La autoridad fiscal polaca ha publicado nuevas directrices sobre cómo deben gestionar las empresas las facturas enviadas por error a través del Sistema Nacional de Facturación Electrónica (KSeF). La aclaración confirma que, una vez que una factura ha sido aceptada y se le ha asignado un número de KSeF, no puede eliminarse ni retirarse. Cualquier error debe corregirse mediante el procedimiento oficial de rectificación.
Aunque la resolución se refiere a un caso concreto, ofrece una orientación valiosa para las organizaciones que se preparan para la implantación obligatoria de KSeF. Además, refuerza la importancia de validar los datos de las facturas antes de su envío y de establecer procedimientos claros para corregir errores una vez que las facturas han sido registradas en el sistema.
¿Qué se ha aclarado?
La directriz se basa en una resolución fiscal individual relativa a una empresa que envió accidentalmente una factura a KSeF cuando no debía haberse transmitido a través de la plataforma.
Después de que KSeF aceptara la factura y le asignara un número de identificación, el contribuyente preguntó si el documento podía permanecer en el sistema sin necesidad de realizar ninguna otra acción.
La autoridad fiscal polaca concluyó que esto no es posible.
Según la resolución:
- las facturas a las que se ha asignado un número de KSeF han adquirido validez legal;
- las facturas registradas en KSeF no pueden eliminarse ni cancelarse;
- los errores deben corregirse mediante una factura rectificativa;
- en el caso específico tratado por la resolución, la factura rectificativa debe reducir el importe de la factura original a cero.
Esta aclaración confirma que KSeF es mucho más que una plataforma de transmisión. Una vez aceptada una factura, pasa a formar parte del registro oficial de facturación.
¿Por qué es importante?
Para las organizaciones que están implantando KSeF, esta directriz pone de relieve un aspecto operativo clave del modelo de autorización previa (clearance).
A diferencia de los entornos de facturación tradicionales, las facturas aceptadas no pueden eliminarse del sistema cuando posteriormente se detecta un error. Por ello, las empresas necesitan controles sólidos antes del envío y procedimientos de corrección bien definidos para los casos en los que se produzcan errores.
Esto convierte la validación de facturas en una parte cada vez más importante del proceso integral de facturación.
Implicaciones prácticas para las organizaciones
A medida que las empresas continúan preparándose para la implantación obligatoria de KSeF, varios aspectos prácticos adquieren una importancia cada vez mayor.
Validar los datos de las facturas antes del envío
Dado que las facturas no pueden eliminarse una vez aceptadas, las organizaciones deben minimizar el riesgo de envíos incorrectos mediante una sólida validación de los datos maestros, el tratamiento del IVA y el contenido de las facturas.
Establecer procedimientos claros de corrección
Los equipos financieros deben saber cuándo es necesaria una factura rectificativa, cómo debe emitirse y cómo afectan estas correcciones a los procesos contables posteriores.
Revisar las integraciones entre el ERP y las soluciones de e-invoicing
Los sistemas ERP y las soluciones de e-invoicing deben permitir, siempre que sea posible, la validación previa al envío, ayudando a las organizaciones a evitar errores antes de remitir las facturas a KSeF.
Desarrollos anteriores de KSeF
Esta aclaración amplía las directrices publicadas anteriormente por el Ministerio de Finanzas de Polonia mientras las organizaciones se preparan para la implantación obligatoria de la facturación electrónica.
Para comprender mejor el marco general de KSeF, consulte también nuestros artículos anteriores:
¿Qué es KSeF, por qué es importante y cuándo entra en vigor?
Polonia finaliza la normativa de KSeF antes de la obligación de 2026
Cambios que las empresas deben implementar
Aunque esta aclaración no introduce nueva legislación, proporciona orientación práctica sobre cómo deben operar las organizaciones dentro del marco de KSeF.
Las empresas que se preparan para la implantación obligatoria de KSeF deberían:
- validar las facturas antes de su envío;
- implementar procedimientos documentados para la corrección de facturas;
- garantizar que sus sistemas ERP y sus soluciones de e-invoicing admitan una sólida validación previa al envío;
- formar a los equipos financieros sobre las consecuencias legales de las facturas aceptadas por KSeF.
A medida que Polonia se acerca a la implantación obligatoria de la facturación electrónica, esta aclaración refuerza un principio fundamental: una vez que una factura ha sido aceptada por KSeF, puede corregirse, pero no eliminarse.
