceso a facturas y datos financieros para tomar decisiones estratégicas basadas en la información financiera existente.
La automatización de cuentas a pagar impulsa la transformación digital en áreas financieras
Hoy en día, tanto los interesados internos como externos esperan más de los departamentos financieros que simplemente gestionar la contabilidad y preparar estados financieros. Esperan que las finanzas los apoyen proactivamente en la toma de decisiones, el riesgo y cumplimiento normativo, y la gestión. Los departamentos financieros se están transformando desde una función operativa tradicional a ser un verdadero socio comercial para todos los interesados.
La estrategia, la gestión del cambio y la tecnología son elementos cruciales en todo proceso de transformación financiera. La automatización de cuentas a pagar libera tiempo para llevar a cabo esta transformación, mejorando al mismo tiempo la productividad, eficiencia y calidad.
Preguntas frecuentes
La automatización de los procesos de cuentas por pagar puede aumentar la eficiencia, reducir errores, acelerar los tiempos de procesamiento, mejorar el cumplimiento, fortalecer las relaciones con los proveedores y generar ahorros de costos.
Sí, no hay un número máximo de páginas de facturas que el software de automatización de cuentas por pagar pueda procesar. La solución puede determinar automáticamente la última página de una factura.
Sin automatización, las empresas normalmente manejan las cuentas por pagar de manera manual, lo que implica un proceso más lento de recepción, verificación y procesamiento de facturas.
